Welche Unterlagen Sie zum Jahreswechsel 2014/2015 entsorgen dürfen

Das Archiv der Vereinsunterlagen nimmt oftmals erheblichen Platz ein. Gerade kleinere Vereine, die nur ein kleines Büro haben oder bei denen die Vereinsgeschäfte in den Privaträumen der Vorstandsmitglieder abgewickelt werden, stehen dann oftmals vor Problemen. Daher sollte die Archivierung auf die gesetzlich notwendigen Unterlagen beschränkt werden. Das macht das Archiv zudem übersichtlicher.

Unterscheiden Sie sechs und zehnjährige Aufbewahrungsfristen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, aus der Sie in alphabetischer Reihenfolge entnehmen können, welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen. Dabei werden nicht in jedem Verein alle Unterlagen vorhanden sein, so stellt sich z. B.die Frage nach der Archivierung von Sozialversicherungsmeldungen und Lohnlisten nur dann, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden.

Unterlagen Aufbewahrungspflicht  für einen Zeitraum von …. Jahren Unterlagen aus dem Jahr …. und früher können entsorgt werden
Angebote 6 2008
Auftragsbestätigungen 6 2008
Ausgangsrechnungen 10 2004
Bankbelege 10 2004
Bankbürgschaften 6 2008
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6 2008
Bestellungen 6 2008
Betriebsprüfungsberichte 6 2008
Bewertungsunterlagen 10 2004
Bewirtungsbelege 10 2004
Bilanzen (Jahresbilanz) 10 2004
Bilanzprotokoll (EDV) 10 2004
Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) 10 2004
Buchungsanweisungen 10 2004
Buchungsbelege 10 2004
Buchungsprotokolle (EDV) 10 2004
Buchführungsprotokolle 10 2004
Computerausdrucke mit Kontoauszügen 10 2004
Darlehensunterlagen 6 2008
Datenflusspläne für die EDV-Buchführung 10 2004
Dauerauftragsunterlagen 6 2008
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 2004
Depotauszüge 10 2004
Depotbücher 10 2004
Disketten mit gespeicherten Buchungsunterlagen 10 2004
Disketten mit gespeicherten Handelsbüchern 10 2004
Disketten mit gespeicherten Inventaren 10 2004
Disketten mit gespeicherten Lageberichten 10 2004
Disketten mit gespeicherten Buchungsanweisungen 10 2004
EDV-Journal 10 2004
Eingangsrechnungen 10 2004
Eröffnungsbilanz 10 2004
Fahrtberichte 6 2008
Fahrtenbücher 10 2004
Fahrtkostenerstattungsbelege 6 2008
Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10 2004
Finanzberichte 6 2008
Gebäude- und Grundstücksunterlagen 6 2008
Gehaltskonten 6 2008
Gehaltslisten 10 2004
Geschäftsberichte 10 2004
Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) 6 2008
Geschenkbelege 6 2008
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) 10 2004
Grundbuchauszüge 10 2004
Gutschriften 10 2004
Jahresabschlüsse 10 2004
Jahresabschlusserläuterungen 10 2004
Jahresabschlusslisten 10 2004
Journale 10 2004
Kassenberichte 10 2004
Kassenbücher und –blätter 10 2004
Kassenzettel 6 2008
Kontenpläne 10 2004
Kontenregister 10 2004
Kontoauszüge 10 2004
Lohnbelege 6 2008
Lohnkonten 6 2008
Lohnlisten 10 2004
Lohnunterlagen 6 2008
Magnetbänder mit Buchungsfunktion 10 2004
Mahnbescheide 6 2008
Mahnschreiben 6 2008
Mietunterlagen 6 2008
Mikrofilme mit Buchungsbelegen 10 2004
Mikrofilme mit Geschäftsbriefen 6 2008
Nachnahmebelege 6 2008
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 2004
Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) 6 2008
Portokassenbücher 10 2004
Postbankbelege 10 2004
Preislisten 6 2008
Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm 10 2004
Prozessakten 6 2008
Quittungen 10 2004
Rechnungen 10 2004
Reisekostenabrechnungen 10 2004
Rentenversicherungsunterlagen 6 2008
Repräsentationskostenbelege 10 2004
Sachkonten 10 2004
Saldenbestätigungen 10 2004
Saldenbilanzen 10 2004
Schecks 10 2004
Scheckunterlagen 6 2008
Schuldtitel 10 2004
Sparprämienunterlagen 6 2008
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 2004
Spendenbescheinigungen 10 2004
Steuerunterlagen 10 2004
Steuererklärungen 10 2004
Telefonkostenbelege 6 2008
Überstundenlisten 6 2008
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2004
Vermögensverzeichnis 10 2004
Vermögenswirksame Leistungen 6 2008
Versicherungspolicen 6 2008
Verträge 10 2004
Werbegeschenknachweise 10 2004
Zahlungsanweisungen 10 2004
Zinsabrechnungen 10 2004
Zwischenbilanzen 10 2004

Diese Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Rechtlicher Hinweis: Eine Vernichtung der Unterlagen ist nicht erlaubt, wenn diese noch für bereits begonnene Verfahren wie z. B. Betriebsprüfungen oder Straf- bzw. Klageverfahren erforderlich sind.

Es müssen sowohl erhaltene als auch versandte Angebote usw. aufbewahrt werden, ggf. in Kopie. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten entsprechend für Unterlagen und Korrespondenz, die nur als Email vorliegen. Wenn die Buchhaltung per EDV erledigt wird, müssen das Programm und die EDV-Unterlagen gleichfalls während des Aufbewahrungszeitraums zur Verfügung stehen. Beachten Sie das beim Wechsel auf neue Programme.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung