Einladung zur Mitgliederversammlung und Infopost: nicht unproblematisch

Die Versendung der Einladung zur Mitgliederversammlung ist für viele Vereine wegen der Portokosten ein echter Kostenfaktor. Kein Wunder, dass die Neigung ist, die Einladungen per Infopost oder andere preisgünstige Varianten des Postversands zu versenden.

Das ist im Normalfall auch kein Problem, solange sich schon aus dem Umschlag deutlich ergibt, dass der Verein Absender des Briefes ist. Ist das nicht mehr eindeutig, dann kann die Einladung per Infopost allerdings dazu führen, dass die Beschlüsse der so eingeladenen Mitgliederversammlung nichtig sind (OLG Hamm, Urteil vom 18. Dezember 2013, 8 U 20/13).

Was war das Problem?

Die Satzung eines Vereins sah vor, dass zur Mitgliederversammlung durch Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift eingeladen wird.

Zu der für Juni 2012 geplanten Mitgliederversammlung lud der Verein allerdings nicht über eine Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift ein. Vielmehr teilte er den Termin zunächst per E-Mail Newsletter mit. Später erhielten die Mitglieder eine schriftliche Einladung per Infopost der Deutschen Post. Auf dem Umschlag der Briefe war als Absender nicht der Verein, sondern eine GmbH angegeben. Die GmbH hatte sich bereit erklärt, die Kosten für den Versand der Einladungen zu übernehmen.

An der Mitgliederversammlung nahmen ca. 175 von rund 11.000 Vereinsmitgliedern teil. Die Versammlung war beschlussfähig.

Der Kläger hielt die gefassten Beschlüsse und die vorgenommenen Wahlen anlässlich der Mitgliederversammlung im Juni 2012 wegen der satzungswidrigen Einberufung der Mitgliederversammlung für unwirksam.

Kernaussagen der Entscheidung

Die Richter am OLG Hamm folgten der Einschätzung des klagenden Mitglieds. Sie hielten sämtliche Beschlüsse der Mitgliederversammlung für unwirksam, weil zu dieser in satzungswidriger Weise eingeladen wurde.

Der Verein habe sich nicht an die zwingende Vorgabe in der Satzung, dass zur Mitgliederversammlung durch Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift nebst Tagesordnung einzuladen sei, gehalten. Keine Rolle spielte nach Ansicht der Richter die Frage, ob eine Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift überhaupt praktikabel ist oder ob dies mit hohen Kosten verbunden ist.

Die Richter betonten weiter, dass ein solcher Satzungsverstoß nur dann nicht zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse führe, wenn der Verein nachweisen könne, dass die Entscheidungen auch ohne diesen Verstoß genauso getroffen worden wären. Dabei käme es nicht alleine auf das zahlenmäßige Abstimmungsergebnis an. Es müsse vor allen ausgeschlossen werden, dass die Willensbildung in der Mitgliederversammlung bei satzungsgemäßer Einberufung zu einem anderen Ergebnis geführt hätte.

Von diesem Ausnahmesachverhalt gingen die Richter im konkreten Fall allerdings nicht aus. Sie räumten zwar ein, dass die Einladung durch einen persönlichen Brief eine unmittelbare Kenntnisnahme von der Mitgliederversammlung ermögliche, als dies durch die Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift möglich sei. Sie berücksichtigten aber auch, dass der Verein auf den Umschlägen nicht als Absender zu erkennen gewesen war.

Damit bestünde die realistische Gefahr, dass die Einladungen zu Mitgliederversammlung mit bloßen Werbesendungen verwechselt wurden. Das sei umso mehr zu befürchten, als dass die Briefe per Infopost (eine für Werbesendungen typische Versandmethode) verschickt wurden. Man könne daher nicht ausschließen, dass eine nicht unerhebliche Zahl von Vereinsmitgliedern den Brief als Werbesendung verstanden habe und daher die Einladung zu Mitgliederversammlung entweder überhaupt nicht oder verspätet zur Kenntnis genommen habe.

Das könnte nach Ansicht der Richter zur Folge gehabt haben, dass sich Mitglieder nicht angemessen auf die Mitgliederversammlung vorbereiten konnten und oder nicht fristgerecht Ergänzungsanträge einbringen konnten. Aufgrund der geringen Teilnehmerzahl bei der Mitgliederversammlung sei daher nicht auszuschließen, dass die Willensbildung der Vereinsmitglieder bei satzungsgemäßer Einberufung anders verlaufen wäre. Damit sei der Satzungsverstoß bei der Einladung auch relevant im Sinne der sog. Relevanzrechtsprechung des BGH.

Das bedeutet für die Praxis

Die Satzungsvorgaben für Einladungen zur Mitgliederversammlung sollten unbedingt eingehalten werden. Wie die Entscheidung des OLG Hamm zeigt, ist die Gefahr groß, dass sonst sämtliche Beschlüsse und Wahlen nichtig sind.

Auch die von den Richtern angedeutete Möglichkeit, dass trotz satzungswidriger Einladung Beschlüsse wirksam sein könnten, wenn

  •  alle Mitglieder rechtzeitig Kenntnis von der Versammlung erhalten haben
  • und ausgeschlossen ist, dass die satzungswidrige Einladung zu Fehlern bei der zu Änderungen bei der Willensbildung geführt hat, vermag nicht wirklich zu beruhigen. Denn für diesen Umstand ist der Verein beweispflichtig. In der Praxis dürfte der Nachweis, dass die satzungswidrige Einladung keine Auswirkungen auf die Willensbildung gehabt hat, kaum zu führen seien.
  • Wenn sich das bisherige Verfahren zur Einladung zur Mitgliederversammlung – etwa durch die Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift – nicht mehr bewährt, bleibt nichts anderes übrig, als die Satzung möglichst zeitnah entsprechend zu ändern.

Tipp: Kostensparen ist nicht alles

Nur am Rande ergibt sich aus der Entscheidung noch ein weiterer Punkt: Gelegentlich bieten Kooperationspartner oder Dienstleister des Vereins an, den Versand der Einladungen zu Mitgliederversammlung zu übernehmen. Auf dem ersten Blick ist dies ist wegen der Kosten natürlich reizvoll. Es sollte dann aber auf jeden Fall sichergestellt sein, dass sich schon aus dem Briefumschlag ergibt, dass es sich um Post des Vereins oder jedenfalls um Post im Auftrag des Vereins handelt. Dies kann zum Beispiel durch einen Aufdruck oder Stempel geschehen. Damit wird die vom OLG Hamm befürchtete Verwechslungsgefahr mit Werbesendungen minimiert.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung