Vorsicht, wenn Sie anderen Vereinen Mitarbeiter für ein Projekt überlassen

Vereinskooperationen sind oftmals üblich und sinnvoll. Werden dabei auch Mitarbeiter gegen Erstattung der Personalkosten überlassen, droht eine umsatzsteuerliche Falle, die berücksichtigt werden muss. Das ergibt sich aus einem aktellen Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH – Urteil vom 4.1.2016 – V R 56/14)

Was war das Problem?
Zur Durchführung eines Projekts stellte ein Verein einem Verband, in dem er Mitglied war, eine Mitarbeiterin zur Verfügung. Diese sollte das Projekt bei dem Verband inhaltlich und fachlich koordinieren. Die Mitarbeiterin war weiter bei dem Verein angestellt. Dieser zahlte auch ihr Gehalt und führte die Sozialversicherungsbeiträge ab. Allerdings erstattete der Verband diese Kosten in gleicher Höhe. Das Finanzamt sah hierin eine umsatzsteuerpflichtige Leistung und verlangte die Ab-führung des Umsatzsteueranteils von dem Verein.

Kernaussagen der Entscheidung
Der Bundesfinanzhof gab dem Finanzamt in letzter Instanz recht. Er hielt die Personalgestellung für eine umsatzsteuerpflichtige entgeltliche Leistung. Dabei komme es nicht darauf an, welche Tätigkeiten im Rahmen der Personalüberlassung ausgeübt werden.

Unbeachtlich war für die BFH-Richter auch, dass der Verband eine Einrichtung mit sozialem Charakter war. Genauso war es unbeachtlich, dass es sich letztendlich um Leistungen im Rahmen der Sozialfürsorge handelte. Die Kostenerstattung war als Entgelt für die Personalgestellung umsatzsteuerpflichtig.

Das bedeutet für die Praxis
Durch diese Entscheidung wird die Personalüberlassung deutlich schwieriger. Der Verein als Zahlungsempfänger muss damit rechnen, dass er auf dem empfangenen Betrag die Umsatzsteuer abführen muss. Das gilt auch dann, wenn diese nicht ausdrücklich ausgewiesen ist und es sich um eine reine Kostenerstattung im Verhältnis 1:1 handelt.

Beteiligte Vereine werden zu prüfen haben, wie sie die zusätzliche Umsatzsteuerbelastung auffangen wollen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Vereinbaren Sie Befristungen bei Arbeitsverträgen immer schriftlich

Befristete Arbeitsverträge sind in vielen Vereinen und Verbänden gang und gäbe. Das gilt insbesondere dann, wenn drittmittelfinanzierte Projekte zu erledigen sind. In der Regel kann und soll dann das dafür benötigte Personal nur so lange beschäftigt werden, wie das Projekt bzw. die Projektfinanzierung läuft. Das lässt sich mit einem befristeten Arbeitsvertrag erreichen

Die rechtlichen Vorgaben für befristete Arbeitsverträge ergeben sich aus dem Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG). Dieses Gesetz unterscheidet zwei unterschiedliche Formen von Befristungen, nämlich einerseits die rein zeitliche Befristung und andererseits eine Zweckbefristung. Die Voraussetzungen dafür sind etwas unterschiedlich und im Gesetz genau dargestellt.

Befristungen immer schriftlich
Eine typische Fehlerquelle gibt es allerdings. Vorstände von Vereinen laufen immer wieder in diese Falle. Auch, wenn Sie sich mit dem Mitarbeiter noch so gut verstehen: Befristungen sind nur und ausschließlich dann wirksam, wenn sie schriftlich vereinbart sind. Das Fatale dabei ist, dass bei Fehlen der schriftlichen Befristungsvereinbarung nur die Befristung unwirksam ist, der restliche Arbeitsvertrag hingegen ist wirksam. Die Folge ist, dass zwischen Arbeitnehmer und Verein ein unbefristeter Arbeitsvertrag besteht. Fällt jetzt die Drittmittelfinanzierung oder sonstige Förderung weg, so muss das Arbeitsverhältnis nach den normalen Regeln des Arbeitsrechts gekündigt werden. Das kann unter anderem wegen der dann vielleicht erforderlichen Sozialauswahl zu erheblichen Problemen führen.

Vereinbaren Sie Befristungen daher immer schriftlich. Das bedeutet, dass sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber den Arbeitsvertrag mit der Befristungsabrede unterschreiben müssen.

Wichtig bei Verlängerungen
Eine weitere typische Falle lauert bei Verlängerungen von befristeten Arbeitsverträgen. Hier kommt es entscheidend auf den Zeitpunkt an, zu dem beide Seiten die Verlängerung unterschrieben haben. Denn auch die Verlängerung einer Befristung bedarf der Schriftform. Entscheidend ist, dass beide Unterschriften vorliegen, bevor der erste Vertrag ausläuft. Das gilt auch dann, wenn zum Beispiel eine der beiden Seiten im Urlaub ist. Beginnen Sie mit den Verhandlungen über die Verlängerung daher so rechtzeitig, dass Sie unbedingt noch vor Ablauf der ersten Befristung die Verlängerung von beiden Seiten unterschrieben bekommen.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung