VENRO-Kodex über Organisationsführung

Der VENRO-Verhaltenskodex Transparenz, Organisationsführung und Kontrolle (2011) macht dazu folgende Ausführungen:

1. Organisationsführung

1.1 Prinzipien

Leitungsaufgaben und die Aufsicht des Leitungsorgans werden von unterschiedlichen Organen wahrgenommen. Die Zusammensetzung, Aufgaben, Verantwortungsbereiche und Entscheidungsbefugnisse der jeweiligen Organe werden klar und eindeutig beschrieben. Sie ergeben sich aus der Satzung und werden in einer Geschäftsordnung und anderen Verfahrensrichtlinien näher ausgeführt.

Leitungsorgan und Geschäftsführung informieren die mit der Aufsicht und den Kontrollaufgaben befassten Organe regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für die Organisation relevanten Fragen der Planung, Strategie, Geschäftsentwicklung sowie Risikofaktoren. Dazu werden aussagefähige und entscheidungsnotwendige Unterlagen zur Verfügung gestellt. Probleme werden nicht verschwiegen, sondern offengelegt.

Die Mitglieder des Leitungsorgans und der Geschäftsführung verpflichten sich auf ein ethisch verantwortbares, effizientes und fachkompetentes Handeln. Positionen und Arbeitsaufträge werden möglichst so verteilt, dass sie den Fähigkeiten, Erfahrungen und Neigungen der betreffenden Personen entsprechen. Das Führungspersonal baut auf die Kompetenz und Kreativität seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und beteiligt sie an Strategieprozessen und Problemlösungen.

Das Anbringen und Anhören von konstruktiver Kritik ist genauso Bestandteil der Organisationskultur wie ein vertrauensvoller und geschützter Umgang mit internen Beschwerden über tatsächliche oder vermutete a) Verstöße gegen Satzung, Geschäftsordnung oder interne Regelungen eines VENRO-Mitglieds, b) Verschwendung, zweckfremde Mittelverwendung oder Korruption sowie c) Verstöße gegen diesen Kodex.

Die Organe der VENRO-Mitglieder sind so zu besetzen, dass Interessenkonflikte möglichst vermieden werden. Potentielle Interessenkonflikte sind offenzulegen.

1.2 Standards

Nachfolgend wird ein Grundmodell in Anlehnung an das Deutsche Vereinsrecht dargestellt, an dem sich die VENRO-Mitglieder orientieren. Für VENRO-Mitglieder, die in einer anderen Rechtsform als der des eingetragenen Vereins organisiert sind (rechtsfähige Stiftungen bürgerlichen oder öffentlichen Rechts, GmbH), gilt das Grundmodell sinngemäß.

Die Aufgaben der Mitgliederversammlung werden bei diesen Körperschaften von den entsprechenden satzungsgemäßen Organen (zum Beispiel Stiftungsrat, Kuratorium, Gesellschafterversammlung) wahrgenommen.

1.2.1 Die Mitgliederversammlung

• Die Mitgliederversammlung ist das oberste Aufsichts- und Kontrollorgan.
• Sie beschließt alle grundsätzlichen und richtungsweisenden
Vorgaben und Maßnahmen, die nicht dem Leitungsorgan oder anderen Organen der Organisation zugewiesen sind.
• Sie beschließt die Satzung und entscheidet über Satzungsänderungen.
• Sie wählt ein gegebenenfalls zwischengeschaltetes Aufsichtsorgan, an das es gemäß Satzung Aufgaben delegieren kann.
• Sie beauftragt den vereidigten Buchprüfer oder die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die nach Möglichkeit alle sieben Jahre gewechselt werden sollen.
• Sie nimmt den Tätigkeitsbericht des Leitungsorgans, den Rechenschaftsbericht3 des gegebenenfalls zwischengeschalteten Aufsichtsorgans und den Rechnungsprüfungsbericht entgegen; sie nimmt die Jahresrechnung ab und erteilt – oder verweigert – beiden Organen die Entlastung.
• Sie tagt mindestens einmal im Jahr.
• Sie setzt den Mitgliedsbeitrag fest.
• Sie beschließt über die Auflösung der Organisation gemäß Satzung.

1.2.2 Das zwischengeschaltete Aufsichtsorgan

• Ab einer Größe von 50 hauptamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern oder Gesamteinnahmen von zehn Millionen Euro jährlich soll zwischen Mitgliederversammlung und Leitungsorgan ein zusätzliches Aufsichtsorgan zwischengeschaltet werden, das die laufende Kontrolle der Leitung ausübt.
• Das zwischengeschaltete Aufsichtsorgan soll aus mindestens fünf Personen bestehen. Seine Mitglieder sind ehrenamtlich tätig. Sie müssen die für ihre Aufsichtsaufgaben notwendigen Qualifikationen mitbringen. Es wird empfohlen, die Länge der Amtszeit zeitlich zu begrenzen.
• Von den Mitgliedern der mit der Kontrolle und Aufsicht befassten Organe wird ein besonderes Engagement für die Organisation erwartet. Darüber hinaus sind diese Organe nach Möglichkeit so zu besetzen, dass sie die für den entwicklungspolitischen Nichtregierungsbereich relevanten Aufgabenbereiche abdecken.
• Es bestellt, berät und überwacht das Leitungsorgan. Außerdem verabschiedet es die Geschäftsordnung des Leitungsorgans und überwacht deren Einhaltung.
• Es ist in Entscheidungen von grundlegender Bedeutung unmittelbar eingebunden. Es bewilligt unter anderem den vom Leitungsorgan vorgelegten Jahreshaushalt.
• Zur Wahrung seiner Aufgaben kann es Ausschüsse bilden.
• Es tagt mindestens dreimal pro Jahr.
Sofern es kein zwischengeschaltetes Aufsichtsorgan gibt, werden die genannten Aufgaben von der Mitgliederversammlung wahrgenommen.

1.2.3 Das Leitungsorgan

• Das Leitungsorgan leitet die Organisation in eigener Verantwortung. Es ist für die Erarbeitung und Umsetzung der strategischen Ausrichtung der Organisation zuständig.
• Ist das Leitungsorgan rein ehrenamtlich tätig, so soll es aus mindestens fünf Personen bestehen.
• Ab einer Größe von 50 hauptamtlichen Mitarbeitern oder Gesamteinnahmen von zehn Millionen Euro jährlich soll das Leitungsorgan möglichst ein hauptamtliches sein und aus mindestens zwei Personen bestehen (Wahrung des Vier-Augen-Prinzips).