Dritte OLG-Entscheidung zur Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail bei Schriftformerfordernis in der Satzung

Die Wirksamkeit der Beschlüsse von Mitgliederversammlungen steht immer wieder im Fokus der Rechtsprechung. Der Fehler beim Einladungsverfahren schnell zur Unwirksamkeit der getroffenen Beschlüsse führen, muss sich die Rechtsprechung mit der ordnungsgemäßen Einladung immer wieder beschäftigen. Das Einhalten der Formvorgaben der Satzung für die Einladung spielt dabei eine besondere Rolle. Dazu gehört auch die Frage, ob per E-Mail zur Mitgliederversammlung eingeladen werden kann, wenn die Satzung für die Einladung die Schriftform vorsieht. Das OLG Hamm hat sich der neueren Tendenz in der Rechtsprechung angeschlossen, Einladungen per E-Mail zuzulassen (OLG Hamm, Urteil vom. 24.09.2015, Az. 27 W 104/15).

Was war das Problem?

Ein Sportverein hatte eine von der Mitgliederversammlung beschlossene Satzungsänderung zur Eintragung ins Vereinsregister angemeldet. Die Anmeldung wurde vom Rechtspfleger allerdings mit einer Zwischenverfügung zurückgewiesen. Er war der Ansicht, der Beschluss sei unwirksam, da nicht formgerecht zur Mitgliederversammlung eingeladen worden war.

Die Satzung sehe die Schriftform für die Einladung vor. Der Verein habe allerdings lediglich per E-Mail zur Mitgliederversammlung eingeladen und damit die Formvorschriften der Satzung verletzt.

Hiergegen legte der Verein Beschwerde zum OLG Hamm ein.

Kernaussagen der Entscheidung

Das OLG war anderer Auffassung als das Registergericht. Nach Auffassung des OLG Hamm ist die Einladung per E-Mail formwirksam, insbesondere genügen sie der in der Satzung geregelten Schriftform für die Einladung zur Mitgliederversammlung.

Anders als im allgemeinen Wirtschaftsleben habe die Schriftform in einer Vereinssatzung keine Abschluss-, Identifikation-, Echtheit-oder Warnfunktion. Vielmehr seien diese im allgemeinen Wirtschaftsleben bei vereinbarten Schriftform zu Grunde liegenden Erwägungen bei der Einladung zu einer Mitgliederversammlung von gänzlich untergeordneter Bedeutung. Die in der Satzung vorgeschriebene Schriftform solle lediglich sicherstellen, dass die Mitglieder Kenntnis von der bevorstehenden Mitgliederversammlung und der Tagesordnung bekommen. Dieser Form Zweck werde aber auch erreicht, wenn die Einladung und die Tagesordnung nicht der Brief sondern per E-Mail ohne gesonderte Unterschrift des Vorstandes verwendet werden.

Das bedeutet für die Praxis

Die Entscheidung folgt im Ergebnis gleichlautenden Entscheidungen des OLG Zweibrücken und des Hanseatischen Oberlandesgerichts Hamburg. Beide Gerichte hatten gleichfalls angenommen, dass das Schriftformerfordernis für die Einladung zur Mitgliederversammlung laut Satzung auch durch eine E-Mail gewahrt bleibt.

Langsam aber sicher wird man insoweit von einer gesicherten Rechtsprechung ausgehen können. Allerdings fehlt noch eine entsprechende Entscheidung des BGH. Auch ist es zumindest denkbar, dass andere Oberlandesgerichte anderer Auffassung sind.

Für absolute Rechtssicherheit in dieser Frage sorgt nur eine Satzungsregelung, die den Versand der Einladung per E-Mail oder „in Textform“ ausdrücklich erlaubt. Sinnvoll ist in beiden Fällen die Ergänzung, dass der Versand an die letzte vom Mitglied bekannt gegebene E-Mail-Adresse erfolgt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

 

Einladung zur Mitgliederversammlung und Infopost: nicht unproblematisch

Die Versendung der Einladung zur Mitgliederversammlung ist für viele Vereine wegen der Portokosten ein echter Kostenfaktor. Kein Wunder, dass die Neigung ist, die Einladungen per Infopost oder andere preisgünstige Varianten des Postversands zu versenden.

Das ist im Normalfall auch kein Problem, solange sich schon aus dem Umschlag deutlich ergibt, dass der Verein Absender des Briefes ist. Ist das nicht mehr eindeutig, dann kann die Einladung per Infopost allerdings dazu führen, dass die Beschlüsse der so eingeladenen Mitgliederversammlung nichtig sind (OLG Hamm, Urteil vom 18. Dezember 2013, 8 U 20/13).

Was war das Problem?

Die Satzung eines Vereins sah vor, dass zur Mitgliederversammlung durch Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift eingeladen wird.

Zu der für Juni 2012 geplanten Mitgliederversammlung lud der Verein allerdings nicht über eine Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift ein. Vielmehr teilte er den Termin zunächst per E-Mail Newsletter mit. Später erhielten die Mitglieder eine schriftliche Einladung per Infopost der Deutschen Post. Auf dem Umschlag der Briefe war als Absender nicht der Verein, sondern eine GmbH angegeben. Die GmbH hatte sich bereit erklärt, die Kosten für den Versand der Einladungen zu übernehmen.

An der Mitgliederversammlung nahmen ca. 175 von rund 11.000 Vereinsmitgliedern teil. Die Versammlung war beschlussfähig.

Der Kläger hielt die gefassten Beschlüsse und die vorgenommenen Wahlen anlässlich der Mitgliederversammlung im Juni 2012 wegen der satzungswidrigen Einberufung der Mitgliederversammlung für unwirksam.

Kernaussagen der Entscheidung

Die Richter am OLG Hamm folgten der Einschätzung des klagenden Mitglieds. Sie hielten sämtliche Beschlüsse der Mitgliederversammlung für unwirksam, weil zu dieser in satzungswidriger Weise eingeladen wurde.

Der Verein habe sich nicht an die zwingende Vorgabe in der Satzung, dass zur Mitgliederversammlung durch Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift nebst Tagesordnung einzuladen sei, gehalten. Keine Rolle spielte nach Ansicht der Richter die Frage, ob eine Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift überhaupt praktikabel ist oder ob dies mit hohen Kosten verbunden ist.

Die Richter betonten weiter, dass ein solcher Satzungsverstoß nur dann nicht zur Nichtigkeit der gefassten Beschlüsse führe, wenn der Verein nachweisen könne, dass die Entscheidungen auch ohne diesen Verstoß genauso getroffen worden wären. Dabei käme es nicht alleine auf das zahlenmäßige Abstimmungsergebnis an. Es müsse vor allen ausgeschlossen werden, dass die Willensbildung in der Mitgliederversammlung bei satzungsgemäßer Einberufung zu einem anderen Ergebnis geführt hätte.

Von diesem Ausnahmesachverhalt gingen die Richter im konkreten Fall allerdings nicht aus. Sie räumten zwar ein, dass die Einladung durch einen persönlichen Brief eine unmittelbare Kenntnisnahme von der Mitgliederversammlung ermögliche, als dies durch die Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift möglich sei. Sie berücksichtigten aber auch, dass der Verein auf den Umschlägen nicht als Absender zu erkennen gewesen war.

Damit bestünde die realistische Gefahr, dass die Einladungen zu Mitgliederversammlung mit bloßen Werbesendungen verwechselt wurden. Das sei umso mehr zu befürchten, als dass die Briefe per Infopost (eine für Werbesendungen typische Versandmethode) verschickt wurden. Man könne daher nicht ausschließen, dass eine nicht unerhebliche Zahl von Vereinsmitgliedern den Brief als Werbesendung verstanden habe und daher die Einladung zu Mitgliederversammlung entweder überhaupt nicht oder verspätet zur Kenntnis genommen habe.

Das könnte nach Ansicht der Richter zur Folge gehabt haben, dass sich Mitglieder nicht angemessen auf die Mitgliederversammlung vorbereiten konnten und oder nicht fristgerecht Ergänzungsanträge einbringen konnten. Aufgrund der geringen Teilnehmerzahl bei der Mitgliederversammlung sei daher nicht auszuschließen, dass die Willensbildung der Vereinsmitglieder bei satzungsgemäßer Einberufung anders verlaufen wäre. Damit sei der Satzungsverstoß bei der Einladung auch relevant im Sinne der sog. Relevanzrechtsprechung des BGH.

Das bedeutet für die Praxis

Die Satzungsvorgaben für Einladungen zur Mitgliederversammlung sollten unbedingt eingehalten werden. Wie die Entscheidung des OLG Hamm zeigt, ist die Gefahr groß, dass sonst sämtliche Beschlüsse und Wahlen nichtig sind.

Auch die von den Richtern angedeutete Möglichkeit, dass trotz satzungswidriger Einladung Beschlüsse wirksam sein könnten, wenn

  •  alle Mitglieder rechtzeitig Kenntnis von der Versammlung erhalten haben
  • und ausgeschlossen ist, dass die satzungswidrige Einladung zu Fehlern bei der zu Änderungen bei der Willensbildung geführt hat, vermag nicht wirklich zu beruhigen. Denn für diesen Umstand ist der Verein beweispflichtig. In der Praxis dürfte der Nachweis, dass die satzungswidrige Einladung keine Auswirkungen auf die Willensbildung gehabt hat, kaum zu führen seien.
  • Wenn sich das bisherige Verfahren zur Einladung zur Mitgliederversammlung – etwa durch die Veröffentlichung in der Vereinszeitschrift – nicht mehr bewährt, bleibt nichts anderes übrig, als die Satzung möglichst zeitnah entsprechend zu ändern.

Tipp: Kostensparen ist nicht alles

Nur am Rande ergibt sich aus der Entscheidung noch ein weiterer Punkt: Gelegentlich bieten Kooperationspartner oder Dienstleister des Vereins an, den Versand der Einladungen zu Mitgliederversammlung zu übernehmen. Auf dem ersten Blick ist dies ist wegen der Kosten natürlich reizvoll. Es sollte dann aber auf jeden Fall sichergestellt sein, dass sich schon aus dem Briefumschlag ergibt, dass es sich um Post des Vereins oder jedenfalls um Post im Auftrag des Vereins handelt. Dies kann zum Beispiel durch einen Aufdruck oder Stempel geschehen. Damit wird die vom OLG Hamm befürchtete Verwechslungsgefahr mit Werbesendungen minimiert.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung