Keine gesetzlich vorgeschriebene Kassenprüfung in gemeinnützigen Vereinen

In vielen Vereinen gehört sie zum Jahresprogramm: die Kassen- oder Rechnungsprüfung. Gesetzlich vorgeschrieben ist sie allerdings nicht. Weder das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) noch die Abgabenordnung (AO) schreiben für Vereine und Verbände eine Kassenprüfung vor. Das gilt sowohl für gemeinnützige Vereine und Verbände als auch für nicht gemeinnützige Organisationen.

Zwar wird immer mal wieder diskutiert, ob – ähnlich wie bei Genossenschaften – entweder für alle Vereine oder aber für alle Vereine ab einer bestimmten Größenordnung Pflichtprüfungen vorgesehen sein sollen. Durchsetzen konnten sich diese Gedanken bisher noch nicht.

Aber auch, wenn es keine gesetzliche Grundlage für die Kassen- oder Rechnungsprüfung gibt, ist möglicherweise sie trotzdem erforderlich. Denn wenn die Satzung des Vereins sie vorschreibt, so gilt dies verbindlich. Mit anderen Worten: Prüfen Sie die Satzung.

Es hat einen guten Grund, dass in vielen Vereinen die Kassen- oder Rechnungsprüfung in der Satzung vorgeschrieben ist. Denn der Vorstand hat umfassende Vermögensbetreuungsbefugnisse. Diese korrespondieren allerdings auch damit, dass er die Vermögensinteressen des Vereins wahrzunehmen hat. Die Mitgliederversammlung wiederum hat nur eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten während des laufenden Jahres. Die Kassen- oder Rechnungsprüfer haben daher die Aufgabe, im Auftrag der Mitglieder zu beobachten, ob die Kassenführung ordnungsgemäß erfolgt. Zusammen mit dem Geschäftsbericht des Vorstandes (inklusive Finanzbericht) bildet der Bericht der Rechnungsprüfer in der Regel die Grundlage für die Entscheidung über die Entlastung des Vorstands.

Eine sinnvolle Regelung der Kassen- oder Rechnungsprüfung in der Satzung sollte mindestens folgende Punkte beinhalten:

  • konkrete Aufgabe der Prüfer
  • Voraussetzungen für die Wählbarkeit
  • Beschränkung der Wiederwahlmöglichkeiten
  • Regelung für den Ausfall eines Rechnungsprüfers
  • Anzahl der Rechnungsprüfungen
  • Mitwirkungspflichten des Vorstandes.

Die Satzung kann auch vorsehen, dass eine Prüfung durch einen externen Sachverständigen (Wirtschaftsprüfer, Steuerberater) zu erfolgen hat. Auch das ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sinnvoll dürfte dies wegen der zu erwartenden Kosten allenfalls bei Verbänden mit einem gewissen Finanzvolumen sein.

Gerade bei Vereinen, die im hohen Maß auf Spenden oder öffentliche Zuschüsse angewiesen sind, ist eine Satzungsregelung zur Kassen- oder Rechnungsprüfung sinnvoll. Denn diese trägt zur Vertrauensbildung bei den Spendern oder sonstigen Mittelgebern bei.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung de

Welche Unterlagen Sie zum Jahreswechsel 2014/2015 entsorgen dürfen

Das Archiv der Vereinsunterlagen nimmt oftmals erheblichen Platz ein. Gerade kleinere Vereine, die nur ein kleines Büro haben oder bei denen die Vereinsgeschäfte in den Privaträumen der Vorstandsmitglieder abgewickelt werden, stehen dann oftmals vor Problemen. Daher sollte die Archivierung auf die gesetzlich notwendigen Unterlagen beschränkt werden. Das macht das Archiv zudem übersichtlicher.

Unterscheiden Sie sechs und zehnjährige Aufbewahrungsfristen. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht, aus der Sie in alphabetischer Reihenfolge entnehmen können, welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen. Dabei werden nicht in jedem Verein alle Unterlagen vorhanden sein, so stellt sich z. B.die Frage nach der Archivierung von Sozialversicherungsmeldungen und Lohnlisten nur dann, wenn Mitarbeiter beschäftigt werden.

Unterlagen Aufbewahrungspflicht  für einen Zeitraum von …. Jahren Unterlagen aus dem Jahr …. und früher können entsorgt werden
Angebote 6 2008
Auftragsbestätigungen 6 2008
Ausgangsrechnungen 10 2004
Bankbelege 10 2004
Bankbürgschaften 6 2008
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6 2008
Bestellungen 6 2008
Betriebsprüfungsberichte 6 2008
Bewertungsunterlagen 10 2004
Bewirtungsbelege 10 2004
Bilanzen (Jahresbilanz) 10 2004
Bilanzprotokoll (EDV) 10 2004
Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) 10 2004
Buchungsanweisungen 10 2004
Buchungsbelege 10 2004
Buchungsprotokolle (EDV) 10 2004
Buchführungsprotokolle 10 2004
Computerausdrucke mit Kontoauszügen 10 2004
Darlehensunterlagen 6 2008
Datenflusspläne für die EDV-Buchführung 10 2004
Dauerauftragsunterlagen 6 2008
Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlage) 10 2004
Depotauszüge 10 2004
Depotbücher 10 2004
Disketten mit gespeicherten Buchungsunterlagen 10 2004
Disketten mit gespeicherten Handelsbüchern 10 2004
Disketten mit gespeicherten Inventaren 10 2004
Disketten mit gespeicherten Lageberichten 10 2004
Disketten mit gespeicherten Buchungsanweisungen 10 2004
EDV-Journal 10 2004
Eingangsrechnungen 10 2004
Eröffnungsbilanz 10 2004
Fahrtberichte 6 2008
Fahrtenbücher 10 2004
Fahrtkostenerstattungsbelege 6 2008
Fehlerprotokolle bei EDV-Buchführung 10 2004
Finanzberichte 6 2008
Gebäude- und Grundstücksunterlagen 6 2008
Gehaltskonten 6 2008
Gehaltslisten 10 2004
Geschäftsberichte 10 2004
Geschäftsbriefe (soweit nicht für die Besteuerung bedeutsam) 6 2008
Geschenkbelege 6 2008
Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresbilanz) 10 2004
Grundbuchauszüge 10 2004
Gutschriften 10 2004
Jahresabschlüsse 10 2004
Jahresabschlusserläuterungen 10 2004
Jahresabschlusslisten 10 2004
Journale 10 2004
Kassenberichte 10 2004
Kassenbücher und –blätter 10 2004
Kassenzettel 6 2008
Kontenpläne 10 2004
Kontenregister 10 2004
Kontoauszüge 10 2004
Lohnbelege 6 2008
Lohnkonten 6 2008
Lohnlisten 10 2004
Lohnunterlagen 6 2008
Magnetbänder mit Buchungsfunktion 10 2004
Mahnbescheide 6 2008
Mahnschreiben 6 2008
Mietunterlagen 6 2008
Mikrofilme mit Buchungsbelegen 10 2004
Mikrofilme mit Geschäftsbriefen 6 2008
Nachnahmebelege 6 2008
Organisationsunterlagen der EDV-Buchführung 10 2004
Pachtunterlagen (siehe auch Verträge) 6 2008
Portokassenbücher 10 2004
Postbankbelege 10 2004
Preislisten 6 2008
Programmbeschreibung für das Buchführungsprogramm 10 2004
Prozessakten 6 2008
Quittungen 10 2004
Rechnungen 10 2004
Reisekostenabrechnungen 10 2004
Rentenversicherungsunterlagen 6 2008
Repräsentationskostenbelege 10 2004
Sachkonten 10 2004
Saldenbestätigungen 10 2004
Saldenbilanzen 10 2004
Schecks 10 2004
Scheckunterlagen 6 2008
Schuldtitel 10 2004
Sparprämienunterlagen 6 2008
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 10 2004
Spendenbescheinigungen 10 2004
Steuerunterlagen 10 2004
Steuererklärungen 10 2004
Telefonkostenbelege 6 2008
Überstundenlisten 6 2008
Umsatzsteuervoranmeldungen 10 2004
Vermögensverzeichnis 10 2004
Vermögenswirksame Leistungen 6 2008
Versicherungspolicen 6 2008
Verträge 10 2004
Werbegeschenknachweise 10 2004
Zahlungsanweisungen 10 2004
Zinsabrechnungen 10 2004
Zwischenbilanzen 10 2004

Diese Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Rechtlicher Hinweis: Eine Vernichtung der Unterlagen ist nicht erlaubt, wenn diese noch für bereits begonnene Verfahren wie z. B. Betriebsprüfungen oder Straf- bzw. Klageverfahren erforderlich sind.

Es müssen sowohl erhaltene als auch versandte Angebote usw. aufbewahrt werden, ggf. in Kopie. Die Aufbewahrungsvorschriften gelten entsprechend für Unterlagen und Korrespondenz, die nur als Email vorliegen. Wenn die Buchhaltung per EDV erledigt wird, müssen das Programm und die EDV-Unterlagen gleichfalls während des Aufbewahrungszeitraums zur Verfügung stehen. Beachten Sie das beim Wechsel auf neue Programme.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Prämie für die freiwillige Versicherung im Ehrenamt bei der VBG wird etwas teurer

Die Verwaltungsberufsgenossenschaft (VBG) erhöht erstmals seit rund 10 Jahren den Jahresbeitrag für die freiwillige Versicherung ehrenamtlich Tätiger. Vorstandsmitglieder von Vereinen, gewählte Ehrenamtsträger gemeinnütziger Vereine oder auch ehrenamtlich Engagierte in politischen Parteien und Gremien von Arbeitgeber- oder Arbeitnehmerorganisationen können so gegen in Ausübung ihres Ehrenamts entstandene Arbeits- oder Wegeunfälle oder bei einer Berufskrankheit gut und preiswert abgesichert werden. Der Beitrag beträgt ab 01.01.2015 pro ehrenamtlich tätiger Person 3,00 €/Jahr (statt bisher 2,73 €/Jahr). Der neue Beitrag wird erstmals im Frühjahr 2016 erhoben.

Vereine, die der Beitragserhöhung entgehen wollen, müssen eine entsprechende freiwillige Versicherung bei der VBG bis zum 31.12.2014 kündigen. Da dieser Versicherungsschutz grundsätzlich eine gute Sache ist, sollte das allerdings sorgfältig überlegt werden.

Mehr Informationen hierzu erhalten Sie auf der Internetseite der Verwaltungsberufsgenossenschaft.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

 

Rückständige Vereinsbeiträge aus 2011 verjähren zum 31.12.2014

Vorstände eines gemeinnützigen Vereins sind u.a. dafür verantwortlich, den Verein so zu organisieren, dass er alle ihm zustehenden Gelder erhält. Zu diesen Geldern gehören auch die satzungsgemäßen Mitgliedsbeiträge.

Die Gemeinnützigkeit ist in Gefahr, wenn der Vereinsbetrieb so organisiert ist, dass der Verein die ihm zustehenden Gelder nicht erhält. Denn schließlich soll der Verein mit seinen steuerbegünstigten Finanzen gemeinnützige Zwecke erfüllen und die ihm zustehenden Gelder für diese Zwecke einsetzen. Bei der Organisation des Vereins ist daher darauf zu achten, dass offene Beitragsforderungen möglichst nicht verjähren.

Vereinsbeiträge verjähren nach drei Jahren, wobei die Frist am Ende des Jahres zu laufen beginnt, in dem die Forderung entstanden ist. Mithin verjähren mit Ablauf des 31.12.2014 noch nicht bezahlte Mitgliedsbeiträge aus den Monaten Januar – Dezember des Jahres 2011.

Vorstände sollten prüfen, ob es entsprechende Außenstände gibt und ob diese mit Aussicht auf Erfolg weiterverfolgt werden können. Wenn diese Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, sind Maßnahmen zur Verhinderung der Verjährung erforderlich. Ein Mahnschreiben des Vereins reicht dazu nicht. Wenn das Mitglied nicht freiwillig und schriftlich erklärt, dass es auf die Erhebung der Einrede der Verjährung in Bezug auf die Beitragsforderungen aus dem Jahr 2011 verzichtet, ist die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheides bis zum 31.12.2014 der sicherste Weg. Die damit verbundenen Kosten hat das Mitglied, das mit der Beitragszahlung aus 2011 in Verzug ist, zu tragen. Der Verein tritt insoweit allerdings in Vorkasse. Mehr Informationen zu dem Verfahren finden sich im Internet unter www.mahngerichte.de. Der Verein kann den Antrag auf einen gerichtlichen Mahnbescheid selbst stellen; ein Rechtsanwalt ist dazu nicht erforderlich.

RA Heiko Klages, www.2k-verbandsberatung.de

 

Wortlaut § 52 AO – Gemeinnützige Zwecke

§ 52 Abgabenordnung (AO) – Gemeinnützige Zwecke
Quelle: http://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__52.html (Hervorhebungen von uns)

(1) Eine Körperschaft verfolgt gemeinnützige Zwecke, wenn ihre Tätigkeit darauf gerichtet ist, die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet selbstlos zu fördern. Eine Förderung der Allgemeinheit ist nicht gegeben, wenn der Kreis der Personen, dem die Förderung zugute kommt, fest abgeschlossen ist, zum Beispiel Zugehörigkeit zu einer Familie oder zur Belegschaft eines Unternehmens, oder infolge seiner Abgrenzung, insbesondere nach räumlichen oder beruflichen Merkmalen, dauernd nur klein sein kann. Eine Förderung der Allgemeinheit liegt nicht allein deswegen vor, weil eine Körperschaft ihre Mittel einer Körperschaft des öffentlichen Rechts zuführt.
(2) Unter den Voraussetzungen des Absatzes 1 sind als Förderung der Allgemeinheit anzuerkennen:

1. die Förderung von Wissenschaft und Forschung;
2. die Förderung der Religion;
3. die Förderung des öffentlichen Gesundheitswesens und der öffentlichen Gesundheitspflege, insbesondere die Verhütung und Bekämpfung von übertragbaren Krankheiten, auch durch Krankenhäuser im Sinne des § 67, und von Tierseuchen;
4. die Förderung der Jugend- und Altenhilfe;
5. die Förderung von Kunst und Kultur;
6. die Förderung des Denkmalschutzes und der Denkmalpflege;
7. die Förderung der Erziehung, Volks- und Berufsbildung einschließlich der Studentenhilfe;
8. die Förderung des Naturschutzes und der Landschaftspflege im Sinne des Bundesnaturschutzgesetzes und der Naturschutzgesetze der Länder, des Umweltschutzes, des Küstenschutzes und des Hochwasserschutzes;
9. die Förderung des Wohlfahrtswesens, insbesondere der Zwecke der amtlich anerkannten Verbände der freien Wohlfahrtspflege (§ 23 der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung), ihrer Unterverbände und ihrer angeschlossenen Einrichtungen und Anstalten;
10. die Förderung der Hilfe für politisch, rassisch oder religiös Verfolgte, für Flüchtlinge, Vertriebene, Aussiedler, Spätaussiedler, Kriegsopfer, Kriegshinterbliebene, Kriegsbeschädigte und Kriegsgefangene, Zivilbeschädigte und Behinderte sowie Hilfe für Opfer von Straftaten; Förderung des Andenkens an Verfolgte, Kriegs- und Katastrophenopfer; Förderung des Suchdienstes für Vermisste;
11. die Förderung der Rettung aus Lebensgefahr;
12. die Förderung des Feuer-, Arbeits-, Katastrophen- und Zivilschutzes sowie der Unfallverhütung;
13. die Förderung internationaler Gesinnung, der Toleranz auf allen Gebieten der Kultur und des Völkerverständigungsgedankens;
14. die Förderung des Tierschutzes;
15. die Förderung der Entwicklungszusammenarbeit;
16. die Förderung von Verbraucherberatung und Verbraucherschutz;
17. die Förderung der Fürsorge für Strafgefangene und ehemalige Strafgefangene;
18. die Förderung der Gleichberechtigung von Frauen und Männern;
19. die Förderung des Schutzes von Ehe und Familie;
20. die Förderung der Kriminalprävention;
21. die Förderung des Sports (Schach gilt als Sport);
22. die Förderung der Heimatpflege und Heimatkunde;
23. die Förderung der Tierzucht, der Pflanzenzucht, der Kleingärtnerei, des traditionellen Brauchtums einschließlich des Karnevals, der Fastnacht und des Faschings, der Soldaten- und Reservistenbetreuung, des Amateurfunkens, des Modellflugs und des Hundesports;
24. die allgemeine Förderung des demokratischen Staatswesens im Geltungsbereich dieses Gesetzes; hierzu gehören nicht Bestrebungen, die nur bestimmte Einzelinteressen staatsbürgerlicher Art verfolgen oder die auf den kommunalpolitischen Bereich beschränkt sind;
25. die Förderung des bürgerschaftlichen Engagements zugunsten gemeinnütziger, mildtätiger und kirchlicher Zwecke.

Sofern der von der Körperschaft verfolgte Zweck nicht unter Satz 1 fällt, aber die Allgemeinheit auf materiellem, geistigem oder sittlichem Gebiet entsprechend selbstlos gefördert wird, kann dieser Zweck für gemeinnützig erklärt werden. Die obersten Finanzbehörden der Länder haben jeweils eine Finanzbehörde im Sinne des Finanzverwaltungsgesetzes zu bestimmen, die für Entscheidungen nach Satz 2 zuständig ist.

Fußnote
(+++ § 52: Zur erstmaligen Anwendung ab 1.1.2007 vgl. Art. 97 § 1d AOEG 1977 +++)

Das komplette Bundesrecht online abrufbar

Das Bundesjustizministerium hat einen kostenlosen Internetzugang zu rund 5.000 Gesetzen und Rechtsverordnungen freigeschaltet. Das Angebot erlaubt sowohl die Volltextsuche als auch den Zugriff nach Alphabet.
http://www.gesetze-im-internet.de Eine systematische Sammlung des EU-Rechts ist ebenfalls im Internet zugänglich: http://eur-lex.europa.eu/

Rechtliche Grundlagen der Vereins- und Verbandsarbeit | FES Broschüre

Recht so?! Rechtliche Grundlagen für Vereins- und Verbandsarbeit von Hendrik Pusch

hrsg. von der Friedrich-Ebert-Stiftung (FES), Landesbüro Sachsen-Anhalt.
1. Auflage. Magdeburg, 2013. 47 Seiten (Broschüre)
Download: http://library.fes.de/pdf-files/bueros/sachsen-anhalt/10520.pdf

Die Broschüre versteht sich als Wegweiser für gemeinnützige Organisationen, Vereine und Stiftungen gleichmaßen.
Deren wichtige Arbeit in verschiedensten Bereichen unserer Gesellschaft ist durch zahlreiche rechtliche Vorgaben geregelt, die im alltäglichen Arbeiten ehrenamtliche Tätigkeit und nachhaltige Vereinsarbeit oft erschweren.
Um Mitarbeitenden bei Vereinen und Verbänden Rüstzeug und Arbeitsinstrument bereitzustellen, ist die vorliegende Broschüre erschienen.

agl-Broschüre: Rechtliche Grundlagen und Finanzwesen

Praxishilfe für Nichtregierungsorganisationen

Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung, Antragstellung: Vereine und NRO müssen viele verwaltungstechnische und rechtliche Regelungen beachten. Die Broschüre „Rechtliche Grundlagen und Finanzwesen für die Arbeit von Nichtregierungs-Organisationen“ von Monika Friederich hilft als leicht verständlicher Praxisleitfaden dabei, den Überblick zu behalten.

Die zweite, überarbeitete Auflage können Sie für 5 € Kostenbeitrag incl. Versandkosten bestellen. Schicken Sie dafür einfach eine Email an info@agl-einewelt.de oder fordern Sie ein Exemplar per Post an (Arbeitsgemeinschaft der Eine Welt-Landesnetzwerke in Deutschland (agl) e.V.,Greifswalder Str. 4, 10405 Berlin).

Die verwaltungstechnischen Anforderungen an Nichtregierungsorganisationen haben in den letzten Jahren erheblich zugenommen. In Zeiten knapper Mittel steigen insbesondere auch die formalen Ansprüche der Förderorganisationen an potentielle AnstragstellerInnen. So genügt es heute meist nicht mehr, einen „guten Draht“ zu einzelnen MitarbeiterInnen in Förderorganisationen zu haben und formlose Anträge dorthin zu stellen.

Um erfolgreich Mittel zu beantragen, sind häufig umfangreiche formale Kriterien bei der Antragstellung selbst zu erfüllen. Außerdem ist bei vielen Förderorganisationen die Gemeinnützigkeit des Antragstellers Bedingung, und es müssen zahlreiche Unterlagen, wie z.B. Satzung, Freistellungsbescheid des Finanzamtes sowie Jahresabschlüsse der Buchhaltung mit eingereicht werden. Für kleine, ehrenamtlich arbeitende Initiativen, aber auch für größere Vereine ist es häufig schwierig, diese Anforderungen zu erfüllen.

Das Handbuch soll sie dabei unterstützen, die nötigen Schritte in die Wege zu leiten. Es befasst sich zunächst mit den rechtlichen Grundlagen für Vereine, den Rahmenbedingungen, die von der Gründung eines Vereins bis zu seinem Erlöschen immer eingehalten werden müssen. Danach werden Grundlagen der Finanz- und Personalbuchhaltung vermittelt, denn die Buchhaltung eines Vereins muss einwandfrei geführt werden, um einerseits den rechtlichen Rahmenbedingungen und andererseits den Ansprüchen der Förderorganisationen gerecht zu werden. Im vierten Kapitel geht es um die klassische Antragstellung und -abrechnung, also um die Frage, wie und woher ein Verein Mittel für seine inhaltliche Arbeit erhalten kann. Das Kapitel „Finanz- und Liquiditätsplanung“ soll Hilfestellung dabei leisten, die finanzielle Zukunft eines Vereins planbar zu machen. Die Themen „Fundraising“ und „Sponsoring“ werden im Rahmen dieses Handbuchs nur kurz angeschnitten, ad im Handel bereits vielfältigste Literatur verfügbar ist. Im Anhang 2 finden sich Hinweise zu interessanten Webadressen sowie Literaturempfehlungen.

Das Handbuch entstand im Rahmen des Projektes „Qualifizierungsangebot Finanzwesen in NRO“ 2003 und wurde im Rahmen des Capacity Building Programms der agl überarbeitet, ergänzt und neu aufgelegt.“