Dürfen Mitarbeiter des Vereins in den Vorstand gewählt werden?

Mitarbeiter des Vereins kennen sich in den Angelegenheiten des Vereins besonders gut aus. Dann liegt es nahe, sie auch in den Vorstand des Vereins zu wählen, um dieses Wissen dort zu nutzen. Hinzu kommt, dass es nicht in jedem Verein leicht ist, jemanden zu finden, der sich ehrenamtlich engagieren will. Viele Vorstände fragen sich daher, ob die Wahl von Mitarbeitern in den Vorstand zulässig ist und wenn ja, was dabei zu beachten ist.

Es gibt drei wesentliche Aspekte, die in diesem Komplex zu beachten sind. Sie sind aber glücklicherweise nicht weiter kompliziert.

  1. Prüfen Sie die Satzungslage

Zunächst sollten Sie in der Satzung prüfen, ob dort etwas zu dieser Frage geregelt ist. Gelegentlich finden sich Formulierungen wie „Mitarbeiter des Vereins sind nicht in den Vorstand wählbar“ oder ähnlich. Dann ist die Antwort relativ einfach. Die Satzung gibt eine klare Vorgabe, die zu befolgen ist.

In den meisten Satzungen finden sich allerdings keine Regelungen zu dieser Frage. Dann ist es grundsätzlich möglich, dass auch ein Mitarbeiter in den Vorstand gewählt wird. Das gilt, wenn er auch andere Kriterien, die die Satzung für Vorstandsmitglieder vorschreibt, erfüllt. Ein typisches Beispiel dafür ist eine Regelung wie „Der Vorstand besteht aus drei von der Mitgliederversammlung gewählten Vereinsmitgliedern“. Dann ist ein Mitarbeiter nur dann in den Vorstand wählbar, wenn er auch Vereinsmitglied ist.

Die Faustformel lautet also: „Solange die Satzung das nicht ausdrücklich verbietet, können Mitarbeiter unter den gleichen Voraussetzungen wie andere Personen in den Vorstand gewählt werden“.

  1. Sorgen Sie für klare Aufgabentrennung

Sie müssen jedoch einen wesentlichen Punkt beachten. Regeln Sie klar, welche Tätigkeiten der Mitarbeiter im Rahmen seines Arbeitsvertrages zu erfüllen hat und welche Tätigkeiten zu seinem Vorstandsjob gehören. Das ist deshalb wichtig, weil er nur für die Tätigkeiten im Rahmen des Arbeitsvertrages bezahlt wird. Hinzu kommt, dass für die beiden verschiedenen Aufgabenbereiche unterschiedliche Haftungsmaßstäbe gelten können. Am besten schaffen Sie Stellenbeschreibungen, aus denen sich jeweils ergibt, was in den Arbeitsvertrag gehört und was ehrenamtliche Tätigkeit ist.

  1. Beachten Sie die Grenzen bei Beschlussfassung und Vertretung des Vereins

Ein Vorstandsmitglied darf an der Beschlussfassung im Vorstand nicht mitwirken, wenn es bei der Beschlussfassung um die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und dem Verein geht. § 34 BGB verbietet dies ausdrücklich, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Beispiel: Ein befristet eingestellter Mitarbeiter ist in den Vorstand gewählt worden. Die Befristung läuft in den nächsten Wochen aus, so dass sich der Vorstand mit der Frage beschäftigt, ob das befristete Arbeitsverhältnis verlängert wird. Bei der Beschlussfassung über die Verlängerung der Befristung darf der Mitarbeiter/Vorstandsmitglied nicht mit abstimmen, da es um die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm geht.

Eine ähnliche Regelung besteht beim Vertragsschluss. § 181 BGB verbietet es, dass jemand einen Vertrag auf der einen Seite als Vorstandsmitglied des Vereins unterschreibt und auf der anderen Seite sich bei dem Vertragsschluss selbst vertritt.

Beispiel: Wenn der Vorstand im obigen Beispiel die Verlängerung des befristeten Arbeitsvertrages beschlossen hat, darf der befristet eingestellte Mitarbeiter/Vorstandsmitglied den Arbeitsvertrag nicht auf beiden Seiten unterschreiben. Das gilt selbst dann, wenn er ansonsten alleinvertretungsberechtigt wäre. Erforderlich ist, dass er auf der einen Seite den Vertrag als Arbeitnehmer unterschreibt. Auf Seiten des Vereins unterschreiben andere Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl und Zusammensetzung. Schauen Sie hierzu in ihre Satzung.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung