Erleichterungen bei Aufwandsspenden bekannt gemacht

Aufwandsspenden sind eine verkürzte Form der Geldspende. Relevant wird dies, wenn der Spender einen Zahlungsanspruch gegen einen gemeinnützigen Verein hat. Statt diesen erst auszahlen zu lassen und anschließend den Betrag zurück zu spenden, kann er auch gleich auf die Auszahlung verzichten. Über den per solchen Verzicht gespendeten Betrag kann der gemeinnützige Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen. Rechtsgrundlage ist § 10b Abs. 3 Satz 4 EStG

Um den Missbrauch solcher Aufwandspenden zu vermeiden, setzt die Finanzverwaltung allerdings einige Rahmenbedingungen für solche Spenden. Bekannt gegeben werden diese über entsprechende Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF-Schreiben).

Zu diesen Vorgaben gehörte auch eine zeitliche Vorgabe, die mit BFM-Schreiben vom  25.11.2014 (IV C 4 – S 2223/07/0010 :005) veröffentlicht wurde. Danach war die erforderliche Verzichtserklärung des Spenders bezogen auf Auszahlung des ihm zustehenden Betrags nur dann zeitnah im Sinne des Gemeinnützigkeitsrechts, wenn sie innerhalb von 3 Monaten (bei einmaligen Spenden) oder bei einer regelmäßigen Spende (z. B. einer Aufwandsentschädigung) alle 3 Monate wiederholt wird.

Das wurde in der Praxis als sehr bürokratisch empfunden und wegen des hohen Verwaltungsaufwandes kritisiert. Daher wurde dies mit BMF-Schreiben vom 24.8.2016 geändert.

Die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben in dem BMF-Schreiben vom 24. August 2016 zu Aufwandsspenden Voraussetzungen für die Anerkennung des steuerlichen Abzugs von Aufwand aus „regelmäßigen Tätigkeiten“ klargestellt. Die Regelung gilt für alle offenen Fälle. Wie bisher können Ansprüche auf einen Aufwendungsersatz oder eine Vergütung nur dann als Spende zum Abzug zugelassen werden,  wenn sie ernsthaft eingeräumt sind und nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts stehen.

Wesentliche Indizien für die Ernsthaftigkeit von Ansprüchen auf Aufwendungsersatz oder einer Vergütung sind auch die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Anspruchs und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Zuwendungsempfängers. Bei regelmäßigen Tätigkeiten der Spender werden die Steuerverwaltungen der Länder die Verzichtserklärung dann noch als zeitnah einordnen,  wenn der Verzicht innerhalb eines Jahres nach Fälligkeit des Anspruchs erklärt wird. Regelmäßig ist eine Tätigkeit dabei, wenn sie gewöhnlich monatlich ausgeübt wird. Für einmalige Aufwandsspenden bleibt es bei der Drei-Monatsfrist aus dem BMF-Schreiben vom 24.8.2016.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Wie organisieren und vernetzen sich Initiativen in der Flüchtlingshilfe?

Mit ganz unterschiedlichen Koordinierungsmodellen in Kommunen und Städten beschäftigt sich eine Qualitative Studie des Berliner Instituts für empirische Integrations- und Migrationsforschung. Wie gelingt Eigenorganisation, Vernetzung und Kooperation, wenn viele Initiativen am selben Thema arbeiten? Qualitative Studie des Berliner Instituts für empirische Integrations- und Migrationsforschung.

Vorstandwahl geht auch ohne vorgehende Entlastung

Es ist üblich, dass vor der Neuwahl eines Vorstandes der Vorgängervorstand entlastet wird. Rechtlich erforderlich ist das aber nicht.

Auch, wenn die Mitgliederversammlung noch nicht über die Entlastung abstimmen konnte oder wollte, kann sie den Vorstand neu wählen. Auch die Wiederwahl des noch nicht entlasteten Vorstandes ist möglich.

Solche Fälle sind gar nicht so selten. Ein typisches Beispiel ist der Fall, dass die Kassenprüfer noch keine Kassenprüfung durchführen konnten, z. B. weil sie krank waren.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Aktivitäten und Satzungszweck müssen übereinstimmen, sonst droht Ärger

Die Gemeinnützigkeit ist für viele Vereine ein wichtiger Faktor. Er sichert unter anderem die Möglichkeit, steuerlich wirksame Spendenquittungen auszustellen. In vielen Gebieten Deutschlands ist die Gemeinnützigkeit weiter Voraussetzung, um zum Beispiel Schulsporthallen für Veranstaltungen nutzen zu dürfen.

Satzungszweck und Gefährdung der Gemeinnützigkeit hängen zusammen

Allerdings ist die Gemeinnützigkeit in vielen Fällen auch gefährdet, ohne dass es den Vorständen wirklich bewusst ist. Der Grund liegt in einer Satzungsregelung, die häufig im Laufe der Zeit vernachlässigt wird. Es geht um den Vereinszweck. Die Vorgaben der Abgabenordnung (AO) erzwingen es, dass Vorstände diese Regelung stets im Auge haben. Die Vereinsaktivitäten müssen dort vollständig abgebildet sein. Sonst kann es sein, dass das Finanzamt deshalb die Gemeinnützigkeit widerruft. Das passiert insbesondere dann, wenn dem Finanzamt vorliegende Protokolle und Geschäftsberichte es nahe legen, dass die tatsächliche Vereinsarbeit nicht vollständig mit dem Satzungszweck übereinstimmt.

Eine Formulierung wie:“Ferner sind die Satzungszwecke und deren Verwirklichung nicht vollständig aufgeführt. Nach den vorliegenden Protokollen werden unter anderen offensichtlich auch die Satzungszwecke Sport und Kunst und Kultur verwirklicht.“ dient oft als Begründung, um die Gemeinnützigkeit zu widerrufen.

Was war in dem Fall geschehen? Ein gesundheitlich orientierter gemeinnütziger Verein hat neben den gemeinnützigen Zweck „Förderung des öffentlichen Gesundheitswesens“ Sportkurse und eine Laienspielgruppe organisiert. Hierüber wurde sowohl im Geschäftsbericht als auch auf der Mitgliederversammlung ausweislich der Protokolle der Mitgliederversammlung informiert. Dies nahm das Finanzamt zum Anlass, um die Gemeinnützigkeit mit der obigen Begründung zu widerrufen.

Das bedeutet für Sie als Vereinsvorstand: Achten Sie bei allen Angeboten des Vereins darauf, dass diese eine Grundlage in der Satzung haben und als gemeinnützig anerkannt sind (§ 52 AO). Sonst liegt schnell eine zweckwidrige Mittelverwendung vor, die zum Entzug der Gemeinnützigkeit führt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

VENRO Fortbildungsreihe: Qualität und Wirksamkeit entwicklungspolitischer NRO

Neue VENRO-Fortbildungsreihe

Um die Qualität und Wirksamkeit entwicklungspolitischer NRO zu sichern und auszubauen, bietet VENRO eine neue Fortbildungsreihe an. Inhaltlich geht es um Themen wie die Umsetzung des menschenrechtsbasierten Ansatzes, Transparenz oder Gendergerechtigkeit in der Projektarbeit. Am 4. Juni 2016 findet in Bonn die erste Veranstaltung unter dem Titel „Gute Vereinsführung: Umsetzung von Qualitäts- und Transparenzstandards in der Praxis“ statt.

Die Fortbildung richtet sich an die Aufsichtsebene von Vereinen, an Vorstände und an Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, die ihre Organisation zukunftssicher machen möchten. Sie bietet praxisnahe Einblicke in die Verbesserung von Qualität und Wirksamkeit von NRO in der Entwicklungszusammenarbeit. Anmeldung über Eine Welt Netzwerk Hamburg ist möglich. http://venro.org/services/termine/

Rückwirkender Vereinsausschluss bei Beitragsrückständen?

In der Vereinspraxis stellt sich immer mal wieder die Frage, wie mit Mitgliedern umzugehen ist, die ihren Mitgliedsbeitrag nicht oder nicht rechtzeitig zahlen. Findige Vorstandsmitglieder entwickeln dann schnell die Idee, man könne diese ja rückwirkend ausschließen. Dann würden schließlich keine Beitragsansprüche vorhanden sein. Daher brauche man sich auch nicht entscheiden, wie man damit umgehen wolle. Ganz so einfach ist die Sache leider nicht.

Ein rückwirkender Ausschluss ist vereinsrechtlich nicht möglich. Bei der Ausschlusserklärung handelt es sich um eine sog. empfangsbedürftige Willenserklärung, die mit Zugang wirksam wird.

Ein Aussetzen der Mitgliedschaftsrechte während eines Zahlungsverzuges bedarf einer Satzungsgrundlage und darüber hinaus einer Bekanntgabe an das betroffene Mitglied. Nur wenn beides vorliegt, ruhen die Mitgliedschaftsrechte. Ist dies nicht der Fall, hat das Mitglied trotz Beitragsrückstand alle Rechte. Insbesondere ist eine Einladung zur Mitgliederversammlung wie bei allen anderen Mitgliedern erforderlich. Sollte das Mitglied an der Mitgliederversammlung teilnehmen, hat es Stimmrecht wie bei rechtzeitiger Beitragszahlung.

Einige Satzungen sehen vor, dass das Mitglied bei Beitragsrückstand von der Mitgliedsliste gestrichen werden kann. Das ist vereinsrechtlich erlaubt. Die Details des Verfahrens finden Sie dann in der Satzung. Halten Sie diese unbedingt ein, damit die Streichung wirksam ist. Das ist wichtig, denn im Ergebnis ist die Streichung von der Mitgliederliste ein vereinfachtes Ausschlussverfahren.

Grundsätzlich sind Vorstände verpflichtet, dafür zu sorgen, dass der Verein ihm zustehende Beiträge erhält. Wird das konsequent missachtet, kann das Auswirkungen auf die Gemeinnützigkeit haben. Zumindest ein funktionierendes Mahnwesen ist also Pflicht.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Dritte OLG-Entscheidung zur Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail bei Schriftformerfordernis in der Satzung

Die Wirksamkeit der Beschlüsse von Mitgliederversammlungen steht immer wieder im Fokus der Rechtsprechung. Der Fehler beim Einladungsverfahren schnell zur Unwirksamkeit der getroffenen Beschlüsse führen, muss sich die Rechtsprechung mit der ordnungsgemäßen Einladung immer wieder beschäftigen. Das Einhalten der Formvorgaben der Satzung für die Einladung spielt dabei eine besondere Rolle. Dazu gehört auch die Frage, ob per E-Mail zur Mitgliederversammlung eingeladen werden kann, wenn die Satzung für die Einladung die Schriftform vorsieht. Das OLG Hamm hat sich der neueren Tendenz in der Rechtsprechung angeschlossen, Einladungen per E-Mail zuzulassen (OLG Hamm, Urteil vom. 24.09.2015, Az. 27 W 104/15).

Was war das Problem?

Ein Sportverein hatte eine von der Mitgliederversammlung beschlossene Satzungsänderung zur Eintragung ins Vereinsregister angemeldet. Die Anmeldung wurde vom Rechtspfleger allerdings mit einer Zwischenverfügung zurückgewiesen. Er war der Ansicht, der Beschluss sei unwirksam, da nicht formgerecht zur Mitgliederversammlung eingeladen worden war.

Die Satzung sehe die Schriftform für die Einladung vor. Der Verein habe allerdings lediglich per E-Mail zur Mitgliederversammlung eingeladen und damit die Formvorschriften der Satzung verletzt.

Hiergegen legte der Verein Beschwerde zum OLG Hamm ein.

Kernaussagen der Entscheidung

Das OLG war anderer Auffassung als das Registergericht. Nach Auffassung des OLG Hamm ist die Einladung per E-Mail formwirksam, insbesondere genügen sie der in der Satzung geregelten Schriftform für die Einladung zur Mitgliederversammlung.

Anders als im allgemeinen Wirtschaftsleben habe die Schriftform in einer Vereinssatzung keine Abschluss-, Identifikation-, Echtheit-oder Warnfunktion. Vielmehr seien diese im allgemeinen Wirtschaftsleben bei vereinbarten Schriftform zu Grunde liegenden Erwägungen bei der Einladung zu einer Mitgliederversammlung von gänzlich untergeordneter Bedeutung. Die in der Satzung vorgeschriebene Schriftform solle lediglich sicherstellen, dass die Mitglieder Kenntnis von der bevorstehenden Mitgliederversammlung und der Tagesordnung bekommen. Dieser Form Zweck werde aber auch erreicht, wenn die Einladung und die Tagesordnung nicht der Brief sondern per E-Mail ohne gesonderte Unterschrift des Vorstandes verwendet werden.

Das bedeutet für die Praxis

Die Entscheidung folgt im Ergebnis gleichlautenden Entscheidungen des OLG Zweibrücken und des Hanseatischen Oberlandesgerichts Hamburg. Beide Gerichte hatten gleichfalls angenommen, dass das Schriftformerfordernis für die Einladung zur Mitgliederversammlung laut Satzung auch durch eine E-Mail gewahrt bleibt.

Langsam aber sicher wird man insoweit von einer gesicherten Rechtsprechung ausgehen können. Allerdings fehlt noch eine entsprechende Entscheidung des BGH. Auch ist es zumindest denkbar, dass andere Oberlandesgerichte anderer Auffassung sind.

Für absolute Rechtssicherheit in dieser Frage sorgt nur eine Satzungsregelung, die den Versand der Einladung per E-Mail oder „in Textform“ ausdrücklich erlaubt. Sinnvoll ist in beiden Fällen die Ergänzung, dass der Versand an die letzte vom Mitglied bekannt gegebene E-Mail-Adresse erfolgt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

 

Kein automatischer Versicherungsschutz für ehrenamtliche Tätigkeiten durch Privathaftpflichtversicherung

Ehrenamtliche Tätigkeit macht Freude, trägt zur eigenen Weiterentwicklung bei, verschafft Kontakte, gibt das Gefühl, etwas Sinnvolles zu machen usw. Allerdings sollte man nicht völlig vernachlässigen, dass ehrenamtliches Engagement auch eine Verpflichtung mit sich bringt und im schlimmsten Fall sogar Haftung auslösen kann.

Haftungsrisiko seit 2013 deutlich reduziert

Für die allermeisten ehrenamtlich Tätigen ist dieses Haftungsrisiko spätestens seit 2013 durch die Änderungen in § 31 a BGB und die Neueinführung des § 31 b BGB so gut wie beseitigt. Diese Regelungen bedeuten, dass ehrenamtliche Organmitglieder und Vereinsmitglieder, die für ihre satzungsmäßige Tätigkeit maximal 720 € im Jahr erhalten, nur noch bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit haften. Damit sind die meisten Haftungsfälle beseitigt.

Trotzdem ist natürlich im Falle eines Falles der Schaden nicht beseitigt, es trägt ihn nur der Verein. Daher sollte man über den Abschluss einer Haftpflichtversicherung für den Verein nachdenken.

Mit einem Telefonanruf sichern Sie sich ab

Ehrenamtlich Tätige, die sich trotz der oben genannten gesetzlichen Haftungsreduzierungen weiter absichern wollen, denken häufig an ihre private Haftpflichtversicherung. Hier kommt es allerdings auf das Kleingedruckte, die Versicherungsbedingungen, an. Nicht jede Versicherungsgesellschaft schließt das Haftpflichtrisiko aus ehrenamtlicher Tätigkeit automatisch in ihren Versicherungsbedingungen mit ein. Sie sollten daher prüfen, ob ehrenamtliches Engagement in Ihrer Privathaftpflichtversicherung mitversichert ist. Nur dann kann diese sie gegebenenfalls auch unterstützen.

Viele Ehrenamtsträger haben gute Erfahrungen gemacht, mit ihrer Versicherung Kontakt aufzunehmen, falls ehrenamtliches Engagement nicht in der privaten Haftpflicht versichert ist. Oftmals wird dies dann durch eine Erweiterung des Versicherungsvertrages mit versichert, in vielen Fällen sogar kostenlos.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Zusammenarbeit von Haupt- und Ehrenamtlichen

Kooperation von Haupt- und Ehrenamtlichen als Gestaltungsaufgabe – Ein Leitfaden für die Praxis

Wie können Ehren- und Hauptamtliche gut zusammenarbeiten? Ein neuer Leitfaden vom BMfSFJ gibt dafür Anregungen. „Der Leitfaden ‚Kooperation von Haupt- und Ehrenamtlichen als Gestaltungsaufgabe‘ enthält Win-win-Strategien und Beispiele guter Praxis zur Konfliktbewältigung und bietet Lösungen, wie man „Stolpersteine“ vermeidet und Qualitätssicherung einführt. Er gibt Tipps zum Abbau von Ängsten und Vorbehalte in der Kooperation von Haupt- und Ehrenamtlichen, zur Balance von Be- und Entlastungen beider Akteure sowie zur Verbesserung von Verlässlichkeit und PlanbarDkeit. (Quelle: BMFSFJ)

Download: http://www.bmfsfj.de/BMFSFJ/Service/publikationen,did=223070.html?

Flüchtlinge dürfen beitragsfrei aufgenommen werden – auch ohne Satzungsgrundlage

Viele Vereine engagieren sich in beispielhafter Weise für die Integration von Flüchtlingen. Typisches Beispiel ist das Öffnen der Vereinsangebote für Flüchtlinge, das ehrenamtliche Engagement von Vereinsmitarbeitern oder auch die beitragsfreie Aufnahme der Flüchtlinge in den Verein.

Letzteres hat allerdings zu einiger Verunsicherung geführt. Gemeinnützigkeitsrechtlich ist es nämlich gar nicht sicher, dass die beitragsfreie Mitgliedschaft von Flüchtlingen zulässig ist. Jedenfalls nicht ohne Satzungsgrundlage, die eine beitragsfreie Mitgliedschaft ermöglicht. Daher gab es die Befürchtung, dass Vereine, die ohne Satzungsgrundlage beitragsfreie Mitgliedschaften für Flüchtlinge ermöglichen, ihre Gemeinnützigkeit gefährden.

Inzwischen haben aber die Länder-Finanzminister festgestellt, dass die beitragsfreie Aufnahme von Flüchtlingen in gemeinnützigen Vereinen nicht zur Gefährdung der Gemeinnützigkeit führt. Der Beschluss war einstimmig.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Grundsätzlich ist eine Aussprache zu während der Mitgliederver-sammlung vorgesehenen Beschlussfassungen erforderlich

Die Willensbildung in der Mitgliederversammlung erfordert idR eine Aussprache über den zur Beschlussfassung anstehenden Gegenstand. Dabei hat jedes teilnahmeberechtigte Mitglied das Recht, Fragen zu stellen (OLG Brandenburg, Urteil vom 03.07.2012 – 11 U 174/07).

Was war das Problem?

In einem umfangreichen Verfahren ging es um die Gültigkeit diverser Beschlüsse einer Mitgliederversammlung und um Folgen von Einladungsmängeln. In diesem Zusammenhang nahm das OLG auch Stellung zu den Auswirkungen des Mitverwaltungsrechts der Mitglieder auf das Rederecht während der Mitgliederversammlung.

Kernaussagen der Entscheidung

Jedes zur Teilnahme an der Mitgliederversammlung berechtigte Vereinsmitglied hat grundsätzlich das Recht, zu den Berichten Ausführungen zu machen und Fragen zu stellen. Die Willensbildung in der Mitgliederversammlung erfordert idR auch eine Aussprache über den zur Beschlussfassung anstehenden Gegenstand.

Auswirkung des Mitverwaltungsrechts ist, dass grundsätzlich jedem Mitglied in der Versammlung das Rederecht zusteht. Deshalb hat der Versammlungsleiter bei anstehenden Tagesordnungspunkten dafür Sorge zu tragen, dass vor jeder Abstimmung der Tagesordnungspunkt mündlich erörtert werden kann.

Grundsätzlich ist eine Beschränkung der Redezeit möglich. Die OLG-Richter hielten eine solche Beschränkung auf 3 Minuten je Vereinsmitglied durch Entscheidung des Versammlungsleiters für zulässig.

Das bedeutet für die Praxis

Zum Mitverwaltungsrecht gehört auch das Recht, Anträge an die Mitgliederversammlung zu stellen. Durch eine Regelung in der Satzung lässt sich dieses begrenzen, etwa dahin, dass Anträge innerhalb einer in der Satzung zu bestimmenden Frist vor der Mitgliederversammlung an den Vorstand zu richten sind.

Sinnvoll ist es zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung jeweils die Aussprache zu eröffnen, etwa durch die Frage, ob es Fragen zu dem jeweiligen Bericht gibt. Außerdem sollten die Eröffnung der Aussprache und ggfs. der Umstand, dass keine Fragen gestellt wurden, protokolliert werden.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Vorstandswahl nichtig: Beschlüsse des Vorstands sind trotzdem wirksam

Gelegentlich kommt es vor, dass bei der Wahl eines Vorstandes Fehler gemacht wurden. Das kann dazu führen, dass die Wahl nichtig ist. Der Vorstand ist also eigentlich gar nicht im Amt. Regelmäßig wird dies aber erst einige Wochen oder Monaten nach der Wahl festgestellt. Dann taucht natürlich die Frage auf, welche Auswirkungen das auf die von dem Vorstand in der Zwischenzeit getroffenen Beschlüsse und eingeleiteten Maßnahmen hat. Für Entspannung und Klarheit sorgt eine Entscheidung des thüringischen Oberlandesgerichts vom 23. 8. 2013 (9 W 134/13).

Was war das Problem?

Vorstand und Mitglieder in einem Verein waren untereinander tief zerstritten. Dies führte zu mehreren Abberufungen und Neuwahlen des Vorstandes.

Unter anderem wurde zeitweise ein Notvorstand durch das zuständige Amtsgericht bestellt. Noch vor dem Widerruf der Bestellung des Notvorstandes kam es zu einer Neuwahl des Vorstandes. Er stellte sich jetzt die Frage, ob damit die Amtszeit des Notvorstandes automatisch beendet war. Diese Frage war deshalb umso dringender, weil die Vorstandswahl von einzelnen Mitgliedern gerichtlich angefochten wurde.

Kernaussagen der Entscheidung

Die Amtszeit des Notvorstandes endet mit der Neuwahl des Vorstandes, so die Richter am thüringischen Oberlandesgericht. Daran ändere auch die anhängige Klage nichts, die die Nichtigkeit der Neuwahl zum Gegenstand hatte.

Denn selbst wenn die Klage erfolgreich sein sollte, würde sie doch die Nichtigkeit der Vorstandsbestellung nicht rückwirkend feststellen. Für die Zeit zwischen Wahl und Feststellung der Nichtigkeit sei daher davon auszugehen, dass der Vorstand wirksam bestellt werden sei. Wörtlich führt das Urteil dazu aus:

„… In Anlehnung an das Arbeits- und Gesellschaftsrecht kann die Nichtigkeit und Anfechtbarkeit des Bestellungsaktes nach Aufnahme der Organtätigkeit mit Wissen und Willen der Mitglieder des Bestellungsorganes grundsätzlich nur für die Zukunft gelten gemacht werden; für die Vergangenheit ist so zu urteilen, als sei die Bestellung fehlerfrei erfolgt. Dies folgt daraus, dass ähnlich wie bei der Behandlung fehlerhafter Arbeits- und Gesellschaftsverhältnisse im Hinblick auf die Interessen des Rechtsverkehrs das Organhandeln nicht ungeschehen gemacht werden kann. Denn die Organbestellung betrifft nicht nur die Interessen der Beteiligten selbst, sondern konstruiert die Handlungsfähigkeit eines Rechtssubjekts, das davon gegenüber einer Vielzahl von Personen Gebrauch machen kann (vgl. BGH, in BGHZ 47, 341, (343); Münchener Kommentar, Kommentar zum BGB, 6. Auflage 2012, § 27 Rn. 49 m.w.N.). …“

Die Frage, ob der neu gewählte Vorstand schon im Vereinsregister eingetragen sei, spiele dabei keine Rolle. Die Register Eintragung hat (Anmerkung des Verfassers: anders als z. B. bei Satzungsänderungen) nur eine deklaratorische Bedeutung, keine konstitutive.

Das bedeutet für die Praxis

Für die Praxis ist diese Entscheidung von großer Bedeutung. Denn sie bietet den Vereinen und Verbänden auch dann Rechtssicherheit, wenn die Vorstandsbestellung hinterher erfolgreich angefochten und ihre Nichtigkeit festgestellt wird. Denn sonst könnte es geschehen, dass sämtliche Beschlüsse und Maßnahmen, die ein im Nachhinein als nicht wirksam bestellter beurteilter Vorstand getroffen hat, unwirksam wären. Die Auswirkungen sowohl auf den Verein als auch auf etwaige Vertragspartner und die handelnden Personen wären in vielen Fällen unabsehbar.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Einladung zur Mitgliederversammlung und Infopost: nicht unproblematisch

Die Versendung der Einladung zur Mitgliederversammlung ist für viele Vereine wegen der Portokosten ein echter Kostenfaktor. Kein Wunder, dass die Neigung ist, die Einladungen per Infopost oder andere preisgünstige Varianten des Postversands zu versenden.

Das ist im Normalfall auch kein Problem, solange sich schon aus dem Umschlag deutlich ergibt, dass der Verein Absender des Briefes ist. Ist das nicht mehr eindeutig, dann kann die Einladung per Infopost allerdings dazu führen, dass die Beschlüsse der so eingeladenen Mitgliederversammlung nichtig sind (OLG Hamm, Urteil vom 18. Dezember 2013, 8 U 20/13).

Was war das Problem?

Die Satzung eines Vereins sah vor, dass zur Mitgliederversammlung durch Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift eingeladen wird.

Zu der für Juni 2012 geplanten Mitgliederversammlung lud der Verein allerdings nicht über eine Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift ein. Vielmehr teilte er den Termin zunächst per E-Mail Newsletter mit. Später erhielten die Mitglieder eine schriftliche Einladung per Infopost der Deutschen Post. Auf dem Umschlag der Briefe war als Absender nicht der Verein, sondern eine GmbH angegeben. Die GmbH hatte sich bereit erklärt, die Kosten für den Versand der Einladungen zu übernehmen.

An der Mitgliederversammlung nahmen ca. 175 von rund 11.000 Vereinsmitgliedern teil. Die Versammlung war beschlussfähig.

Der Kläger hielt die gefassten Beschlüsse und die vorgenommenen Wahlen anlässlich der Mitgliederversammlung im Juni 2012 wegen der satzungswidrigen Einberufung der Mitgliederversammlung für unwirksam.

Kernaussagen der Entscheidung

Die Richter am OLG Hamm folgten der Einschätzung des klagenden Mitglieds. Sie hielten sämtliche Beschlüsse der Mitgliederversammlung für unwirksam, weil zu dieser in satzungswidriger Weise eingeladen wurde.

Der Verein habe sich nicht an die zwingende Vorgabe in der Satzung, dass zur Mitgliederversammlung durch Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift nebst Tagesordnung einzuladen sei, gehalten. Keine Rolle spielte nach Ansicht der Richter die Frage, ob eine Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift überhaupt praktikabel ist oder ob dies mit hohen Kosten verbunden ist.

Die Richter betonten weiter, dass ein solcher Satzungsverstoß nur dann nicht zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse führe, wenn der Verein nachweisen könne, dass die Entscheidungen auch ohne diesen Verstoß genauso getroffen worden wären. Dabei käme es nicht alleine auf das zahlenmäßige Abstimmungsergebnis an. Es müsse vor allen ausgeschlossen werden, dass die Willensbildung in der Mitgliederversammlung bei satzungsgemäßer Einberufung zu einem anderen Ergebnis geführt hätte.

Von diesem Ausnahmesachverhalt gingen die Richter im konkreten Fall allerdings nicht aus. Sie räumten zwar ein, dass die Einladung durch einen persönlichen Brief eine unmittelbare Kenntnisnahme von der Mitgliederversammlung ermögliche, als dies durch die Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift möglich sei. Sie berücksichtigten aber auch, dass der Verein auf den Umschlägen nicht als Absender zu erkennen gewesen war.

Damit bestünde die realistische Gefahr, dass die Einladungen zu Mitgliederversammlung mit bloßen Werbesendungen verwechselt wurden. Das sei umso mehr zu befürchten, als dass die Briefe per Infopost (eine für Werbesendungen typische Versandmethode) verschickt wurden. Man könne daher nicht ausschließen, dass eine nicht unerhebliche Zahl von Vereinsmitgliedern den Brief als Werbesendung verstanden habe und daher die Einladung zu Mitgliederversammlung entweder überhaupt nicht oder verspätet zur Kenntnis genommen habe.

Das könnte nach Ansicht der Richter zur Folge gehabt haben, dass sich Mitglieder nicht angemessen auf die Mitgliederversammlung vorbereiten konnten und oder nicht fristgerecht Ergänzungsanträge einbringen konnten. Aufgrund der geringen Teilnehmerzahl bei der Mitgliederversammlung sei daher nicht auszuschließen, dass die Willensbildung der Vereinsmitglieder bei satzungsgemäßer Einberufung anders verlaufen wäre. Damit sei der Satzungsverstoß bei der Einladung auch relevant im Sinne der sog. Relevanzrechtsprechung des BGH.

Das bedeutet für die Praxis

Die Satzungsvorgaben für Einladungen zur Mitgliederversammlung sollten unbedingt eingehalten werden. Wie die Entscheidung des OLG Hamm zeigt, ist die Gefahr groß, dass sonst sämtliche Beschlüsse und Wahlen nichtig sind.

Auch die von den Richtern angedeutete Möglichkeit, dass trotz satzungswidriger Einladung Beschlüsse wirksam sein könnten, wenn

  •  alle Mitglieder rechtzeitig Kenntnis von der Versammlung erhalten haben
  • und ausgeschlossen ist, dass die satzungswidrige Einladung zu Fehlern bei der zu Änderungen bei der Willensbildung geführt hat, vermag nicht wirklich zu beruhigen. Denn für diesen Umstand ist der Verein beweispflichtig. In der Praxis dürfte der Nachweis, dass die satzungswidrige Einladung keine Auswirkungen auf die Willensbildung gehabt hat, kaum zu führen seien.
  • Wenn sich das bisherige Verfahren zur Einladung zur Mitgliederversammlung – etwa durch die Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift – nicht mehr bewährt, bleibt nichts anderes übrig, als die Satzung möglichst zeitnah entsprechend zu ändern.

Tipp: Kostensparen ist nicht alles

Nur am Rande ergibt sich aus der Entscheidung noch ein weiterer Punkt: Gelegentlich bieten Kooperationspartner oder Dienstleister des Vereins an, den Versand der Einladungen zu Mitgliederversammlung zu übernehmen. Auf dem ersten Blick ist dies ist wegen der Kosten natürlich reizvoll. Es sollte dann aber auf jeden Fall sichergestellt sein, dass sich schon aus dem Briefumschlag ergibt, dass es sich um Post des Vereins oder jedenfalls um Post im Auftrag des Vereins handelt. Dies kann zum Beispiel durch einen Aufdruck oder Stempel geschehen. Damit wird die vom OLG Hamm befürchtete Verwechslungsgefahr mit Werbesendungen minimiert.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

 

 

Muss die Einladung zur Mitgliederversammlung eigenhändig unterschrieben sein?

Die meisten Vereinssatzungen schreiben vor, dass zur Mitgliederversammlung schriftlich eingeladen werden muss. Viele Vereinsvorstände stellen sich die Frage, ob das bedeutet, dass sie (jedes) Einladungsschreiben eigenhändig unterschreiben müssen. Denn § 126 BGB fordert für das Schriftformerfordernis eine eigenhändige Unterschrift.

Das wäre in der Praxis natürlich so gut wie nicht leistbar. Man stelle sich nur den 1. Vorsitzenden eines Vereins mit 300 Mitgliedern vor, der dann alle 300 Einladungsschreiben persönlich unterzeichnen müsste. Das wäre ihm dann auch zu raten, denn Beschlüsse und Wahlen einer Mitgliederversammlung können schon dann nichtig und damit unwirksam sein, wenn bei der Einladung zur Mitgliederversammlung eine zwingende Formvorschrift der Vereinssatzung nicht eingehalten wurde.

Ganz so dramatisch ist die Situation glücklicherweise nicht. Nach Auffassung des OLG Zweibrücken ist eine eigenhändige Unterschrift bei laut Satzung notwendigen schriftlichen Einladungen zur Mitgliederversammlung nicht erforderlich (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 08.05.2014 – 3 W 57/13). Es reicht also, das den Vereinsmitgliedern ein Einladungsschreiben zugeht, aus dem sich ergibt, dass der Vorstand zur Mitgliederversammlung einlädt. Daneben sind natürlich die noch die weiteren Vorgaben einzuhalten, wie etwa die Einladungsfrist oder die Angabe der Tagesordnung. E

Das sind die Kernaussagen der Entscheidung des OLG Zweibrücken

Das Erfordernis einer schriftlichen Einladung zu oder Einberufung der Mitgliederversammlung bedeutet regelmäßig die Bekanntmachung der vom zuständigen Vereinsorgan urkundlich abgefassten Einladung an alle teilnahmeberechtigten Vereinsmitglieder.

Eine eigenhändige Unterschrift des Einladenden unter die Einladung ist regelmäßig nicht notwendig. Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung ist die in Vereinssatzungen vorgeschriebene Schriftform, auch wenn Vereinssatzungen regelmäßig als privatautonome Rechtssetzungen ähnlich wie Rechtsnormen behandelt werden, grundsätzlich als gewillkürte Schriftform im Sinne des § 127 BGB und nicht wie eine durch das Gesetz vorgeschriebene Schriftform im Sinne des § 126 BGB zu behandeln (BGH, NJW-RR 196, 866).

Daraus folgt, dass in der Regel aus Gründen der Praktikabilität im Hinblick auf die Vielzahl der zu versendenden Einladungen, aber auch nach der Verkehrsanschauung und unter Berücksichtigung der Formvorstellung der Vereinsmitglieder nicht davon ausgegangen werden kann, dass die Regelung der Vereinssatzung über die schriftliche Einladung zur Jahreshauptversammlung die eigenhändige Unterschrift des Vereinspräsidenten unter jeder einzelnen Einladung verlangt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Verspäteter Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens bei Vereinen ist nicht strafbar

Jedes Vorstandsmitglied für sich ist verpflichtet, bei Vorliegen eines Insolvenzgrundes den Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über den Verein zu stellen. Wird diese Pflicht vernachlässigt, so drohen Schadensersatzansprüche. Strafbar machen sich Vorstandsmitglieder von Vereinen dann jedoch nicht.

15 a Abs. 4 Insolvenzordnung (InsO) beinhaltet eine allgemeine Strafbarkeit für den Fall, dass ein Insolvenzantrag nach § 15 a Abs. 1 InsO pflichtwidrig nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig gestellt wurde.

Dabei war es juristisch umstritten, ob diese Regelungen auch Vereinsvorstände betreffen. Der Gesetzeswortlaut schloss dies nicht aus. In der Literatur wurde allerdings mit durchaus nachvollziehbaren Argumenten vertreten, dass Vereinsvorstände von dieser Regelung nicht betroffen sind, sich also bei verzögerter Beantragung des Insolvenzverfahrens wenigstens nicht strafbar machen.

Mit Wirkung zum 1.7.2014 ist dieser Streit beendet. Der neu in § 15 a Insolvenzordnung aufgenommene Abs. 6 regelt ausdrücklich das § 15 a Abs. 1-5 InsO nicht für Vereine gelten.

Diese Neuregelung gilt für alle Vereine, unabhängig von ihrer Größe und unabhängig von der Frage, ob sie einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhalten. Auch die Frage der Gemeinnützigkeit spielt insoweit keine Rolle

Wichtig: Diese Regelung gilt ausdrücklich nur für die Strafbarkeit, die zivilrechtliche Haftung der Vorstandsmitglieder bei verzögerter Beantragung der Eröffnung des Insolvenzverfahrens bleibt unberührt. Diese ergibt sich aus § 42 Abs. 2 BGB:

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung