Erleichterungen bei Aufwandsspenden bekannt gemacht

Aufwandsspenden sind eine verkürzte Form der Geldspende. Relevant wird dies, wenn der Spender einen Zahlungsanspruch gegen einen gemeinnützigen Verein hat. Statt diesen erst auszahlen zu lassen und anschließend den Betrag zurück zu spenden, kann er auch gleich auf die Auszahlung verzichten. Über den per solchen Verzicht gespendeten Betrag kann der gemeinnützige Verein eine Spendenbescheinigung ausstellen. Rechtsgrundlage ist § 10b Abs. 3 Satz 4 EStG

Um den Missbrauch solcher Aufwandspenden zu vermeiden, setzt die Finanzverwaltung allerdings einige Rahmenbedingungen für solche Spenden. Bekannt gegeben werden diese über entsprechende Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF-Schreiben).

Zu diesen Vorgaben gehörte auch eine zeitliche Vorgabe, die mit BFM-Schreiben vom  25.11.2014 (IV C 4 – S 2223/07/0010 :005) veröffentlicht wurde. Danach war die erforderliche Verzichtserklärung des Spenders bezogen auf Auszahlung des ihm zustehenden Betrags nur dann zeitnah im Sinne des Gemeinnützigkeitsrechts, wenn sie innerhalb von 3 Monaten (bei einmaligen Spenden) oder bei einer regelmäßigen Spende (z. B. einer Aufwandsentschädigung) alle 3 Monate wiederholt wird.

Das wurde in der Praxis als sehr bürokratisch empfunden und wegen des hohen Verwaltungsaufwandes kritisiert. Daher wurde dies mit BMF-Schreiben vom 24.8.2016 geändert.

Die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben in dem BMF-Schreiben vom 24. August 2016 zu Aufwandsspenden Voraussetzungen für die Anerkennung des steuerlichen Abzugs von Aufwand aus „regelmäßigen Tätigkeiten“ klargestellt. Die Regelung gilt für alle offenen Fälle. Wie bisher können Ansprüche auf einen Aufwendungsersatz oder eine Vergütung nur dann als Spende zum Abzug zugelassen werden,  wenn sie ernsthaft eingeräumt sind und nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts stehen.

Wesentliche Indizien für die Ernsthaftigkeit von Ansprüchen auf Aufwendungsersatz oder einer Vergütung sind auch die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zur Fälligkeit des Anspruchs und die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Zuwendungsempfängers. Bei regelmäßigen Tätigkeiten der Spender werden die Steuerverwaltungen der Länder die Verzichtserklärung dann noch als zeitnah einordnen,  wenn der Verzicht innerhalb eines Jahres nach Fälligkeit des Anspruchs erklärt wird. Regelmäßig ist eine Tätigkeit dabei, wenn sie gewöhnlich monatlich ausgeübt wird. Für einmalige Aufwandsspenden bleibt es bei der Drei-Monatsfrist aus dem BMF-Schreiben vom 24.8.2016.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Neues Urteil zur Spendenhaftung ist schlecht für Vereine

Ein neues Urteil des FG Niedersachsen (FG Niedersachsen, Urteil vom 15.01.2015, 14 K 85/13) beschäftigt sich u. a. mit der Frage, unter welchen Voraussetzungen die für die Spendenhaftung erforderliche grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Daneben schafft es Klarheit zu der Frage, was gilt, wenn nur ein niedrigerer Schaden entstanden ist. Die Entscheidung ist in beiden Punkten nachteilig für Vereine und Verbände und deren Verantwortliche.

Vorsicht mit Rückspenden und Aufwandsspenden
Ein Gemeindemitarbeiter hatte für ehrenamtlich erbrachte Arbeitsleistungen beim Bau eines Feuerwehrgerätehauses Spendenbescheinigungen ausgestellt. Bei der Berechnung der zu bescheinigenden „Spende“ legte er einen Stundensatz zugrunde. Entsprechende Vereinbarungen oder Zusagen für Vergütungen gab es jedoch nicht.

Insgesamt ging es um sieben Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) mit einem Gesamtbetrag in Höhe von fast 25.000 €. Die Empfänger der Zuwendungsbescheinigungen hatten diese bei der jeweiligen Steuererklärung steuerlich geltend gemacht. Dies führte zu entsprechenden Sonderausgabenabzug.

Daraufhin erließ das Finanzamt einen Haftungsbescheid gegen die Gemeinde über 30 % des „Spendenbetrages“.

Die Gemeinde wollte dies nicht akzeptieren und klagte gegen das Finanzamt. Zur Begründung trug sie vor, der zuständige Mitarbeiter habe jedenfalls nicht grob fahrlässig gehandelt. Denn die steuerrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit Aufwandsspenden seien zu komplex, um einen Verwaltungsmitarbeiter, der bei ihrer Bearbeitung Fehler mache, grobe Fahrlässigkeit zu unterstellen.

Außerdem dürfe der gesetzlich vorgesehene pauschale Betrag von 30 % Spendenhaftung nicht in Ansatz gebracht werden, da der Sonderausgabenabzug nur einen niedrigeren Schaden ausgelöst hatte.

Finanzgericht hatte wenig Verständnis
Das Finanzgericht sah die Sache allerdings in beiden Punkten anders.

Es bewertete das Verhalten des Gemeindemitarbeiters als grob fahrlässig. Grob fahrlässig handele derjenige, der die gebotene und zumutbare Sorgfalt im ungewöhnlichen Maße und nicht entschuldbarerweise verletze. Diese Voraussetzungen seien dann erfüllt,

  • wenn der Handelnde unbeachtet gelassen habe, was im gegebenen Fall jedem hätte einleuchten müssen, oder
  • wenn er die einfachsten, ganz nahe liegenden Überlegungen nicht anstelle.

Die Frage, ob für ehrenamtliche Arbeitsstunden Spendenbescheinigungen ausgestellt werden dürften, sei keine steuerliche Frage, die selten vorkomme oder schwierig zu beantworten sei. Die entsprechenden Kenntnisse dürften nach Ansicht des Finanzgerichts von jedem erwartet werden, der mit der Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen befasst sei. (Hinweis: Die Anforderungen an Rück- und Aufwandsspenden ergeben sich aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25.11.2014, das Sie u.a. hier herunterladen können)

Auch hinsichtlich der Höhe des geltend gemachten Ersatzanspruches hatte das Finanzgericht kein Mitleid mit der Gemeinde. Es sei nicht erforderlich, dass die Höhe des Schadens durch das Finanzamt konkret ermittelt werde. Vielmehr fingiere § 10b Abs. 4 Satz 3 Einkommenssteuergesetz die Höhe des Schadens mit 30 % des bescheinigten Betrages. Aufgrund dieser Regelung komme es nicht darauf an, ob der tatsächliche Schaden höher oder niedriger ausgefallen sei.

Risiko ist auch für Vereine und Ihre Vorstände hoch
Das Urteil hat auch Bedeutung für Vereine, die Spendenbescheinigungen ausstellen. Zum einen ist festzuhalten, dass die Annahme von grober Fahrlässigkeit beim Ausstellen von Spendenbescheinigungen grundsätzlich sehr schnell erfolgt. Unsicherheit oder Unwissenheit reicht in keinem Fall, um die grobe Fahrlässigkeit zu vermeiden. Vielmehr wird dann gefordert, dass der Handelnde sich rechtzeitig zu informieren hat.

Andere Entscheidungen belegen, dass interne Regelungen erforderlich sind, um zu vermeiden, dass nicht ausreichend informierte Personen Zuwendungsbescheinigungen ausstellen können. Ist dies dennoch der Fall, wird schnell von einem mindestens grob fahrlässigen Organisationsverschulden ausgegangen.

Bei Vorliegen der Voraussetzungen der Spendenhaftung ist nach dieser Entscheidung, die auf den klaren Gesetzeswortlaut beruht, keine Möglichkeit gegeben, einen niedrigeren Prozentsatz als 30 % anzusetzen. Das gilt selbst dann, wenn der tatsächliche Steuerschaden geringer ist, zum Beispiel weil der Spender nur einen geringeren Steuersatz hat.

Insgesamt droht den Vorständen auch persönliche Haftung gegenüber dem Verein, wenn sie in derartigen Fällen den Umgang mit Spendenbescheinigungen nicht ausreichend organisieren und überwachen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Neue Regelungen für Aufwandsspenden und Rückspenden

In der Praxis gemeinnütziger Vereine kommt es immer wieder zu sogenannten Aufwandsspenden. Darunter versteht man Spenden, die dadurch geleistet werden, dass jemand, der einen Anspruch gegen den Verein hat (zum Beispiel als Empfänger der Übungsleiterpauschale), auf diesen Anspruch verzichtet. Dafür erhält er dann eine Spendenbescheinigung (Zuwendungsbestätigung) in gleicher Höhe, die er bei seiner persönlichen Steuererklärung als Sonderausgabe nach § 10 b EStG geltend macht.

Das Bundesministerium der Finanzen hat in seinem Schreiben vom 25. November 2014 (Aktenzeichen  IV C 4 – S-2223 / 07 / 0010 :005) wichtige Grundsätze für die Behandlung von Aufwandsspenden formuliert. Zielrichtung dieser Grundsätze ist es in erster Linie, Missbrauch und damit ungerechtfertigte Steuervorteile zu vermeiden. Die in dem BMF-Schreiben niedergelegten Grundsätze finden ab dem 1. Januar 2015 Anwendung. Bis zum 31. Dezember 2014 ist das BMF-Schreiben vom 7. Juni 1999 (IV C vier – S 2223-111/99) anzuwenden.

Aufwendungsersatzansprüche und Aufwandsspenden bei Satzungsgrundlage

Das BMF hat in dem Schreiben zunächst dargestellt, dass Aufwendungsersatzansprüche Gegenstand von solchen Aufwandsspenden sein können. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass der entsprechende Aufwendungsersatzanspruch durch einen Vertrag oder die Satzung des Vereins eingeräumt worden ist.

Unbedingt erforderlich ist es weiter, dass diese Vereinbarung bereits besteht, bevor mit der zu dem Aufwand führenden Tätigkeit begonnen wurde.

Die Anerkennung eines Aufwendungsersatzanspruches ist auch in Fällen eines rechtsgültigen Vorstandsbeschlusses möglich, wenn der Vorstand dazu durch eine Regelung in der Satzung ermächtigt wurde.

Ausgeschlossen ist eine nachträgliche rückwirkende Begründung von Ersatzpflichten, zum Beispiel durch eine rückwirkende Satzungsänderung.

Aufwendungsersatzansprüche auf Grundlage von Reisekostenordnungen

Besonders typisch sind Aufwandsspenden im Zusammenhang mit Reisekosten. Das BMF weist ausdrücklich darauf hin, dass Aufwendungsersatzansprüche, die sich aus auf einer entsprechenden Satzungsermächtigung beruhenden Vereinsordnung (zum Beispiel Reisekostenordnung) ergeben, Ansprüchen aus einer Satzung gleichgestellt sind.

Ansprüche auf Aufwendungsersatz müssen ernsthaft sein

Ansprüche auf Aufwendungsersatz oder sogar eine Vergütung müssen ernsthaft eingeräumt sein. Sie dürfen nicht von vornherein unter der Bedingung des Verzichts stehen.

Wesentliches Indiz für die Ernsthaftigkeit von Ansprüchen auf Aufwendungsersatz oder eine Vergütung ist auch die zeitliche Nähe der Verzichtserklärung zum Zeitpunkt der Fälligkeit des Anspruchs. Das BMF-Schreiben geht davon aus, dass die Verzichtserklärung dann noch zeitnah in diesem Sinne ist, wenn bei einmaligen Ansprüchen innerhalb von drei Monaten und bei einer regelmäßigen Tätigkeit alle drei Monate ein Verzicht erklärt wird. Vereine sollten ihre Aufwandsspender zur regelmäßigen Abrechnung und Verzichtserklärung auffordern.

Auch die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit des Zuwendungsempfängers (des Vereins) gehört dazu. Der Verein muss in der Lage sein, den Anspruch, auf den verzichtet wird, tatsächlich zu erfüllen. Das ist zum Beispiel dann nicht der Fall, wenn fünf Übungsleiter auf die Auszahlung des ihnen zustehenden Übungsleiterfreibetrages von jeweils 2.400 €/Jahr verzichten (gleich 12.000 €) der Verein aber nur über ein Jahresbudget ohne Rücklagen von 8.000 € verfügt. Aus der fehlenden Leistungsfähigkeit wird dann geschlossen, dass der Anspruch (der Übungsleiterfreibetrag) in der Erwartung vereinbart wurde, dass auf diesen verzichtet wird. Oder – um es wörtlich aus dem BMF-Schreiben zu zitieren –:

„Die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit ist anzunehmen, wenn der Zuwendungsempfänger ungeachtet eines späteren Verzichts durch den Zuwendenden bei prognostischer Betrachtung zum Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs auf den Aufwendungsersatz oder die Vergütung wirtschaftlich in der Lage ist, die eingegangene Verpflichtung zu erfüllen. Wird auf einen Anspruch verzichtet, muss dieser auch im Zeitpunkt des Verzichts tatsächlich werthaltig sein. Nur dann kommt ein Abzug als steuerbegünstigte Zuwendung in Betracht.

Sofern der Verein im Zeitpunkt der Einräumung des Anspruchs auf einen Aufwendungsersatz oder eine Vergütung wirtschaftlich in der Lage ist, die eingegangene Verpflichtung zu erfüllen, kann regelmäßig davon ausgegangen werden, dass der Anspruch im Zeitpunkt des Verzichts noch werthaltig ist. Etwas anderes gilt nur dann, wenn sich die finanziellen Verhältnisse des Vereins im Zeitraum zwischen der Einräumung des Anspruchs und dem Verzicht wesentlich verschlechtert haben.

Von der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit ist immer dann auszugehen, wenn die Körperschaft offensichtlich über genügend liquide Mittel bzw. sonstiges Vermögen verfügt, das zur Begleichung der eingegangenen Verpflichtung herangezogen wird. Dabei ist keine Differenzierung nach steuerbegünstigtem Tätigkeitsbereich (ideelle Tätigkeit, Zweckbetrieb), steuerfreie Vermögensverwaltung oder steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb vorzunehmen.“

Leistungen dürfen nicht im eigenen Interesse des Spenders ausgeführt werden

Das BMF formuliert ausdrücklich, dass die von der spendenempfangsberechtigten Einrichtung (das ist der Verein) erteilten Aufträge und die mit deren Ausführung entstehenden Aufwendungen weder ganz noch zum Teil im eigenen Interesse des Zuwendenden (Auftrag ausführenden, Spendern) ausgeführt oder getätigt werden dürfen. Die Leistungen müssen vielmehr zur Erfüllung des Satzungszweckes des Vereins dienen.

Tatsächlicher Geldfluss ist nicht erforderlich

Bei dem nachträglichen Verzicht auf den Ersatz der Aufwendung bzw. auf einen sonstigen Anspruch handelt es sich um eine Geldspende. Es ist nicht erforderlich, dass tatsächlich Geld zwischen dem Verein und dem Zuwendenden hin und her fließt. Der Verein muss also nicht zum Beispiel zunächst die Übungsleiterpauschale auszahlen, die der Empfänger der Übungsleiterpauschale dann später wieder zurückspendet. Auch ohne diesen tatsächlichen Geldfluss ist es möglich, dem Zuwendenden eine Zuwendungsbestätigung (Spendenbescheinigung) über eine Geldzuwendung zu erteilen. In dieser sind auch ausdrückliche Angaben darüber zu machen, ob es sich um den Verzicht auf die Erstattung von Aufwendungen handelt.

Aufwendungen müssen erforderlich gewesen sein.

Schließlich darf eine Zuwendungsbestätigung nur dann ausgestellt werden, wenn sich der Ersatzanspruch auf Aufwendungen bezieht, die zur Erfüllung der satzungsmäßigen Zwecke des Vereins erforderlich waren.

Höhe der bescheinigten Zuwendung

Für die Höhe der Zuwendung ist der vereinbarte Ersatzanspruch maßgeblich. Der Verein ist verpflichtet, durch geeignete Unterlagen im Einzelnen belegen zu können, dass die Höhe der bescheinigten Zuwendung identisch ist mit der Höhe des Aufwendungsersatzanspruches. Zu hoch ausgestellte Bescheinigungen können zum Verlust der Gemeinnützigkeit führen.

„Normale“ Spendenquittungen ausstellen

Die Spendenquittung für Aufwandsspenden ist die ganz normale Zuwendungsbestätigung, die Vereine auch sonst ausstellen. Wichtig ist, dass die jeweils aktuellen Spendenquittungen verwendet werden. Diese ergeben sich aus einen jeweils vom BMF veröffentlichten Schreiben, im Dezember 2014 sind z.B. die Muster entsprechend dem BMF-Schreiben vom 7.11.2013 zu verwenden. Dabei ist anzukreuzen, dass es sich bei der Spende um einen Verzicht auf den Ersatz von Aufwendungen handelt.

RA Heiko Klages, 2k-verbandsberatung