Vorsicht bei der Wahl von Delegierten für eine Delegiertenversammlung

Die Satzung eines Vereins, deren Mitgliederversammlung als Delegiertenversammlung durchgeführt wird, muss Vorgaben darüber enthalten, wie die Delegierten gewählt werden. Allerdings geschieht diese Delegiertenwahl nicht immer satzungskonform. Das OLG Dresden hat entschieden, welche Auswirkungen solche Satzungsverstöße haben. Am Rande stellten die Richter auch noch klar, welche Informationen das Vereinsregister verwenden darf (OLG Dresden, Beschluss vom 26.9.2016, Az.: 17 W 877/16).

Was war das Problem?
Die Mitgliederversammlung eines Landesverbandes wurde satzungsgemäß als Delegiertenversammlung durchgeführt. Mitgliedes des Verbandes waren natürliche Personen, die in rechtlich nicht selbstständigen Kreisverbänden organisiert waren. Die Delegierten sollten laut Satzung durch die Kreisversammlungen gewählt werden. In der Praxis geschah dies jedoch zumindest in einigen Kreisverbänden nicht, vielmehr ernannte der Kreisvorstand die Delegierten.

Im Anschluss an die Delegiertenversammlung 2015 beantragte der neu gewählte Vorstand seine Eintragung in das Vereinsregister. Einige nicht gewählte Kandidaten hatten allerdings das Vereinsregister darüber informiert, dass die Wahlen der Delegierten nicht satzungsgemäß erfolgt waren. Im Rahmen der Anhörung des Vorstandes wies dieser darauf hin, dass zumindest einige der „Tippgeber“ selbst Verantwortung für die Wahlen in ihren Kreisverbänden tragen würden. Sie würden sich durch die Mitteilung an das Vereinsregister widersprüchlich verhalten.

Als das Vereinsregister die Eintragung ablehnte, legte der Vorstand des Landesverbandes Beschwerde ein.

Kernaussagen der Entscheidung
Das OLG bestätigte die Auffassung des Vereinsregisters. Der Eintragung der neuen Vorstandsmitglieder steht entgegen, dass die Vorstandswahlen auf der Delegiertenversammlung nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden sind. Die Delegierten wurden aber nicht ordnungsgemäß gewählt. Daher konnte die Delegiertenversammlung den Vorstand nicht wirksam wählen.

Verwendung von Informationen
Das OLG Dresden beschäftigte sich zunächst mit der Frage, ob das Vereinsregister die von den unterlegenen Vorstandsmitgliedern erhaltenen Informationen überhaupt hätte verwenden dürfen.

Die Richter stellten fest, dass das Registergericht vor Eintragung zu prüfen hat, ob die beantragte Eintragung durch die vorgelegten Unterlagen und Urkunden gedeckt ist. Es hat Zweifel an der Wirksamkeit der Wahl nachzugehen. Aus den Urkunden muss eine dem äußeren Schein nach materiell nicht zu beanstanden Neubestellung des Vorstandes folgen.

Von grundlegender Bedeutung ist die nach § 67 Abs. 1 BGB mit der Anmeldung der Vorstandsänderung vorzulegen Abschrift des Versammlungsprotokolls mit dem Beschluss über die Vorstandswahl. Allerdings kann das Gericht entsprechend dem Amtsermittlungsgrundsatz nach §§ 26, 27 FamFG die Vorlage weiterer Urkunden und Unterlagen verlangen, wenn es begründete Zweifel an der Wirksamkeit der Vorstandswahlen hat.

Solche Zweifel können sich nicht nur aus den mit der Anmeldung eingereichten Unterlagen ergeben. Auch  weitere Inhalte, Registerakten und Erkenntnisse, die das Gericht im Rahmen seiner sonstigen Tätigkeit erlangt hat, sind heranzuziehen. Die Informationen der unterlegenen Vorstandsmitglieder reichten dem OLG ausdrücklich als Anlass für weitere Ermittlungen des Registergerichts. Denn mit dieser Information wurde das Registergericht darauf hingewiesen, dass es zumindest in einigen Kreisverbänden in den letzten Jahren keine Wahlen der Delegierten gegeben habe. Folgerichtig habe das Registergericht diese Information zum Anlass genommen, vom Verein Nachweise über die Wahl der Delegierten in den Kreisverbänden anzufordern. Hierzu war das Registergericht befugt.

Auswirkungen des widersprüchlichen Verhaltens der unterlegenen Vorstandsmitglieder
Die OLG-Richter stellten weiter fest, dass der Verein ohne Erfolg darauf verweist, dass diese Informationen von Vereinsmitgliedern stammten, die selbst die Verantwortung trugen, dass die Wahlen im Verein der Satzung entsprechen. Diese Aufgabe ergab sich in ihrer Funktion als Versammlungsleiter der Delegiertenversammlung, als (ehemaliges) Vorstandsmitglied oder als Vorsitzender eines Kreisverbandes. Nach Auffassung des OLG hat das Registergericht jeglichen Zweifel an der Wirksamkeit der Vorstandswahlen nachzugehen, nicht nur Zweifeln, die von widerspruchsfrei handelnden Personen vorgebracht werden.

Die Rechtsordnung lasse widersprüchliches Verhalten grundsätzlich zu. Missbräuchlich wäre das Verhalten erst dann, wenn

  • objektiv das Gesamtbild eines widersprüchlichen Verhaltens vorliegt,
  • das frühere Verhalten mit dem späteren unvereinbar ist und
  • die Interessen des Vereins im Hinblick hierauf vorrangig schutzwürdig sind.

Ein objektiv widersprüchliches Verhalten liege schon dann nicht vor, wenn die Vereinsmitglieder im Zeitpunkt der Delegiertenversammlung nicht gewusst haben, dass die Kreisverbände die Delegierten satzungswidrig bestimmt haben.

Die Richter stellten festen, dass der Verein kein schutzwürdiges Interesse daran hat, dass die Wahl seines Landesvorstandes als wirksam behandelt und eingetragen wird. Denn schließlich liege ein Verstoß gegen ein wesentliches Element seiner Satzung vor. Dem Verein könne nur daran gelegen sein, dass das satzungsgemäße Verfahren zur vereinsinternen demokratischen Willensbildung eingehalten wird, will er nicht seine Legitimation nach innen und außen aufs Spiel setzen.

Kosten für eine Wiederholung der Delegiertenversammlung
Die Kosten für eine Wiederholung der Delegiertenversammlung spielen in diesem Zusammenhang keine Rolle. Der Verein mag den Aufwand einer Neuwahl scheuen. Doch sein Wunsch, weitere Kosten und Mühen zu vermeiden ist nach ausdrücklicher Aussage der OLG-Richter nicht schützenswert. Denn der Verein hat für das fehlerhafte Verhalten in den Kreisverbänden als seinen unselbstständigen Untergliederungen selbst einzustehen.

Delegiertenversammlung war beschlussunfähig
Der Eintragung der neuen Vorstandsmitglieder und des Ausscheidens des bisherigen Vorstands steht entgegen, dass die Vorstandswahlen anlässlich der Delegiertenversammlung nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden sind. Nach § 27 Abs. 1 BGB hätte die Mitgliederversammlung des Vereins über die Bestellung des Vorstandes zu entscheiden. Zulässigerweise hatte der Verein sich jedoch eine Satzung gegeben, die abweichend von der gesetzlichen Regelung vorsieht, dass die Delegiertenversammlung den Vorstand wählt. Zulässig ist dies gemäß §§ 40, 27 Abs. 1 BGB.

Zur Wahl befugt ist die Delegiertenversammlung dementsprechend nur, wenn ihre Zusammensetzung der Satzung entspricht. Daran fehlt es, weil die Delegierten einiger Kreisverbände nicht in Einklang mit der Satzung bestimmt worden waren. Denn die Delegierten wurden nicht – wie satzungsgemäß vorgesehen – alle 5 Jahre von der Kreisversammlung gewählt, sondern zumindest in einigen Kreisverbänden abweichend davon durch den Kreisverbandsvorstand ernannt.

Das bedeutet für die Praxis
Vorstand und Geschäftsführungen von Vereinen, insbes. Bundes- oder Landesverbänden, deren Mitgliederversammlung als Delegiertenversammlung durchgeführt wird, sollten den Vorständen der untergeordneten Gremien (zum Beispiel Kreisverbänden) bewusst machen, welche Auswirkungen die satzungswidrige Wahl von Delegierten hat. Gegebenenfalls ist hierbei auch an Schadensersatzansprüche gegen die in den entsprechenden Gremien verantwortlichen Personen (zum Beispielkreis Verbandsvorstände) zu denken. Diese können vor allem dann in Betracht kommen, wenn trotz eines entsprechenden Hinweises satzungswidrig gewählt wird. Der Schaden kann dann relativ schnell sehr hoch werden und zum Beispiel in dem Kosten einer so notwendig werdenden zusätzlichen Delegiertenversammlung bestehen.

Die OLG-Richter haben auch noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Heilung eines fehlerhaften Beschlusses der Delegiertenversammlung nur dann in Betracht kommt, wenn bloße Schutzvorschriften verletzt worden sind, die Verletzung wesentlicher Verfahrensvorschriften wie die Einberufung eines unbefugten Organs führt allerdings zwingend zur Nichtigkeit des Beschlusses. Fehlerhaft gefasste Beschlüsse wären ausnahmsweise nur dann als wirksam zu behandeln, wenn feststünde, dass der Beschluss auch bei ordnungsgemäßem Verfahren so gefasst worden wäre. Hierfür ist der Verein jedoch beweispflichtig. In der Praxis ist dieser Beweis so gut wie nicht zu führen.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

AKTIVOLI-Freiwilligenakademie bietet Fortbildung fürs Ehrenamt

Die AKTIVOLI-Freiwilligenakademie ist ein Projekt des AKTIVOLI-Landesnetzwerks. Sie hat das Ziel Freiwilligen in und um Hamburg einen guten Überblick über Fortbildungsangebote zu bieten und freiwilliges Engagement zu fördern. Veröffentlicht werden Fortbildungs- und Reflexionsangebote für Freiwillige und Hauptamtliche. Bei Bedarf wird die Entwicklung neuer Angebote angeregt. Zusätzlich will die Akademie Freiwillige und Hauptamtliche bei der Weiterentwicklung vor Ort beraten und unterstützen.

Die AKTIVOLI-Freiwilligenakademie ist eine Kooperation mit Hamburgs Kursportal WISY (http:/­/­hamburg.­kursportal.­info)

Vereinsmitgliedschaft als Voraussetzung für das Vorstandsamt?

Grundsätzlich ist die Mitgliedschaft im Verein nicht Voraussetzung dafür, ein Vorstandsamt zu übernehmen. Hiervon gibt es 2 wesentliche Ausnahmen: eine entsprechende Forderung in der Satzung und eine gewohnheitsrechtliche Vorgabe in dem Verein, dass nur Vereinsmitglieder Vorstand sein können (sog. Vereinsherkommen). Das OLG Düsseldorf hat die Anforderungen an dieses Vereinsherkommen konkretisiert (OLG Düsseldorf – Beschluss vom 9.2.2016 – I.3 Wx 4/16).

Was war das Problem?
In dem Fall ging es im Wesentlichen darum, welche Auswirkungen es hat, wenn Vorstandsmitglieder eines Vereins aus einem anderem austreten. Das Besondere war, dass das Zusammenspiel der Satzungen dazu führte, dass der Austritt aus dem einen Verein die Mitgliedschaft auch in dem anderen Verein beendete. Ausführliche Regelungen dahingehend, dass nur Vereinsmitglieder Vorstand sein können, sahen die Satzungen allerdings nicht vor. Ebenso fehlten Regelungen für den Fall, dass gewählte Vorstandsmitglieder aus einem Verein ausscheiden.

Kernaussagen der Entscheidung
Die Richter waren nicht der Ansicht, dass mit dem Austritt der Vorstandsmitglieder aus dem einem Verein zwangsläufig gleichzeitig der Verlust des Vorstandsamtes in dem anderen Verein verbunden war. Sie begründeten dies damit, dass es keine Satzungsregelung gäbe, die die Mitgliedschaft im Verein als Voraussetzung für das Vorstandsamt fordert.

Die Richter setzten sich auch mit den Anforderungen an das vereinsrechtliche Gewohnheitsrecht (Vereinsherkommen) auseinander. Das Erfordernis einer Vereinsmitgliedschaft für Vorstandsmitglieder kann sich außer aus einer eindeutigen Satzungsregelung allenfalls dann ergeben, wenn sich die Zugehörigkeit eines Nichtmitglieds zum Vorstand eines Vereins aufgrund ständiger Übung (Gewohnheitsrecht) oder nach der Struktur und Zielsetzung des Vereins verbietet.

Ein Verbot aus Struktur und Zielsetzung des Vereins konnten die Richter nicht erkennen.

Voraussetzung für eine gewohnheitsrechtlich geforderte Vereinsmitgliedschaft für ein Vorstandsamt liegt nur vor, wenn insoweit eine ständige Übung besteht, die von allen Beteiligten als verbindlich akzeptiert wird. Hierzu machten die Richter folgende Vorgaben:

  • In dem vorliegenden Fall war eine gewohnheitsrechtlich geforderte Mitgliedschaft im Verein bereits deshalb zweifelhaft, weil sich diese Frage vorher noch nie gestellt hat. Insoweit konnte also noch gar kein Gewohnheitsrecht entstanden sein.
  • Es gab keinerlei sichtbare Hinweise darauf, dass die Mitglieder die Vereinsmitgliedschaft als zwingende Voraussetzung für ein Vorstandsamt sahen.
  • Alleine die Tatsache, dass sich sämtliche bisherigen Vorstände des Vereins stets nur aus Vereinsmitgliedern zusammengesetzt haben, genügt für die Annahme von Gewohnheitsrecht jedenfalls nicht.

Das bedeutet für die Praxis
Am wichtigsten ist wahrscheinlich der 3. Aspekt. Um ein Gewohnheitsrecht anzunehmen, reicht alleine die Mitgliedschaft aller bisherigen Vorstände im Verein noch nicht. Um derartigen Problemen aus dem Weg zu gehen, empfiehlt sich eine eindeutige Satzungsregelung.

Formulierungsbeispiel:
Vorstandsmitglieder müssen Mitglied im Verein sein. Endet die Mitgliedschaft im Verein während der Amtszeit eines Vorstandsmitgliedes, so endet sein Vorstandsamt mit der nächsten Mitgliederversammlung. Auf dieser ist eine Nachwahl bis zum Ende der Amtszeit des ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedes vorzunehmen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Vereinsbeiträge aus dem Jahr 2013 verjähren mit Ablauf des 31.12.2016

Offene Vereins- und Verbandsbeiträge aus dem Jahr 2013 verjähren mit Ablauf des 31.12.2016. Verjährung bedeutet, dass der Schuldner (Vereinsmitglied bzw. Verbandsmitglied) sich darauf berufen kann, dass die Forderung „zu alt“ ist. Im Ergebnis ist sie dann nicht mehr durchsetzbar.

Der sicherste Weg zur Vermeidung der Verjährung ist ein Antrag auf einen gerichtlichen Mahnbescheid bis zum 31.12.2016. Infos dazu, wo und wie das geht, finden Sie unter www.mahngerichte.de.

Ein Mahnschreiben des Vereins oder Verbands hat nicht die gleiche Wirkung, verhindert also die Verjährung nicht.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

Außerordentliche Mitgliederversammlung, wenn Vorstandsmitglied nachgewählt werden muss

Wenn ein gewähltes Vorstandsmitglied aus dem Amt geschieden ist, ist in den meisten Fällen eine Nachwahl dieses Vorstandsmitglieds erforderlich. Die Satzung kann dazu bestimmen, dass in solchen Fällen die Nachwahl entweder durch den Vorstand selbst (sog. Kooptation) oder durch ein anderes Gremium (z.B. einen laut Satzung bestehendem Ältestenrat) erfolgt. Fehlt eine solche Regelung in der Satzung, ist die Mitgliederversammlung für die Nachwahl zuständig.

Wenn bis zu der nächsten planmäßigen Mitgliederversammlung noch längere Zeit vergeht, wird es oft zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung kommen. Diese ist auch möglich, wenn sie in der Satzung nicht ausdrücklich vorgesehen ist (§ 36 BGB – „Die Mitgliederversammlung ist in den durch die Satzung bestimmten Fällen sowie dann zu berufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert„).

Gelegentlich wird die Frage gestellt, ob in solchen Fällen anlässlich der außerordentlichen Mitgliederversammlung nur das fehlende Vorstandsmitglied nachzuwählen ist oder der gesamte Vorstand neu gewählt werden muss. In der Regel fehlt dazu eine Satzungsbestimmung. Dann gilt folgendes:

  • Es reicht die Nachwahl des fehlenden Vorstandsmitgliedes. Seine Amtszeit endet dann automatisch mit Ablauf der für ihn geltenden Amtszeit, mit Abwahl durch eine spätere Mitgliederversammlung oder durch die Neuwahl eines Nachfolgers.
  • Das Einladungsorgan (im Normalfall: der Vorstand) kann stattdessen aber auch die Wahl des gesamten Vorstandes auf die Tagesordnung setzen. Das geht auch dann, wenn die satzungsgemäße Amtszeit der noch vorhandenen Vorstandsmitglieder noch nicht abgelaufen ist. Denn die Mitgliederversammlung kann den einmal gewählten Vorstand jederzeit abberufen (§ 27 Absatz 2 Satz 1 BGB).

Die Rechtsprechung sieht in der Neuwahl eines Vorstandes gleichzeitig die Abwahl des amtierenden Vorstandes. Es reicht also die Neuwahl. ein vorheriger Beschluss über die Abberufung des amtierenden Vorstandes ist nicht erforderlich.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

 

Beschlussfähigkeit des Vorstandes bei verstorbenem Vorstandsmitglied

Der Vorstand eines Vereins kann dann während einer Vorstandssitzung wirksame Beschlüsse fassen, wenn er bei der Vorstandssitzung beschlussfähig ist. Ist in der Satzung nichts anderes geregelt, ist eine Vorstandssitzung beschlussfähig, wenn zu ihr satzungsgemäß eingeladen wurde und mindestens ein Vorstandsmitglied anwesend ist.

Nun gibt es aber Satzungen, die die Anwesenheit einer bestimmten Zahl von Vorstandsmitgliedern für die Beschlussfähigkeit fordern, z.B. von mindestens 50& der Vorstandsmitglieder. Und dann kann es manchmal darauf ankommen, wie richtig gerechnet wird.

Beispiel: Der Vorstand eines gemeinnützigen Vereins besteht laut Satzung  aus 7 Personen. Die Mitgliederversammlung hatte auch für alle 7 Positionen Personen gewählt. Im Herbst verstirbt eines der Vorstandsmitglieder. Eine Neuwahl ist erst bei der nächsten Mitgliederversammlung im Januar des nächsten Jahres möglich. Bis dahin muss noch mindestens eine Vorstandssitzung stattfinden. Die Satzung bestimmt, dass mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder zur Beschlussfähigkeit einer Vorstandssitzung anwesend sein müssen.  Daher fragt sich der Vorsitzende, wie zu rechnen ist.

Die Frage ist durchaus berechtigt, denn wenn das verstorbene Mitglied mitzuzählen ist, müssen mindestens 4 Vorstandsmitglieder anwesend sein, andernfalls mindestens 3.

Die Lösung: Es reicht, wenn bei der letzten Sitzung 3 Vorstandsmitglieder anwesend sind. Der Vorstand besteht zum Zeitpunkt dieser Sitzung nur aus 6 Personen. Das Amt des verstorbenen Vorstandsmitgliedes ist mit seinem Tod beendet. Da es laut Satzung ausreicht, dass mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist, kann der Vorstand wirksame Beschlüsse fassen, wenn 3 der 6 vorhandenen Vorstandsmitglieder an der Sitzung teilnehmen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Nutzen Sie am 5.12 den Internationalen Tag des Ehrenamtes

Seit 1986 wird jedes Jahr am 5. Dezember auf Beschluss der Vereinten Nationen (UN) der Internationale Tag des Ehrenamtes begangen.

Tipp: Nutzen Sie diesen Tag, um auch den ehrenamtlich Tätigen in Ihrem Verein einmal „Danke“ zu sagen und ihren Einsatz zu würdigen. Das Gefühl, dass das Engagement nicht als selbstverständlich wahrgenommen wird, trägt spürbar zur Motivationssteigerung bei. Die zum Ausdruck kommende Würdigung erleichtert es, weitere ehrenamtlich Engagierte zu finden.

Ihre Möglichkeiten, diesen Tag zu nutzen, sind vielfältig und u.a. abhängig von Ihrem konkreten Verein. Einige Beispiele:

  • Bericht in der Mitgliederzeitung/auf der Webseite über die Möglichkeiten des ehrenamtlichen Engagements in Ihrem Verein. Vergessen Sie dabei den Dank für die geleistete Arbeit nicht.
  • spezielle Events für Ehrenamtliche. Ich habe z.B. in ein einem Verein gute Erfahrungen mit einem „Ehrenamtlichenabend“ gemacht, an dem der Verein alle Aktiven (nicht nur den Vorstand) als Dankeszeichen einlädt. Alternativ ließe sich das auch mit einem Frühstück oder einem besonderen Ausflug nur für Ehrenamtliche machen.
  • Verleihung von  Auszeichnungen (Ehrenamlicher des Jahres/des Monats, Ehrenmitglied usw.) und öffentliche Information darüber.

Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Dabei ist es weniger wichtig, was Sie konkret machen. Wichtig ist, dass Ihre Ehrenamtlichen das Gefühl bekommen, dass der Vorstand sich Gedanken über eine Würdigung des Engagements gemacht hat und dieses Engagement nicht als selbstverständlich wahrnimmt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Ehrenamtspauschale bei Tätigkeiten in mehreren Vereinen?

Der Freibetrag in Höhe von 720 € nach § 3 Nr. 26a EStG (sog. Ehrenamtspauschale) gilt nur für Tätigkeiten in gemeinnützigen Vereinen und nicht für Tätigkeiten in deren wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb. Er fällt insgesamt nur einmal pro Person und Jahr an, kann aber auf Einkünfte aus mehreren gemeinnützigen Vereinen verteilt werden. Der darüber hinausgehende Betrag ist zu versteuern.

Beispiel:
Einkünfte aus gemeinnützigen Verein A (Vorstandstätigkeit):         600,00 € / Jahr
Einkünfte aus gemeinnützigen Verein B (Vorstandstätigkeit):          400,00 € / Jahr
Gesamteinnahmen                                                                                1.000,00 €/ Jahr

Davon steuerfrei nach § 3 Nr. 26a EStG                                           720,00 €
Davon zu versteuern (1.000 € – 720,00 €)                                        280,00 €

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Charta zur Zusammenarbeit von Haupt- und Ehrenamtlichen

Wichtiges Thema: Charta zur Zusammenarbeit zwischen Haupt- und Ehrenamtlichen. Das AKTIVOLI-Landesnetzwerk Hamburg, der DGB Hamburg, sowie das Hamburger Fachkräftenetzwerk – das Aktionsbündnis für Bildung und Beschäftigung Hamburg, haben dazu vor kurzem die  ‚Charta – Engagementfreundliche Einrichtung‘ vorgestellt: „Die Charta formuliert Hinweise und Regelungen für die Gestaltung und Ordnung eines konstruktiven und wertschätzenden Miteinanders von bezahlten, beruflichen Mitarbeitenden und freiwillig Engagierten in einer Einrichtung.“ (Quelle: Website AKTIVOLI)
http://www.aktivoli.de/de/ueber-uns/charta-e-e.html

Erleichterungen bei Aufwandsspenden bekannt gemacht

Aufwandsspenden sind eine verkürzte Form der Geldspende. Relevant wird dies, wenn der Spender einen Zahlungsanspruch gegen einen gemeinnützigen Verein hat. Statt diesen erst auszahlen zu lassen und anschließend den Betrag zurück zu spenden, kann er auch gleich auf die Auszahlung verzichten. Über den per solchen Verzicht gespendeten Betrag kann der gemeinnützige Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen. Rechtsgrundlage ist § 10b Abs. 3 Satz 4 EStG

Um den Missbrauch solcher Aufwandspenden zu vermeiden, setzt die Finanzverwaltung allerdings einige Rahmenbedingungen für solche Spenden. Bekannt gegeben werden diese über entsprechende Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF-Schreiben).

Zu diesen Vorgaben gehörte auch eine zeitliche Vorgabe, die mit BFM-Schreiben vom  25.11.2014 (IV C 4 – S 2223/07/0010 :005) veröffentlicht wurde. Danach war die erforderliche Verzichtserklärung des Spenders bezogen auf Auszahlung des ihm zustehenden Betrags nur dann zeitnah im Sinne des Gemeinnützigkeitsrechts, wenn sie innerhalb von 3 Monaten (bei einmaligen Spenden) oder bei einer regelmäßigen Spende (z. B. einer Aufwandsentschädigung) alle 3 Monate wiederholt wird.

Das wurde in der Praxis als sehr bürokratisch empfunden und wegen des hohen Verwaltungsaufwandes kritisiert. Daher wurde dies mit BMF-Schreiben vom 24.8.2016 geändert.

Die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben in dem BMF-Schreiben vom 24. August 2016 zu Aufwandsspenden Voraussetzungen für die Anerkennung des steuerlichen Abzugs von Aufwand aus „regelmäßigen Tätigkeiten“ klargestellt. Die Regelung gilt für alle offenen Fälle. Wie bisher können Ansprüche auf einen Aufwendungsersatz oder eine Vergütung nur dann als Spende zum Abzug zugelassen werden,  wenn sie ernsthaft eingeräumt sind und nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts stehen.

Wesentliche Indizien für die Ernsthaftigkeit von Ansprüchen auf Aufwendungsersatz oder einer Vergütung sind auch die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Anspruchs und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Zuwendungsempfängers. Bei regelmäßigen Tätigkeiten der Spender werden die Steuerverwaltungen der Länder die Verzichtserklärung dann noch als zeitnah einordnen,  wenn der Verzicht innerhalb eines Jahres nach Fälligkeit des Anspruchs erklärt wird. Regelmäßig ist eine Tätigkeit dabei, wenn sie gewöhnlich monatlich ausgeübt wird. Für einmalige Aufwandsspenden bleibt es bei der Drei-Monatsfrist aus dem BMF-Schreiben vom 24.8.2016.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Wie organisieren und vernetzen sich Initiativen in der Flüchtlingshilfe?

Mit ganz unterschiedlichen Koordinierungsmodellen in Kommunen und Städten beschäftigt sich eine Qualitative Studie des Berliner Instituts für empirische Integrations- und Migrationsforschung. Wie gelingt Eigenorganisation, Vernetzung und Kooperation, wenn viele Initiativen am selben Thema arbeiten? Qualitative Studie des Berliner Instituts für empirische Integrations- und Migrationsforschung.

Vorstandwahl geht auch ohne vorgehende Entlastung

Es ist üblich, dass vor der Neuwahl eines Vorstandes der Vorgängervorstand entlastet wird. Rechtlich erforderlich ist das aber nicht.

Auch, wenn die Mitgliederversammlung noch nicht über die Entlastung abstimmen konnte oder wollte, kann sie den Vorstand neu wählen. Auch die Wiederwahl des noch nicht entlasteten Vorstandes ist möglich.

Solche Fälle sind gar nicht so selten. Ein typisches Beispiel ist der Fall, dass die Kassenprüfer noch keine Kassenprüfung durchführen konnten, z. B. weil sie krank waren.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Aktivitäten und Satzungszweck müssen übereinstimmen, sonst droht Ärger

Die Gemeinnützigkeit ist für viele Vereine ein wichtiger Faktor. Er sichert unter anderem die Möglichkeit, steuerlich wirksame Spendenquittungen auszustellen. In vielen Gebieten Deutschlands ist die Gemeinnützigkeit weiter Voraussetzung, um zum Beispiel Schulsporthallen für Veranstaltungen nutzen zu dürfen.

Satzungszweck und Gefährdung der Gemeinnützigkeit hängen zusammen

Allerdings ist die Gemeinnützigkeit in vielen Fällen auch gefährdet, ohne dass es den Vorständen wirklich bewusst ist. Der Grund liegt in einer Satzungsregelung, die häufig im Laufe der Zeit vernachlässigt wird. Es geht um den Vereinszweck. Die Vorgaben der Abgabenordnung (AO) erzwingen es, dass Vorstände diese Regelung stets im Auge haben. Die Vereinsaktivitäten müssen dort vollständig abgebildet sein. Sonst kann es sein, dass das Finanzamt deshalb die Gemeinnützigkeit widerruft. Das passiert insbesondere dann, wenn dem Finanzamt vorliegende Protokolle und Geschäftsberichte es nahe legen, dass die tatsächliche Vereinsarbeit nicht vollständig mit dem Satzungszweck übereinstimmt.

Eine Formulierung wie:“Ferner sind die Satzungszwecke und deren Verwirklichung nicht vollständig aufgeführt. Nach den vorliegenden Protokollen werden unter anderen offensichtlich auch die Satzungszwecke Sport und Kunst und Kultur verwirklicht.“ dient oft als Begründung, um die Gemeinnützigkeit zu widerrufen.

Was war in dem Fall geschehen? Ein gesundheitlich orientierter gemeinnütziger Verein hat neben den gemeinnützigen Zweck „Förderung des öffentlichen Gesundheitswesens“ Sportkurse und eine Laienspielgruppe organisiert. Hierüber wurde sowohl im Geschäftsbericht als auch auf der Mitgliederversammlung ausweislich der Protokolle der Mitgliederversammlung informiert. Dies nahm das Finanzamt zum Anlass, um die Gemeinnützigkeit mit der obigen Begründung zu widerrufen.

Das bedeutet für Sie als Vereinsvorstand: Achten Sie bei allen Angeboten des Vereins darauf, dass diese eine Grundlage in der Satzung haben und als gemeinnützig anerkannt sind (§ 52 AO). Sonst liegt schnell eine zweckwidrige Mittelverwendung vor, die zum Entzug der Gemeinnützigkeit führt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

VENRO Fortbildungsreihe: Qualität und Wirksamkeit entwicklungspolitischer NRO

Neue VENRO-Fortbildungsreihe

Um die Qualität und Wirksamkeit entwicklungspolitischer NRO zu sichern und auszubauen, bietet VENRO eine neue Fortbildungsreihe an. Inhaltlich geht es um Themen wie die Umsetzung des menschenrechtsbasierten Ansatzes, Transparenz oder Gendergerechtigkeit in der Projektarbeit. Am 4. Juni 2016 findet in Bonn die erste Veranstaltung unter dem Titel „Gute Vereinsführung: Umsetzung von Qualitäts- und Transparenzstandards in der Praxis“ statt.

Die Fortbildung richtet sich an die Aufsichtsebene von Vereinen, an Vorstände und an Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, die ihre Organisation zukunftssicher machen möchten. Sie bietet praxisnahe Einblicke in die Verbesserung von Qualität und Wirksamkeit von NRO in der Entwicklungszusammenarbeit. Anmeldung über Eine Welt Netzwerk Hamburg ist möglich. http://venro.org/services/termine/

Rückwirkender Vereinsausschluss bei Beitragsrückständen?

In der Vereinspraxis stellt sich immer mal wieder die Frage, wie mit Mitgliedern umzugehen ist, die ihren Mitgliedsbeitrag nicht oder nicht rechtzeitig zahlen. Findige Vorstandsmitglieder entwickeln dann schnell die Idee, man könne diese ja rückwirkend ausschließen. Dann würden schließlich keine Beitragsansprüche vorhanden sein. Daher brauche man sich auch nicht entscheiden, wie man damit umgehen wolle. Ganz so einfach ist die Sache leider nicht.

Ein rückwirkender Ausschluss ist vereinsrechtlich nicht möglich. Bei der Ausschlusserklärung handelt es sich um eine sog. empfangsbedürftige Willenserklärung, die mit Zugang wirksam wird.

Ein Aussetzen der Mitgliedschaftsrechte während eines Zahlungsverzuges bedarf einer Satzungsgrundlage und darüber hinaus einer Bekanntgabe an das betroffene Mitglied. Nur wenn beides vorliegt, ruhen die Mitgliedschaftsrechte. Ist dies nicht der Fall, hat das Mitglied trotz Beitragsrückstand alle Rechte. Insbesondere ist eine Einladung zur Mitgliederversammlung wie bei allen anderen Mitgliedern erforderlich. Sollte das Mitglied an der Mitgliederversammlung teilnehmen, hat es Stimmrecht wie bei rechtzeitiger Beitragszahlung.

Einige Satzungen sehen vor, dass das Mitglied bei Beitragsrückstand von der Mitgliedsliste gestrichen werden kann. Das ist vereinsrechtlich erlaubt. Die Details des Verfahrens finden Sie dann in der Satzung. Halten Sie diese unbedingt ein, damit die Streichung wirksam ist. Das ist wichtig, denn im Ergebnis ist die Streichung von der Mitgliederliste ein vereinfachtes Ausschlussverfahren.

Grundsätzlich sind Vorstände verpflichtet, dafür zu sorgen, dass der Verein ihm zustehende Beiträge erhält. Wird das konsequent missachtet, kann das Auswirkungen auf die Gemeinnützigkeit haben. Zumindest ein funktionierendes Mahnwesen ist also Pflicht.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung