Vorstandsmitglieder ohne deutschen Pass – Geht das?

Gerade in Vereinen, die im weiten Feld der Entwicklungszusammenarbeit aktiv sind, kann sich die Frage durchaus stellen. Ist es möglich, dass auch Personen ohne deutschen Pass Mitglied des Vorstandes des Vereins ist? Das kann aufgrund der internationalen Ausrichtung oftmals gewünscht und sinnvoll sein.

Das BGB gibt keine direkten Vorgaben dazu, wer in den Vorstand gewählt werden darf. So ist es zum Beispiel auch möglich, jemanden in den Vorstand zu wählen, der noch nicht einmal Mitglied des Vereins ist. Das gilt jedenfalls so lange, wie die Satzung die Mitgliedschaft nicht ausdrücklich fordert, dies nach der ständigen Übung im Verein vorgesehen ist oder die Zielrichtung des Vereins das erfordert (weltanschauliche Vereine usw.).

Vor diesem Hintergrund können grundsätzlich auch Personen ohne deutschen Pass zum Vorstand eines Vereins bestellt bzw. gewählt werden. Das geht sogar dann, wenn er oder sie noch nicht einmal über einen Wohnsitz in Deutschland verfügt.

In der vereinsrechtlichen Literatur wird zwar teilweise vertreten, dass ein Vorstandsmitglied zumindest jederzeit nach Deutschland einreisen können muss. In der Praxis würde das dazu führen, dass Nicht-EG-Bürger ohne Aufenthaltserlaubnis nicht in den Vorstand gewählt werden könnten. Als Argument wird eine (auf dem Rückzug befindliche Rechtsprechung) zu GmbH-Geschäftsführern herangezogen. Eine vermittelnde Ansicht in der vereinsrechtlichen Literatur vertritt den Ansatz, dass wenigstens andere Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl jederzeit nach Deutschland einreisen können müssen, damit zum Beispiel die Entgegennahme und Zustellungen von rechtsgeschäftlichen Erklärungen gewährleistet sind.

Aber unabhängig von rechtlichen Erwägungen stellen sich auch einige praktische Herausforderungen. Ich empfehle, den Vorstand so zu bilden, dass unabhängig von Einreiseberechtigungen von Vorstandsmitgliedern stets eine rechtsgeschäftliche Vertretung möglich ist.

Beispiel: Der Vorstand eines Vereins besteht aus zwei deutschen Vorstandsmitgliedern und einem Vorstandsmitglied ohne deutschen Pass, das seinen Wohnsitz zur Zeit in Nigeria hat. Ungünstig wäre jetzt eine Regelung in der Satzung, dass stets alle drei Vorstandsmitglieder zur rechtsgeschäftlichen Vertretung erforderlich sind. Sinnvoller ist es, den Vorstandsmitgliedern entweder Alleinvertretungsmacht einzuräumen oder – wenn dies aus guten Gründen nicht gewünscht ist – in der Satzung zu regeln, dass der Verein immer von zwei Vorstandsmitgliedern gemeinsam vertreten wird.

Und natürlich muss auch ein jedes Vorstandsmitglied unabhängig von seiner Nationalität die übertragene Aufgabe erfüllen, also an der Geschäftsführung durch den Vorstand beteiligt werden, an Vorstandssitzungen mitwirken usw. Sinnvoll kann es sein, in der Satzung vorzusehen, dass Beschlüsse des Vorstandes auch per Skype, E-Mail usw. gefasst werden können. Vergessen Sie dann nicht, die so gefassten Beschlüsse auch zu protokollieren/dokumentieren.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Wie bescheinigen Sie Kleinspenden?

Insbesondere im Zusammenhang mit Spendenbescheinigungen stellt sich immer wieder die Frage, was für Kleinspenden gilt. Darunter werden üblicherweise Spenden bis zu einem Betrag von 200 € verstanden. Gerade Spenden in dieser Höhe sind für viele Spender attraktiv. Nutzen Sie daher den erleichterten Spendennachweis. Informieren Sie auch die Spender über die Erleichterungen und motivieren Sie so zu (zusätzlichen) Spenden.

Für Kleinspenden gelten besondere Erleichterungen für den Spendenabzug. Eine formelle Spendenbescheinigung ist nicht erforderlich, damit der Spender seine Spende steuerlich geltend machen kann. Vielmehr reicht als Nachweis für die Spende ein Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts, wenn

  • die Spende 200 € nicht übersteigt und
  • der Empfänger eine inländische juristische Person des öffentlichen Rechts oder eine inländische öffentliche Dienststelle ist oder
  • der Empfänger eine Körperschaft, Personenvereinigung oder Vermögensmasse im Sinne des § fünf Abs. 1 Nummer neun des Körperschaftsteuergesetzes (das sind gemeinnützige Vereine) ist, wenn der steuerbegünstigte Zweck, für den die Zuwendung verwendet wird, und die Angaben über die Freistellung des Empfängers von der Körperschaftsteuer auf einem von ihm hergestellten Beleg aufgedruckt sind und darauf angegeben ist, ob es sich bei der Zahlung um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt oder
  • der Empfänger eine politische Partei im Sinne des § 2 des Parteiengesetzes ist und bei Spenden der Verwendungszweck auf den vom Empfänger hergestellten Beleg aufgedruckt ist.

Das Ganze ergibt sich aus § 50 Einkommenssteuer-Durchführungsverordnung.

Für Ihren Verein bedeutet das, dass sie die Spender darüber informieren müssen, dass sie als gemeinnützige Körperschaft anerkannt wurden und dass es sich bei der Zahlung um eine Spende handelt. Das können Sie zum Beispiel gleich in dem Schreiben machen, indem ihr Verein um Spenden bittet.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Das Problem mit zweckgebundenen Spenden

Im Idealfall werden Ihrem Verein Spenden nicht zweckgebunden zugedacht. Dann müssen Sie sie nur zur Erfüllung der gemeinnützigen Zwecke des Vereins einsetzen. Leider ist das aber nicht immer möglich. Denn oft verbinden Spender eine Zuwendung mit einem konkreten (gemeinnützigen) Zweck.

Beispiel: Der Unternehmer Alexander Otto hat dem Hamburger Sportverein 10 Millionen € für den Bau des HSV-Campus gespendet. Damit soll zu den Bau- und Planungskosten beigetragen werden.

In so einem Fall dürfen die zugewendeten Beträge tatsächlich nur für den vom Spender festgelegten Zweck verwendet werden. Das kann in der Praxis dann problematisch werden, wenn es bei diesem Projekt zu einer Verzögerung kommt. Denn derartige Gelder sind „zeitnah“ zu verwenden. Unter „zeitnah“ versteht man, dass die Ausgaben bis zum Ende des übernächsten Wirtschaftsjahres getätigt sein müssen.

Wenn es zu einer solchen Verzögerung kommt, können Sie mit dem Spender eine Änderung des Verwendungszweckes vereinbaren. Sorgen Sie dann dafür, dass Sie diese Vereinbarung auch belegen können, etwa durch entsprechenden Schriftwechsel.

Eine andere Möglichkeit ist es, wenn Sie bereits beim Spendenaufruf darauf hingewiesen haben, dass die Spenden dem Vereinsvermögen zugeführt werden sollen. Dann ist dies quasi der Zweck der Spende. Nur, wenn der Spender ausdrücklich einen anderen Zweck benannt hat, hilft Ihnen dies nicht weiter.

Behalten Sie unbedingt den oben angesprochenen Zeitrahmen bei der Verwendung von Spenden im Auge. Nehmen Sie gegebenenfalls rechtzeitig mit den Spendern Kontakt auf, um dem Verwendungszweck neu zu definieren.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Umsatzsteuerpflicht der Personalüberlassung zwischen gemeinnützigen Organisationen

In einem Fall des Finanzgerichts Münster ging es um die Frage, ob die Personalgestellung durch einen gemeinnützigen Verein an eine Körperschaft des öffentlichen Rechts zur Förderung eines Projekts der Sozialfürsorge von der USt befreit ist. Das FG Münster hat das bejaht, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen (FG Münster, Urteil vom 15.10.2014 – 5 K 4314/12 U).

Was war das Problem?
Gegen das zuständige Finanzamt geklagt hatte ein eingetragener gemeinnütziger Verein. Er verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne der Abgabenordnung im Bereich der Jugend- und Drogenberatung. Der Verein ist Mitglied im Diakonischen Werk der Evangelischen Kirche in Deutschland e.V., das nach § 23 Nr. 1 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV) als amtlich anerkannter Verband der Wohlfahrtspflege gilt.

Am 31.10.2007 schloss der Verein mit dem Landschaftsverband (L) einen Personalabordnungsvertrag ab. Durch diesen Vertrag verpflichtete sich der Kläger, eine bestimmte Mitarbeiterin L zur inhaltlichen und fachlichen Koordinierung eines Projektes mit dem Namen „XYZ“ zur Verfügung zu stellen. Die Stellung des Vereins als Arbeitgeber blieb durch diesen Personalabordnungsvertrag unberührt, allerdings wurde dem L ein Weisungsrecht eingeräumt. Die Zahlung des Gehalts und der Sozialversicherungsbeiträge erfolgte weiterhin durch den Verein, der allerdings über einen Erstattungsanspruch gegen den L in Höhe der tatsächlichen Aufwendungen verfügte.

Die Mitarbeiterin hatte zuvor im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Verein besondere Kenntnisse im Bereich der Beratung und Aufklärung von Jugendlichen zum Thema Drogenmissbrauch erworben, indem sie an der Entwicklung des Drogenberatungsprogramms „XYZ“ mitwirkte.

Das Finanzamt war der Auffassung, dass die Einnahmen des Vereins aus der Personalgestellung umsatzsteuerpflichtig sind. Nachdem die gegen die Steuerbescheide eingelegten Einsprüche erfolglos blieben, musste das Finanzgericht entscheiden.

Kernaussagen der Entscheidung
Im Ergebnis hab das FG dem Verein recht, folgte aber nicht in allen Punkten seiner Begründung.

Der Verein hatte argumentiert, dass die Personalgestellungsleistung nach § 4 Nr. 18 UStG von der Umsatzsteuer befreit sei. Dem mochte sich das Gericht nicht anschließen. § 4 Nr. 18 UStG lautet:

§ 4 Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen

Von den unter § 1 Abs. 1 Nr. 1 fallenden Umsätzen sind steuerfrei:

….

18. die Leistungen der amtlich anerkannten Verbände der freien Wohlfahrtspflege und der der freien Wohlfahrtspflege dienenden Körperschaften, Personenvereinigungen und Vermögensmassen, die einem Wohlfahrtsverband als Mitglied angeschlossen sind, wenn

a) diese Unternehmer ausschließlich und unmittelbar gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen,

b) die Leistungen unmittelbar dem nach der Satzung, Stiftung oder sonstigen Verfassung begünstigten Personenkreis zugute kommen und

c) die Entgelte für die in Betracht kommenden Leistungen hinter den durchschnittlich für gleichartige Leistungen von Erwerbsunternehmen verlangten Entgelten zurückbleiben.

Steuerfrei sind auch die Beherbergung, Beköstigung und die üblichen Naturalleistungen, die diese Unternehmer den Personen, die bei den Leistungen nach Satz 1 tätig sind, als Vergütung für die geleisteten Dienste gewähren;

Nach Auffassung des Gerichts ist die Personalgestellung an den L ist nicht nach § 4 Nr. 18 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Denn die Leistung der Personalgestellung kommt nicht unmittelbar dem nach der Satzung des Vereins begünstigten Personenkreis zugute (§ 4 Nr. 18 Satz 1 Buchst. b UStG). Das Merkmal der Unmittelbarkeit i.S. von § 4 Nr. 18 Buchst. b UStG ist leistungsbezogen auszulegen, d.h. die Leistung selbst muss den nach der Satzung begünstigten Personenkreis unmittelbar und nicht nur mittelbar zugutekommen (….). Dies sei bei der vorliegend zu beurteilenden Personalgestellung nicht der Fall.

Anders als das Finanzamt ging das Gericht jedoch davon aus, dass die Umsätze, die der Verein aus der Personalgestellung erzielt habe, jedoch in unmittelbarer Anwendung des Art. 132 Abs. 1 Buchst. g der MwStSystRL von der Umsatzsteuer befreit sind.

Steuerbefreiungen für bestimmte, dem Gemeinwohl dienende Tätigkeiten

Artikel 132
(1) Die Mitgliedstaaten befreien folgende Umsätze von der Steuer:

g.) eng mit der Sozialfürsorge und der sozialen Sicherheit verbundene Dienstleistungen und Lieferungen von Gegenständen, einschließlich derjenigen, die durch Altenheime, Einrichtungen des öffentlichen Rechts oder andere von dem betreffenden Mitgliedstaat als Einrichtungen mit sozialem Charakter anerkannte Einrichtungen bewirkt werden;

Es handele sich bei der zu beurteilenden Personalgestellung um eine „eng mit der Sozialfürsorge und der sozialen Sicherheit verbundene Dienstleistung“ im Sinne des Art. 132 Abs. 1 Buchst. g MwStSystRL. Außerdem handele es sich bei dem Verein aufgrund seiner Mitgliedschaft im Diakonischen Werk der Evangelischen Kirche in Deutschland e.V. um eine anerkannte Einrichtung mit sozialem Charakter im Sinne dieser Richtlinienbestimmung.

Das Tatbestandsmerkmal der „engen Verbundenheit“ liege nach der Auffassung des EuGH vor, wenn 4 Voraussetzungen erfüllt sind. In dem zu entscheidenden Fall sei das gegeben:

  1. Die Personalgestellung muss das Mittel darstellen, um unter den bestmöglichen Bedingungen in den Genuss der als Hauptleistung zu kommen. Die Gestellung der konkreten Mitarbeiterin an den L stelle ein Mittel dar, um dem L unter bestmöglichen Bedingungen die Weiterentwicklung bzw. Realisierung des Projektes „XYZ“ zu erlauben.
  2. Sowohl die eigentliche Unterrichtsleistung, als auch die mit ihr eng verbundene Personalgestellung werden von Einrichtungen im Sinne der Richtlinienbestimmung erbracht.

Hierzu führt das Gericht aus: Die Anerkennung des Klägers als Einrichtung mit sozialem Charakter folgt aus seiner Mitgliedschaft im Diakonischen Werk der Evangelischen Kirche in Deutschland e.V., bei dem es sich um einen anerkannten Verband der freien Wohlfahrtspflege nach § 4 Nr. 18 UStG i.V.m. § 23 Nr. 1 UStDV handele. Der L sei eine Körperschaft des öffentlichen Rechts. Er sei damit, soweit er wie im vorliegenden Fall im Bereich der Sozialfürsorge tätig sei, schon kraft seiner Rechtsform als staatlich anerkannte Einrichtung der Sozialfürsorge anzusehen.

  1. Die Personalgestellung ist von solcher Art oder Qualität, dass ohne Rückgriff auf eine derartige Dienstleistung keine Gleichwertigkeit der Zielerreichung gewährleistet wäre.

Das Gericht argumentierte damit, dass die fragliche Mitarbeiterin für den Erfolg des Projektes „XYZ“ von zentraler Bedeutung war. Sie habe dieses Projekt entwickelt, was indiziert, dass erst durch ihre weitere Mitarbeit eine sachgerechte praktische Umsetzung dieses Projektes möglich war. Auch habe sie im Rahmen der Umsetzung des Projektes eine leitende Funktion eingenommen. Dies folgt u. a. aus dem Umstand, dass sie auf den Internetseiten des L als Projektkoordinatorin vorgestellt wird. Umstände, die für eine nur untergeordnete Bedeutung der Tätigkeit sprechen, seien nicht ersichtlich. Außerdem folge aus dem Abordnungsvertrag, dass sie nur in der genannten Funktion eingesetzt und nicht zu anderen Funktionen herangezogen werden“ dürfe. Es seien keine Umstände erkennbar, die darauf hindeuten, dass der Vertrag anders als vorgesehen umgesetzt worden ist.

  1. Die Personalgestellung ist nicht im Wesentlichen auf die Erzielung zusätzlicher Einnahmen gerichtet und wird nicht in unmittelbarem Wettbewerb zu gewerblichen Unternehmen erbracht.

Auch dieses Merkmal war nach Ansicht des Finanzgerichts erfüllt. Die Personalgestellung sei nicht im Wesentlichen auf die Erzielung zusätzlicher Einnahmen gerichtet und erfolgte nicht in unmittelbarem Wettbewerb zu gewerblichen Unternehmen. Denn der Verein habe damit keine zusätzlichen Einnahmen erzielt. § 3 des Personalabordnungsvertrages sehe lediglich eine Weiterberechnung der Personalkosten vor; ein Gewinnaufschlag sei nicht vorgesehen. Auch sei nicht ersichtlich, dass die Personalgestellung zu gewerblichen Unternehmen in unmittelbaren Wettbewerb trete. Es existierte nach Überzeugung des Gerichts kein gewerblicher Markt für Projekte der Sozialfürsorge wie das vorliegend betroffene Projekt.

Schließlich folgte das FG auch der Auffassung des Finanzamtes nicht, dass eine Personalgestellung nur dann von der Umsatzsteuer befreit sei, wenn sich die Personalgestellung als Nebenleistung zu einer anderen umsatzsteuerbefreiten Leistung darstelle, die von dem entsendenden Unternehmen gleichzeitig erbracht werde. Diese Forderung lasse sich der Rechtsprechung des EuGH nicht entnehmen.

Das bedeutet für die Praxis
Bei Umsatzsteuerfragen – nicht nur für gemeinnützige Vereine – lohnt sich immer auch ein Blick in die europarechtliche MwStSystRL, die nicht immer ausreichend berücksichtigt wird. Insoweit bietet sich die Beratung durch einen im Verbandssteuerrecht erfahrenen Steuerberater an.

Die MwStSystRL sieht auch für andere Tätigkeitsbereiche Steuerbefreiungen vor, so z. B. für Tätigkeiten im Bereich von Bildung und Erziehung.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Keine Spendenbescheinigungen für Aufnahmegebühren

Aufnahmegebühren sind keine Spenden. Als Vorstand dürfen Sie also dafür auch keine Spendenbescheinigung (oder wie es im Amtsdeutsch heißt: Zuwendungsbestätigung) ausstellen. Andernfalls kommen der Verein und unter Umständen Sie selbst in die gesetzliche Spendenhaftung.

Ganz wichtig: um eine Spende handelt es sich immer nur dann, wenn der Spender, der Zuwendende, dem Empfänger etwas freiwillig zukommen lässt. Sehen aber die Satzung und die Regularien für Beiträge verpflichtende Aufnahmegebühren vor, handelt es sich nicht mehr um eine freiwillige Spende. Denn schließlich ist diese Aufnahmegebühr dann Voraussetzung dafür, dass der Spender eine Gegenleistung erhält, nämlich die Mitgliedschaft im Verein.

Die Bezeichnung ist nicht entscheidend
Dabei ist es völlig unerheblich, wie diese Zahlung bezeichnet wird. Auch wenn Ihre Beitragsordnung eine “Beitrittsspende“ oder Ähnliches verpflichtend vorsieht, gilt nichts anderes. Nur dadurch, dass Sie eine Geldzahlung als „Spende“ bezeichnen, wird diese noch nicht zur Spende im Sinne des § 10b Einkommensteuergesetz. Entscheidend ist die Freiwilligkeit.

Sie können eine Beitrittsspende o. ä. empfehlen
S
olange die Beitrittsspende nicht verpflichtend ist, dürfen Sie den potenziellen neuen Mitgliedern aber nahe legen, mit dem Beitritt eine Spende zu zahlen. Solange die Beitrittswilligen selber darüber entscheiden, ob und gegebenenfalls in welcher Höhe sie diesen Betrag leisten, handelt es sich um eine Spende. In diesem Fall dürfen Sie dann auch eine Spendenbescheinigung ausstellen.

Vorsicht Falle: 75 % Regelung
Problematisch wird es dann, wenn mehr als 75 % der Eintretenden eine solche „Spende“ leisten. Dann nimmt die Finanzverwaltung schnell an, dass es sich eben doch nicht um eine freiwillige Leistung, sondern um eine verpflichtende handelt.

Allerdings gibt es eine Hintertür: Diese 75 % Regelung löst eine widerlegbare Vermutung aus. Sie können also das Finanzamt unter Umständen doch davon überzeugen, dass es sich um eine freiwillige Spende handelt, wenn mehr als 75 % der Beigetretenen eine Beitrittsspende oder einen ähnlich bezeichneten Beitrag leisten. Allerdings sind Sie dann in der Bringschuld, d.h.: Die Argumente für die Freiwilligkeit müssen dann von Ihrem Verein kommen. Das Finanzamt darf erst einmal davon ausgehen, dass es sich um keine freiwillige Leistung handelt. Das Ganze birgt natürlich das Risiko, dass dieser Nachweis nicht gelingt. Dann sind Sie wieder in der Spendenhaftung.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Neue Regelungen für Zuwendungen an Vereinsmitglieder ab 01.01.2015?

Eine Änderung der Lohnsteuerrichtlinien führt zu Unsicherheit bei Vereinen und Verbänden. Mit der Änderung wurden die Grenzbeträge für Aufmerksamkeiten, Arbeitsessen und Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen mit Wirkung zum 1. Januar 2015 angehoben. Die Grenze ist insoweit von 40 € auf 60 € erhöht worden. Die Übertragung auf Zuwendungen an Mitgliedern ist jedoch nicht sicher geklärt.

Mit den Lohnsteuerrichtlinien wird festgestellt, dass Aufmerksamkeiten, Arbeitsessen und Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen bis zu einer Höhe von 60 € (früher 40 €) nun steuerrechtlich keinen Arbeitslohn darstellen. Aufmerksamkeiten in diesem Sinne sind Sachzuwendungen bis zu einem Wert von 60 €, die dem Arbeitnehmer oder seinen Angehörigen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zugewendet werden. Ein typisches Beispiel hierfür sind Geburtstagsgeschenke.

Auch für Aufmerksamkeiten an Mitglieder wurde in der Regel ein Betrag von 40 € akzeptiert. Die Grundlage dafür ist im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu finden, dort in Ziffer 9 zu § 55 Abs. 1 Nr. 1 Abgabenordnung:

  1. Mitglieder dürfen keine Zuwendungen aus Mitteln der Körperschaft erhalten.
  2. Dies gilt nicht, soweit es sich um Annehmlichkeiten handelt, wie sie im Rahmen der Betreuung von Mitgliedern allgemein üblich und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen sind.

Als „angemessen“ hatte sich auch insoweit ein Betrag von 40 € etabliert, der Betrag aus den LStR wurde entsprechend angewendet.

Das Problem dabei: Rechtlich verbindlich festgelegt ist es allerdings nicht, dass insoweit stets die gleiche Grenze gilt wie in den LStR. Wenn Sie ganz sicher gehen wollen, stimmen Sie daher mit dem zuständigen Finanzamt ab, ob es auch für Zuwendungen an Mitglieder im Sinne des AEAO Ziffer 9 zu § 55 AO einen Betrag von 60 € akzeptiert.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

Keine gesetzlich vorgeschriebene Kassenprüfung in gemeinnützigen Vereinen

In vielen Vereinen gehört sie zum Jahresprogramm: die Kassen- oder Rechnungsprüfung. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie allerdings nicht. Weder das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) noch die Abgabenordnung (AO) schreiben für Vereine und Verbände eine Kassenprüfung vor. Das gilt sowohl für gemeinnützige Vereine und Verbände als auch für nicht gemeinnützige Organisationen.

Zwar wird immer mal wieder diskutiert, ob – ähnlich wie bei Genossenschaften – entweder für alle Vereine oder aber für alle Vereine ab einer bestimmten Größenordnung Pflichtprüfungen vorgesehen sein sollen. Durchsetzen konnten sich diese Gedanken bisher noch nicht.

Aber auch, wenn es keine gesetzliche Grundlage für die Kassen- oder Rechnungsprüfung gibt, ist möglicherweise sie trotzdem erforderlich. Denn wenn die Satzung des Vereins sie vorschreibt, so gilt dies verbindlich. Mit anderen Worten: Prüfen Sie die Satzung.

Es hat einen guten Grund, dass in vielen Vereinen die Kassen- oder Rechnungsprüfung in der Satzung vorgeschrieben ist. Denn der Vorstand hat umfassende Vermögensbetreuungsbefugnisse. Diese korrespondieren allerdings auch damit, dass er die Vermögensinteressen des Vereins wahrzunehmen hat. Die Mitgliederversammlung wiederum hat nur eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten während des laufenden Jahres. Die Kassen- oder Rechnungsprüfer haben daher die Aufgabe, im Auftrag der Mitglieder zu beobachten, ob die Kassenführung ordnungsgemäß erfolgt. Zusammen mit dem Geschäftsbericht des Vorstandes (inklusive Finanzbericht) bildet der Bericht der Rechnungsprüfer in der Regel die Grundlage für die Entscheidung über die Entlastung des Vorstands.

Eine sinnvolle Regelung der Kassen- oder Rechnungsprüfung in der Satzung sollte mindestens folgende Punkte beinhalten:

  • konkrete Aufgabe der Prüfer
  • Voraussetzungen für die Wählbarkeit
  • Beschränkung der Wiederwahlmöglichkeiten
  • Regelung für den Ausfall eines Rechnungsprüfers
  • Anzahl der Rechnungsprüfungen
  • Mitwirkungspflichten des Vorstandes.

Die Satzung kann auch vorsehen, dass eine Prüfung durch einen externen Sachverständigen (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater) zu erfolgen hat. Auch das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sinnvoll dürfte dies wegen der zu erwartenden Kosten allenfalls bei Verbänden mit einem gewissen Finanzvolumen sein.

Gerade bei Vereinen, die im hohen Maß auf Spenden oder öffentliche Zuschüsse angewiesen sind, ist eine Satzungsregelung zur Kassen- oder Rechnungsprüfung sinnvoll. Denn diese trägt zur Vertrauensbildung bei den Spendern oder sonstigen Mittelgebern bei.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung de

Welche Unterlagen Sie zum Jahreswechsel 2014/2015 entsorgen dürfen

Das Archiv der Vereinsunterlagen nimmt oftmals erheblichen Platz ein. Gerade kleinere Vereine, die nur ein kleines Büro haben oder bei denen die Vereinsgeschäfte in den Privaträumen der Vorstandsmitglieder abgewickelt werden, stehen dann oftmals vor Problemen. Daher sollte die Archivierung auf die gesetzlich notwendigen Unterlagen beschränkt werden. Das macht das Archiv zudem übersichtlicher.

Unterscheiden Sie sechs und zehnjährige Aufbewahrungsfristen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, aus der Sie in alphabetischer Reihenfolge entnehmen können, welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen. Dabei werden nicht in jedem Verein alle Unterlagen vorhanden sein, so stellt sich z. B.die Frage nach der Archivierung von Sozialversicherungsmeldungen und Lohnlisten nur dann, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden.

Unterlagen Aufbewahrungspflicht  für einen Zeitraum von …. Jahren Unterlagen aus dem Jahr …. und früher können entsorgt werden
Angebote 6 2008
Auftragsbestätigungen 6 2008
Ausgangsrechnungen 10 2004
Bankbelege 10 2004
Bankbürgschaften 6 2008
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6 2008
Bestellungen 6 2008
Betriebsprüfungsberichte 6 2008
Bewertungsunterlagen 10 2004
Bewirtungsbelege 10 2004
Bilanzen (Jahresbilanz) 10 2004
Bilanzprotokoll (EDV) 10 2004
Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) 10 2004
Buchungsanweisungen 10 2004
Buchungsbelege 10 2004
Buchungsprotokolle (EDV) 10 2004
Buchführungsprotokolle 10 2004
Computerausdrucke mit Kontoauszügen 10 2004
Darlehensunterlagen 6 2008
Datenflusspläne für die EDV-Buchführung 10 2004
Dauerauftragsunterlagen 6 2008
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 2004
Depotauszüge 10 2004
Depotbücher 10 2004
Disketten mit gespeicherten Buchungsunterlagen 10 2004
Disketten mit gespeicherten Handelsbüchern 10 2004
Disketten mit gespeicherten Inventaren 10 2004
Disketten mit gespeicherten Lageberichten 10 2004
Disketten mit gespeicherten Buchungsanweisungen 10 2004
EDV-Journal 10 2004
Eingangsrechnungen 10 2004
Eröffnungsbilanz 10 2004
Fahrtberichte 6 2008
Fahrtenbücher 10 2004
Fahrtkostenerstattungsbelege 6 2008
Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10 2004
Finanzberichte 6 2008
Gebäude- und Grundstücksunterlagen 6 2008
Gehaltskonten 6 2008
Gehaltslisten 10 2004
Geschäftsberichte 10 2004
Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) 6 2008
Geschenkbelege 6 2008
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) 10 2004
Grundbuchauszüge 10 2004
Gutschriften 10 2004
Jahresabschlüsse 10 2004
Jahresabschlusserläuterungen 10 2004
Jahresabschlusslisten 10 2004
Journale 10 2004
Kassenberichte 10 2004
Kassenbücher und –blätter 10 2004
Kassenzettel 6 2008
Kontenpläne 10 2004
Kontenregister 10 2004
Kontoauszüge 10 2004
Lohnbelege 6 2008
Lohnkonten 6 2008
Lohnlisten 10 2004
Lohnunterlagen 6 2008
Magnetbänder mit Buchungsfunktion 10 2004
Mahnbescheide 6 2008
Mahnschreiben 6 2008
Mietunterlagen 6 2008
Mikrofilme mit Buchungsbelegen 10 2004
Mikrofilme mit Geschäftsbriefen 6 2008
Nachnahmebelege 6 2008
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 2004
Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) 6 2008
Portokassenbücher 10 2004
Postbankbelege 10 2004
Preislisten 6 2008
Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm 10 2004
Prozessakten 6 2008
Quittungen 10 2004
Rechnungen 10 2004
Reisekostenabrechnungen 10 2004
Rentenversicherungsunterlagen 6 2008
Repräsentationskostenbelege 10 2004
Sachkonten 10 2004
Saldenbestätigungen 10 2004
Saldenbilanzen 10 2004
Schecks 10 2004
Scheckunterlagen 6 2008
Schuldtitel 10 2004
Sparprämienunterlagen 6 2008
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 2004
Spendenbescheinigungen 10 2004
Steuerunterlagen 10 2004
Steuererklärungen 10 2004
Telefonkostenbelege 6 2008
Überstundenlisten 6 2008
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2004
Vermögensverzeichnis 10 2004
Vermögenswirksame Leistungen 6 2008
Versicherungspolicen 6 2008
Verträge 10 2004
Werbegeschenknachweise 10 2004
Zahlungsanweisungen 10 2004
Zinsabrechnungen 10 2004
Zwischenbilanzen 10 2004

Diese Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Rechtlicher Hinweis: Eine Vernichtung der Unterlagen ist nicht erlaubt, wenn diese noch für bereits begonnene Verfahren wie z. B. Betriebsprüfungen oder Straf- bzw. Klageverfahren erforderlich sind.

Es müssen sowohl erhaltene als auch versandte Angebote usw. aufbewahrt werden, ggf. in Kopie. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten entsprechend für Unterlagen und Korrespondenz, die nur als Email vorliegen. Wenn die Buchhaltung per EDV erledigt wird, müssen das Programm und die EDV-Unterlagen gleichfalls während des Aufbewahrungszeitraums zur Verfügung stehen. Beachten Sie das beim Wechsel auf neue Programme.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Was ist eine nebenberufliche Tätigkeit bei Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale?

Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit in einem Verein können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Die Details ergeben sich in erster Linie aus:

  • § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz (EStG) – sogenannter Übungsleiterfreibetrag von 2.400 €/Jahr
  • § 3 Nr. 26a EStG – sogenannte Ehrenamtspauschale, 720 €/Jahr.

Gemeinsamer Nenner: „nebenberuflich“
Die Voraussetzungen sind nicht identisch. Gemeinsam haben diese beiden Möglichkeiten allerdings, dass eine nebenberufliche Tätigkeit vorliegen muss.

Was unter „nebenberuflich“ in diesem Zusammenhang zu verstehen ist, ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 21. November 2014 (Az.: IV C 4 – S 2121/07/0010 :032 – DOK 2014/0847902). Neben anderen Regelungen zu steuerfreien Einnahmen aus ehrenamtlicher Tätigkeit wird hier der Begriff „nebenberuflich“ definiert:

Um eine nebenberufliche Tätigkeit im Sinne der § 3 Nr. 26/26a EStG wird eine Tätigkeit verstanden, die bezogen auf das Kalenderjahr nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs in Anspruch nimmt.

Arbeitszeit ist entscheidend
Dabei kommt es auf die Arbeitszeit an, nicht auf die Frage, ob auch ein Hauptberuf ausgeübt wird. Daher können auch Hausfrauen, Studenten, Rentner, Arbeitslose usw., die keinen Hauptberuf ausüben, Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit im Sinne des § 3 Nr. 26/ 26a EStG haben.

So weit, erst einmal so einfach. Schwieriger wird es, wenn der Zahlungsempfänger/Steuerpflichtige mehrere verschiedene Tätigkeiten ausübt, für die die Steuererleichterungen nach § 3 Nr. 26/ 26a EStG in Betracht kommen. Dann sind gleichartige Tätigkeiten zusammenzufassen, wenn sie sich nach der Verkehrsanschauung als Ausübung eines einheitlichen Hauptberuf darstellen.

Das BMF gibt hierzu ein Beispiel. So sind die Erledigung der Buchführung und die Erledigung der entsprechenden Aufzeichnungen von jeweils weniger als einem Drittel der Arbeitszeit einer Vollzeitbürokraft zusammenzurechnen. Damit soll vermieden werden, dass die eigentlich für nebenberufliche Tätigkeiten gedachten Steuererleichterungen auch gewährt werden müssen, wenn die Arbeitsgebiete künstlich aufgeteilt werden.

Gleichfalls zur Vermeidung von Manipulationen dient ein weiterer Grundsatz. Eine Tätigkeit wird nicht nebenberuflich ausgeübt, wenn sie als Teil der Haupttätigkeit anzusehen ist. Damit soll
z. B. vermieden werden, dass aus dem Arbeitsgebiet der in dem obigen Beispiel erwähnten Bürokraft die Buchführungsaufgaben herausgenommen werden und ihr diese als Nebentätigkeit dann wieder zugeschoben werden. Das Ziel solcher Konstruktionen wäre, die Einnahmen für die Buchführung (zumindest teilweise) steuerfrei zu gestalten. Daher weist das BMF ausdrücklich darauf hin, dass die Zusammenrechnung auch erfolgt, wenn eine formale Trennung der haupt- und nebenberuflichen selbstständigen oder nicht selbständigen Tätigkeiten für denselben Arbeitgeber ( = Verein) erfolgt. Voraussetzung für die Zusammenrechnung ist, dass beide Tätigkeiten gleichartig sind und die Nebentätigkeit unter ähnlichen organisatorischen Bedingungen wie die Haupttätigkeit ausgeübt wird. Das gilt auch dann, wenn der Steuerpflichtige mit der Nebentätigkeit eine ihm aus seinem Dienstverhältnis faktisch oder rechtlich obliegende Nebenpflicht erfüllt.

Faustformel für nebenberufliche Tätigkeiten: Es handelt sich um eine nebenberufliche Tätigkeit iSd § 3 Nr. 26/26a EStG, wenn bezogen auf das Kalenderjahr nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeitkraft eingesetzt wird. Sowohl bei mehreren Tätigkeiten als auch bei mehreren Rechtsverhältnissen (Hauptjob, Nebenjob) ist dagegen Vorsicht geboten.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Spendenquittung – Verwenden Sie unbedingt die amtlichen Formulare

Das Spenden für gemeinnützige Organisationen ist in Deutschland für viele Menschen selbstverständlich. Nichtsdestotrotz wird die Spendenquittung (im Amtsdeutsch: Zuwendungsbestätigung) gerne genutzt, um die persönliche Steuerlast zu reduzieren. Denn Spenden an gemeinnützige Organisationen sind nach § 10 b Einkommensteuergesetz innerhalb bestimmter Grenzen von der Steuer absetzbar.

Voraussetzung dafür ist eine von der gemeinnützigen Organisation ausgestellte Spendenbescheinigung. Bei der Gestaltung dieser Spendenbescheinigungen sind den Vereinen allerdings klare Grenzen gesetzt. Sie dürfen eine Spendenbescheinigung nicht einfach so gestalten, wie es ihnen sinnvoll erscheint. Vielmehr veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen regelmäßig in sogenannten BMF-Schreiben Anforderungen, die für steuerwirksame Spendenbescheinigungen verbindlich sind. Nur mit einer solchen Spendenbescheinigung wird dem Spender der Steuerabzug gelingen. Vereine sollten daher unbedingt die jeweils aktuellen amtlichen Spendenbescheinigungen verwenden, um die Spender nicht zu verärgern. Zurzeit aktuell ist das BMF-Schreiben vom 7.11.2013 (IV C 4 – S 2223/07/0018 :005 – DOK 2013/0239390), das unter anderen hier zum Download bereit steht.

Muster für verschiedene Arten von Zuwendungsbestätigungen, die den aktuellen Anforderungen entsprechen, finden Sie im Formular-Management-System  des Bundesministeriums der Finanzen, wenn Sie dort im Suchfeld das Stichwort „Zuwendungsbestätigung“ eingeben.

Vorsicht mit der Spendenhaftung Fehler im Zusammenhang mit Spenden können übrigens den Verein und unter Umständen sogar dem Vorstand persönlich teuer zu stehen kommen. § 10 b EStG regelt in seinem Abs. 4 etwas versteckt die Spendenhaftung. Die Regelung lautet auszugsweise:

„4) … Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Bestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer. Diese ist mit 30 Prozent des zugewendeten Betrags anzusetzen. In den Fällen des Satzes 2 zweite Alternative (Veranlasserhaftung) ist vorrangig der Zuwendungsempfänger in Anspruch zu nehmen; die in diesen Fällen für den Zuwendungsempfänger handelnden natürlichen Personen sind nur in Anspruch zu nehmen, wenn die entgangene Steuer nicht nach § 47 der Abgabenordnung erloschen ist und Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Zuwendungsempfänger nicht erfolgreich sind. …“

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Ehrenamt und Umsatzsteuer: BMF sorgt für Klarheit

Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten können unter gewissen Voraussetzungen umsatzsteuerpflichtig sind. § 4 Nr. 26 Umsatzsteuergesetz (UStG) bestimmt aber, dass Umsätze aus ehrenamtliche Tätigkeit von der Umsatzsteuer befreit sind. Die entscheidende Frage ist mithin, was unter ehrenamtlicher Tätigkeit im Sinne des Umsatzsteuergesetzes zu verstehen ist. Mit BMF-Schreiben vom 29. August 2014 (Aktenzeichen IV D 3-S 7185/09/10001-0 4, 2014/0762143) hat das BMF auf die Unsicherheit in der Verbandswelt reagiert und Klarheit geschaffen.

Entsprechend der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes sind ehrenamtliche Tätigkeiten alle Aktivitäten, die in einem anderen Gesetz als dem UStG ausdrücklich als ehrenamtliche Tätigkeit bezeichnet werden und nach dem allgemeinem Sprachgebrauch als ehrenamtlich gelten. Entscheidend ist, dass die Tätigkeit

  • nicht zum eigennütziges Erwerbsstreben ausgeübt wird
  • nicht hauptberuflich ausgeübt wird
  • für eine fremdnützig bestimmte Einrichtung ausgeübt wird.

Sofern Aufwandsentschädigungen nur pauschal bezahlt werden, ist es nach Auffassung des BMF für die Umsatzsteuerbefreiung ausreichend, wenn sich aus einem Vertrag, der Satzung oder einem ordnungsgemäß zustande gekommenen Gremienbeschluss ergibt, wie viele Stunden der ehrenamtlich Tätige pro Woche oder Monat durchschnittlich für den Verein oder Verband tätig ist. Entscheidend ist das sich aus der Höhe der Pauschale und dem vereinbarten Zeitaufwand ergibt, dass die beiden maßgeblichen Grenzen für die Umsatzsteuerbefreiung eingehalten sind. Entscheidend dafür ist, dass

  • die Aufwandsentschädigung nicht mehr als 50 €/Stunde beträgt
  • eine Jahresobergrenze von 17.500 € eingehalten wird.

Für die Glaubhaftmachung des tatsächlichen Zeitaufwands des ehrenamtlich Tätigen ist es nicht erforderlich, dass jede einzelne Stunde akribisch nachgewiesen wird. Erforderlich ist es allerdings, dass der ehrenamtlich Tätige die Häufigkeit seiner ehrenamtlichen Einsätze und deren durchschnittliche Dauer benennen kann.

Bei der Anzahl der belegten Stunden ist nach Auffassung des BMF zu beachten, dass die ehrenamtliche Tätigkeit sich nicht zum Hauptberuf entwickle. Das könne selbst dann geschehen, wenn der ehrenamtlich Tätige bereits einen Hauptberuf ausübe. In diesem Zusammenhang ist es also quasi möglich, dass jemand zwei Hauptberufe ausübt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Rückständige Vereinsbeiträge aus 2011 verjähren zum 31.12.2014

Vorstände eines gemeinnützigen Vereins sind u.a. dafür verantwortlich, den Verein so zu organisieren, dass er alle ihm zustehenden Gelder erhält. Zu diesen Geldern gehören auch die satzungsgemäßen Mitgliedsbeiträge.

Die Gemeinnützigkeit ist in Gefahr, wenn der Vereinsbetrieb so organisiert ist, dass der Verein die ihm zustehenden Gelder nicht erhält. Denn schließlich soll der Verein mit seinen steuerbegünstigten Finanzen gemeinnützige Zwecke erfüllen und die ihm zustehenden Gelder für diese Zwecke einsetzen. Bei der Organisation des Vereins ist daher darauf zu achten, dass offene Beitragsforderungen möglichst nicht verjähren.

Vereinsbeiträge verjähren nach drei Jahren, wobei die Frist am Ende des Jahres zu laufen beginnt, in dem die Forderung entstanden ist. Mithin verjähren mit Ablauf des 31.12.2014 noch nicht bezahlte Mitgliedsbeiträge aus den Monaten Januar – Dezember des Jahres 2011.

Vorstände sollten prüfen, ob es entsprechende Außenstände gibt und ob diese mit Aussicht auf Erfolg weiterverfolgt werden können. Wenn diese Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, sind Maßnahmen zur Verhinderung der Verjährung erforderlich. Ein Mahnschreiben des Vereins reicht dazu nicht. Wenn das Mitglied nicht freiwillig und schriftlich erklärt, dass es auf die Erhebung der Einrede der Verjährung in Bezug auf die Beitragsforderungen aus dem Jahr 2011 verzichtet, ist die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheides bis zum 31.12.2014 der sicherste Weg. Die damit verbundenen Kosten hat das Mitglied, das mit der Beitragszahlung aus 2011 in Verzug ist, zu tragen. Der Verein tritt insoweit allerdings in Vorkasse. Mehr Informationen zu dem Verfahren finden sich im Internet unter www.mahngerichte.de. Der Verein kann den Antrag auf einen gerichtlichen Mahnbescheid selbst stellen; ein Rechtsanwalt ist dazu nicht erforderlich.

RA Heiko Klages, www.2k-verbandsberatung.de