Vorstand tritt zurück: Anforderungen an die Formalia für die Registeranmeldung

Der Rechtspfleger beim Vereinsregister darf die Löschung eines Vorstandsmitgliedes nur dann in das Vereinsregister eintragen, wenn eine Urkunde über die Änderung des Vorstandes vorgelegt wird. Das kann entweder ein Protokoll der Mitgliederversammlung sein, auf der die Nachwahl erfolgte, oder ein Rücktrittsschreiben des betroffenen Vorstandsmitgliedes.

Was war das Problem?

Ein Verein hatte den Rücktritt eines Vorstandsmitgliedes zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet. Die Rechtspflegerin beim Vereinsregister lehnte die Eintragung allerdings ab. Sie bestand auf Vorlage eines schriftlichen Rücktrittsschreibens. Da der Rücktritt (nur) mündlich erklärt war, konnte der Verein ein solches Schreiben nicht vorlegen. Der Vorstand legte daher Rechtsmittel gegen die Zurückweisung der Eintragung ein.

Das Problem bei dem Sachverhalt ist, dass – solange die Satzung keine andere Form vorschreibt – auch eine mündliche Rücktrittserklärung wirksam ist. Der Rücktritt wird wirksam, wenn die Rücktrittserklärung entweder das nach der Satzung für die Bestellung des Vorstands zuständige Vereinsorgan (idR Mitgliederversammlung) oder ein anderes noch amtierendes Vorstandsmitglied nach § 26 BGB erreicht.

Für die Anmeldung der Änderung des Vorstandes in das Vereinsregister schreibt § 67 Abs. 1 BGB allerdings vor, dass der Anmeldung eine Abschrift „der Urkunde über die Änderung“ beizufügen ist.

Insofern sehen also die allgemeinen Regelungen andere Formvorschriften vor, als die zur Eintragung in das Vereinsregister.

Kernaussagen der Entscheidung

Nach Ansicht des OLG Frankfurt hat der Gesetzgeber mit § 67 Abs. 1 BGB eine Spezialvorschrift zur Form der Anmeldung der Vorstandsänderung zum Vereinsregister formuliert.

Nach Ansicht der Richter sei es allgemein anerkannt, dass als Urkunde im Sinne des § 67 BGB auch die Abschrift des Protokolls über eine entsprechende Vorstandswahl oder -Abwahl gelte. Damit könne zwar bei einer mündlichen Amtsniederlegung keine Abschrift der Niederlegungserklärung vorgelegt werden, wohl aber die Vorlage des Protokolls über die Neuwahl. Denn auch aus dieser ergebe sich, dass eine Änderung des Vorstandes erfolgt sei, die mit Vorlage des Protokolls und entsprechender Antragstellung zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet wird.

Das bedeutet für die Praxis

In der Praxis wird bei einer Amtsniederlegung zwischen drei Fällen zu unterscheiden sein:

  1. Amtsniederlegung mit folgender Neuwahl

Dem Vereinsregister gegenüber lässt sich die Änderung des Vorstandes durch Vorlage des Protokolls über die Neuwahl nachweisen. Auf das Rücktrittschreiben kommt es dann in der Regel nicht an.

  1. Amtsniederlegung mit folgender Kooptation

Vereins- und Verbandssatzungen sehen in einer ganzen Reihe von Fällen vor, dass im Falle des Freiwerdens eines Vorstandsposten der freigewordene Posten entweder bis zur nächsten Mitgliederversammlung oder dauerhaft durch einen sog. Kooptationsbeschluss des Vorstandes neu besetzt wird. Im Ergebnis handelt es sich dabei um eine satzungsmäßig erlaubte Selbstergänzung des Vorstandes.

In diesem Fall ergibt sich die Änderung der Zusammensetzung des Vorstandes aus dem Beschluss des Vorstandes zur Kooptation. Zur Eintragung der Änderung in das Vereinsregister ist dann die Einladung zur entsprechenden Vorstandssitzung und das Protokoll der Vorstandsitzung vorzulegen.

3. Amtsniederlegung ohne (direkt) nachfolgende Neubesetzung

In der Vereinspraxis folgt auf eine Amtsniederlegung nicht immer unmittelbar die Neubesetzung des freigewordenen Vorstandspostens. Das zurückgetretene Vorstandsmitglied wird aber häufig ein Interesse daran haben, dass es aus dem Vereinsregister gelöscht wird.

Da das Protokoll über die Neuwahl nicht vorgelegt werden kann, ist aufgrund des Wortlautes des § 67 BGB ein anderes Schriftstück erforderlich, aus dem sich der Rücktritt ergibt. Ist der Rücktritt nur mündlich erklärt worden, so kann – der Entscheidung des OLG Frankfurt folgend – die Eintragung der Löschung in das Vereinsregister versagt werden.

Da die Löschung im Interesse des zurückgetretenen Mitglieds liegt, wird es aber in den meisten Fällen kein Problem darstellen, von dem Mitglied eine schriftliche Rücktrittserklärung zu erhalten. Auch wenn diese satzungsgemäß nicht vorgesehen ist, wird sich das zurückgetretene Vorstandsmitglied im eigenen Interesse in der Regel der Bitte nach einem schriftlichen Rücktrittsschreiben nicht verwehren. Mit diesem kann dann die Löschung des zurückgetretenen Vorstandsmitgliedes im Vereinsregister beantragt werden.

Tipp: Satzungsbestimmung als Lösungsweg

Das Problem lässt sich größtenteils dadurch lösen, indem in der Satzung Formvorschriften für die Rücktrittserklärung formuliert werden.

Sieht beispielsweise die Satzung eine schriftliche Rücktrittserklärung vor, so liegt ein wirksamer Rücktritt vom Vorstandsamt nur dann vor, wenn die von dem Vorstandsmitglied unterschriebene Rücktrittserklärung bei einem anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied eintrifft. Ein mündlicher Rücktritt ist dann nicht mehr möglich und kann (und darf) vom Vorstand nicht zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet werden.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung