Spendenbescheinigungen sind jetzt auch per E-Mail möglich

Das BMF-Schreiben vom 6. Februar 2017 (Gz.: IV C 4 – S 2223/07/0012; DOK 2016/1033014) stellt es gemeinnützigen Organisationen frei, wie sie künftig Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) übermitteln wollen.

Eine Übermittlung mit Brief bleibt nach wie vor möglich. Die Übermittlung per E-Mail kommt als rasches und effizientes Mittel der Kommunikation hinzu.

Die Form der Zuwendungsbestätigung bleibt erhalten – nach dem Ausdruck sind also beide Spendenquittungen optisch nach amtlichem Muster erstellt – lediglich der Weg der Übermittlung ist unterschiedlich. Das BMF-Schreiben eröffnet damit Möglichkeiten für Bürgerinnen und Bürger und auch für die gemeinnützigen Körperschaften, das Verfahren um die Zuwendungsbestätigungen eigenständig digital zu organisieren. Insbesondere für gemeinnützige Organisationen, die im großen Umfang durch Spenden finanziert werden, ergeben sich erhebliche Kostenvorteile, wenn der Versand per E-Mail der Zuwendungsbestätigung erfolgt.

Voraussetzung ist, dass die Spendenempfänger dem für sie zuständigen Finanzamt die Nutzung eines Verfahrens zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR angezeigt haben.

Das BMF-Schreiben vom 6.2.2017 können Sie u.a. hier downloaden (Rubrik „Dokumente“).

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Das Problem mit zweckgebundenen Spenden

Im Idealfall werden Ihrem Verein Spenden nicht zweckgebunden zugedacht. Dann müssen Sie sie nur zur Erfüllung der gemeinnützigen Zwecke des Vereins einsetzen. Leider ist das aber nicht immer möglich. Denn oft verbinden Spender eine Zuwendung mit einem konkreten (gemeinnützigen) Zweck.

Beispiel: Der Unternehmer Alexander Otto hat dem Hamburger Sportverein 10 Millionen € für den Bau des HSV-Campus gespendet. Damit soll zu den Bau- und Planungskosten beigetragen werden.

In so einem Fall dürfen die zugewendeten Beträge tatsächlich nur für den vom Spender festgelegten Zweck verwendet werden. Das kann in der Praxis dann problematisch werden, wenn es bei diesem Projekt zu einer Verzögerung kommt. Denn derartige Gelder sind „zeitnah“ zu verwenden. Unter „zeitnah“ versteht man, dass die Ausgaben bis zum Ende des übernächsten Wirtschaftsjahres getätigt sein müssen.

Wenn es zu einer solchen Verzögerung kommt, können Sie mit dem Spender eine Änderung des Verwendungszweckes vereinbaren. Sorgen Sie dann dafür, dass Sie diese Vereinbarung auch belegen können, etwa durch entsprechenden Schriftwechsel.

Eine andere Möglichkeit ist es, wenn Sie bereits beim Spendenaufruf darauf hingewiesen haben, dass die Spenden dem Vereinsvermögen zugeführt werden sollen. Dann ist dies quasi der Zweck der Spende. Nur, wenn der Spender ausdrücklich einen anderen Zweck benannt hat, hilft Ihnen dies nicht weiter.

Behalten Sie unbedingt den oben angesprochenen Zeitrahmen bei der Verwendung von Spenden im Auge. Nehmen Sie gegebenenfalls rechtzeitig mit den Spendern Kontakt auf, um dem Verwendungszweck neu zu definieren.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Spendenquittung – Verwenden Sie unbedingt die amtlichen Formulare

Das Spenden für gemeinnützige Organisationen ist in Deutschland für viele Menschen selbstverständlich. Nichtsdestotrotz wird die Spendenquittung (im Amtsdeutsch: Zuwendungsbestätigung) gerne genutzt, um die persönliche Steuerlast zu reduzieren. Denn Spenden an gemeinnützige Organisationen sind nach § 10 b Einkommensteuergesetz innerhalb bestimmter Grenzen von der Steuer absetzbar.

Voraussetzung dafür ist eine von der gemeinnützigen Organisation ausgestellte Spendenbescheinigung. Bei der Gestaltung dieser Spendenbescheinigungen sind den Vereinen allerdings klare Grenzen gesetzt. Sie dürfen eine Spendenbescheinigung nicht einfach so gestalten, wie es ihnen sinnvoll erscheint. Vielmehr veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen regelmäßig in sogenannten BMF-Schreiben Anforderungen, die für steuerwirksame Spendenbescheinigungen verbindlich sind. Nur mit einer solchen Spendenbescheinigung wird dem Spender der Steuerabzug gelingen. Vereine sollten daher unbedingt die jeweils aktuellen amtlichen Spendenbescheinigungen verwenden, um die Spender nicht zu verärgern. Zurzeit aktuell ist das BMF-Schreiben vom 7.11.2013 (IV C 4 – S 2223/07/0018 :005 – DOK 2013/0239390), das unter anderen hier zum Download bereit steht.

Muster für verschiedene Arten von Zuwendungsbestätigungen, die den aktuellen Anforderungen entsprechen, finden Sie im Formular-Management-System  des Bundesministeriums der Finanzen, wenn Sie dort im Suchfeld das Stichwort „Zuwendungsbestätigung“ eingeben.

Vorsicht mit der Spendenhaftung Fehler im Zusammenhang mit Spenden können übrigens den Verein und unter Umständen sogar dem Vorstand persönlich teuer zu stehen kommen. § 10 b EStG regelt in seinem Abs. 4 etwas versteckt die Spendenhaftung. Die Regelung lautet auszugsweise:

„4) … Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Bestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen nicht zu den in der Bestätigung angegebenen steuerbegünstigten Zwecken verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer. Diese ist mit 30 Prozent des zugewendeten Betrags anzusetzen. In den Fällen des Satzes 2 zweite Alternative (Veranlasserhaftung) ist vorrangig der Zuwendungsempfänger in Anspruch zu nehmen; die in diesen Fällen für den Zuwendungsempfänger handelnden natürlichen Personen sind nur in Anspruch zu nehmen, wenn die entgangene Steuer nicht nach § 47 der Abgabenordnung erloschen ist und Vollstreckungsmaßnahmen gegen den Zuwendungsempfänger nicht erfolgreich sind. …“

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung