Zusammenarbeit von Haupt- und Ehrenamtlichen

Kooperation von Haupt- und Ehrenamtlichen als Gestaltungsaufgabe – Ein Leitfaden für die Praxis

Wie können Ehren- und Hauptamtliche gut zusammenarbeiten? Ein neuer Leitfaden vom BMfSFJ gibt dafür Anregungen. „Der Leitfaden ‚Kooperation von Haupt- und Ehrenamtlichen als Gestaltungsaufgabe‘ enthält Win-win-Strategien und Beispiele guter Praxis zur Konfliktbewältigung und bietet Lösungen, wie man „Stolpersteine“ vermeidet und Qualitätssicherung einführt. Er gibt Tipps zum Abbau von Ängsten und Vorbehalte in der Kooperation von Haupt- und Ehrenamtlichen, zur Balance von Be- und Entlastungen beider Akteure sowie zur Verbesserung von Verlässlichkeit und PlanbarDkeit. (Quelle: BMFSFJ)

Download: http://www.bmfsfj.de/BMFSFJ/Service/publikationen,did=223070.html?

Dürfen Mitarbeiter des Vereins in den Vorstand gewählt werden?

Mitarbeiter des Vereins kennen sich in den Angelegenheiten des Vereins besonders gut aus. Dann liegt es nahe, sie auch in den Vorstand des Vereins zu wählen, um dieses Wissen dort zu nutzen. Hinzu kommt, dass es nicht in jedem Verein leicht ist, jemanden zu finden, der sich ehrenamtlich engagieren will. Viele Vorstände fragen sich daher, ob die Wahl von Mitarbeitern in den Vorstand zulässig ist und wenn ja, was dabei zu beachten ist.

Es gibt drei wesentliche Aspekte, die in diesem Komplex zu beachten sind. Sie sind aber glücklicherweise nicht weiter kompliziert.

  1. Prüfen Sie die Satzungslage

Zunächst sollten Sie in der Satzung prüfen, ob dort etwas zu dieser Frage geregelt ist. Gelegentlich finden sich Formulierungen wie „Mitarbeiter des Vereins sind nicht in den Vorstand wählbar“ oder ähnlich. Dann ist die Antwort relativ einfach. Die Satzung gibt eine klare Vorgabe, die zu befolgen ist.

In den meisten Satzungen finden sich allerdings keine Regelungen zu dieser Frage. Dann ist es grundsätzlich möglich, dass auch ein Mitarbeiter in den Vorstand gewählt wird. Das gilt, wenn er auch andere Kriterien, die die Satzung für Vorstandsmitglieder vorschreibt, erfüllt. Ein typisches Beispiel dafür ist eine Regelung wie „Der Vorstand besteht aus drei von der Mitgliederversammlung gewählten Vereinsmitgliedern“. Dann ist ein Mitarbeiter nur dann in den Vorstand wählbar, wenn er auch Vereinsmitglied ist.

Die Faustformel lautet also: „Solange die Satzung das nicht ausdrücklich verbietet, können Mitarbeiter unter den gleichen Voraussetzungen wie andere Personen in den Vorstand gewählt werden“.

  1. Sorgen Sie für klare Aufgabentrennung

Sie müssen jedoch einen wesentlichen Punkt beachten. Regeln Sie klar, welche Tätigkeiten der Mitarbeiter im Rahmen seines Arbeitsvertrages zu erfüllen hat und welche Tätigkeiten zu seinem Vorstandsjob gehören. Das ist deshalb wichtig, weil er nur für die Tätigkeiten im Rahmen des Arbeitsvertrages bezahlt wird. Hinzu kommt, dass für die beiden verschiedenen Aufgabenbereiche unterschiedliche Haftungsmaßstäbe gelten können. Am besten schaffen Sie Stellenbeschreibungen, aus denen sich jeweils ergibt, was in den Arbeitsvertrag gehört und was ehrenamtliche Tätigkeit ist.

  1. Beachten Sie die Grenzen bei Beschlussfassung und Vertretung des Vereins

Ein Vorstandsmitglied darf an der Beschlussfassung im Vorstand nicht mitwirken, wenn es bei der Beschlussfassung um die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und dem Verein geht. § 34 BGB verbietet dies ausdrücklich, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Beispiel: Ein befristet eingestellter Mitarbeiter ist in den Vorstand gewählt worden. Die Befristung läuft in den nächsten Wochen aus, so dass sich der Vorstand mit der Frage beschäftigt, ob das befristete Arbeitsverhältnis verlängert wird. Bei der Beschlussfassung über die Verlängerung der Befristung darf der Mitarbeiter/Vorstandsmitglied nicht mit abstimmen, da es um die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm geht.

Eine ähnliche Regelung besteht beim Vertragsschluss. § 181 BGB verbietet es, dass jemand einen Vertrag auf der einen Seite als Vorstandsmitglied des Vereins unterschreibt und auf der anderen Seite sich bei dem Vertragsschluss selbst vertritt.

Beispiel: Wenn der Vorstand im obigen Beispiel die Verlängerung des befristeten Arbeitsvertrages beschlossen hat, darf der befristet eingestellte Mitarbeiter/Vorstandsmitglied den Arbeitsvertrag nicht auf beiden Seiten unterschreiben. Das gilt selbst dann, wenn er ansonsten alleinvertretungsberechtigt wäre. Erforderlich ist, dass er auf der einen Seite den Vertrag als Arbeitnehmer unterschreibt. Auf Seiten des Vereins unterschreiben andere Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl und Zusammensetzung. Schauen Sie hierzu in ihre Satzung.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

Was ist eine nebenberufliche Tätigkeit bei Übungsleiterfreibetrag und Ehrenamtspauschale?

Einnahmen aus einer nebenberuflichen Tätigkeit in einem Verein können unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei sein. Die Details ergeben sich in erster Linie aus:

  • § 3 Nr. 26 Einkommensteuergesetz (EStG) – sogenannter Übungsleiterfreibetrag von 2.400 €/Jahr
  • § 3 Nr. 26a EStG – sogenannte Ehrenamtspauschale, 720 €/Jahr.

Gemeinsamer Nenner: „nebenberuflich“
Die Voraussetzungen sind nicht identisch. Gemeinsam haben diese beiden Möglichkeiten allerdings, dass eine nebenberufliche Tätigkeit vorliegen muss.

Was unter „nebenberuflich“ in diesem Zusammenhang zu verstehen ist, ergibt sich aus dem BMF-Schreiben vom 21. November 2014 (Az.: IV C 4 – S 2121/07/0010 :032 – DOK 2014/0847902). Neben anderen Regelungen zu steuerfreien Einnahmen aus ehrenamtlicher Tätigkeit wird hier der Begriff „nebenberuflich“ definiert:

Um eine nebenberufliche Tätigkeit im Sinne der § 3 Nr. 26/26a EStG wird eine Tätigkeit verstanden, die bezogen auf das Kalenderjahr nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit eines vergleichbaren Vollzeiterwerbs in Anspruch nimmt.

Arbeitszeit ist entscheidend
Dabei kommt es auf die Arbeitszeit an, nicht auf die Frage, ob auch ein Hauptberuf ausgeübt wird. Daher können auch Hausfrauen, Studenten, Rentner, Arbeitslose usw., die keinen Hauptberuf ausüben, Einnahmen aus nebenberuflicher Tätigkeit im Sinne des § 3 Nr. 26/ 26a EStG haben.

So weit, erst einmal so einfach. Schwieriger wird es, wenn der Zahlungsempfänger/Steuerpflichtige mehrere verschiedene Tätigkeiten ausübt, für die die Steuererleichterungen nach § 3 Nr. 26/ 26a EStG in Betracht kommen. Dann sind gleichartige Tätigkeiten zusammenzufassen, wenn sie sich nach der Verkehrsanschauung als Ausübung eines einheitlichen Hauptberuf darstellen.

Das BMF gibt hierzu ein Beispiel. So sind die Erledigung der Buchführung und die Erledigung der entsprechenden Aufzeichnungen von jeweils weniger als einem Drittel der Arbeitszeit einer Vollzeitbürokraft zusammenzurechnen. Damit soll vermieden werden, dass die eigentlich für nebenberufliche Tätigkeiten gedachten Steuererleichterungen auch gewährt werden müssen, wenn die Arbeitsgebiete künstlich aufgeteilt werden.

Gleichfalls zur Vermeidung von Manipulationen dient ein weiterer Grundsatz. Eine Tätigkeit wird nicht nebenberuflich ausgeübt, wenn sie als Teil der Haupttätigkeit anzusehen ist. Damit soll
z. B. vermieden werden, dass aus dem Arbeitsgebiet der in dem obigen Beispiel erwähnten Bürokraft die Buchführungsaufgaben herausgenommen werden und ihr diese als Nebentätigkeit dann wieder zugeschoben werden. Das Ziel solcher Konstruktionen wäre, die Einnahmen für die Buchführung (zumindest teilweise) steuerfrei zu gestalten. Daher weist das BMF ausdrücklich darauf hin, dass die Zusammenrechnung auch erfolgt, wenn eine formale Trennung der haupt- und nebenberuflichen selbstständigen oder nicht selbständigen Tätigkeiten für denselben Arbeitgeber ( = Verein) erfolgt. Voraussetzung für die Zusammenrechnung ist, dass beide Tätigkeiten gleichartig sind und die Nebentätigkeit unter ähnlichen organisatorischen Bedingungen wie die Haupttätigkeit ausgeübt wird. Das gilt auch dann, wenn der Steuerpflichtige mit der Nebentätigkeit eine ihm aus seinem Dienstverhältnis faktisch oder rechtlich obliegende Nebenpflicht erfüllt.

Faustformel für nebenberufliche Tätigkeiten: Es handelt sich um eine nebenberufliche Tätigkeit iSd § 3 Nr. 26/26a EStG, wenn bezogen auf das Kalenderjahr nicht mehr als ein Drittel der Arbeitszeit einer vergleichbaren Vollzeitkraft eingesetzt wird. Sowohl bei mehreren Tätigkeiten als auch bei mehreren Rechtsverhältnissen (Hauptjob, Nebenjob) ist dagegen Vorsicht geboten.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung