Vorsicht bei der Wahl von Delegierten für eine Delegiertenversammlung

Die Satzung eines Vereins, deren Mitgliederversammlung als Delegiertenversammlung durchgeführt wird, muss Vorgaben darüber enthalten, wie die Delegierten gewählt werden. Allerdings geschieht diese Delegiertenwahl nicht immer satzungskonform. Das OLG Dresden hat entschieden, welche Auswirkungen solche Satzungsverstöße haben. Am Rande stellten die Richter auch noch klar, welche Informationen das Vereinsregister verwenden darf (OLG Dresden, Beschluss vom 26.9.2016, Az.: 17 W 877/16).

Was war das Problem?
Die Mitgliederversammlung eines Landesverbandes wurde satzungsgemäß als Delegiertenversammlung durchgeführt. Mitgliedes des Verbandes waren natürliche Personen, die in rechtlich nicht selbstständigen Kreisverbänden organisiert waren. Die Delegierten sollten laut Satzung durch die Kreisversammlungen gewählt werden. In der Praxis geschah dies jedoch zumindest in einigen Kreisverbänden nicht, vielmehr ernannte der Kreisvorstand die Delegierten.

Im Anschluss an die Delegiertenversammlung 2015 beantragte der neu gewählte Vorstand seine Eintragung in das Vereinsregister. Einige nicht gewählte Kandidaten hatten allerdings das Vereinsregister darüber informiert, dass die Wahlen der Delegierten nicht satzungsgemäß erfolgt waren. Im Rahmen der Anhörung des Vorstandes wies dieser darauf hin, dass zumindest einige der „Tippgeber“ selbst Verantwortung für die Wahlen in ihren Kreisverbänden tragen würden. Sie würden sich durch die Mitteilung an das Vereinsregister widersprüchlich verhalten.

Als das Vereinsregister die Eintragung ablehnte, legte der Vorstand des Landesverbandes Beschwerde ein.

Kernaussagen der Entscheidung
Das OLG bestätigte die Auffassung des Vereinsregisters. Der Eintragung der neuen Vorstandsmitglieder steht entgegen, dass die Vorstandswahlen auf der Delegiertenversammlung nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden sind. Die Delegierten wurden aber nicht ordnungsgemäß gewählt. Daher konnte die Delegiertenversammlung den Vorstand nicht wirksam wählen.

Verwendung von Informationen
Das OLG Dresden beschäftigte sich zunächst mit der Frage, ob das Vereinsregister die von den unterlegenen Vorstandsmitgliedern erhaltenen Informationen überhaupt hätte verwenden dürfen.

Die Richter stellten fest, dass das Registergericht vor Eintragung zu prüfen hat, ob die beantragte Eintragung durch die vorgelegten Unterlagen und Urkunden gedeckt ist. Es hat Zweifel an der Wirksamkeit der Wahl nachzugehen. Aus den Urkunden muss eine dem äußeren Schein nach materiell nicht zu beanstanden Neubestellung des Vorstandes folgen.

Von grundlegender Bedeutung ist die nach § 67 Abs. 1 BGB mit der Anmeldung der Vorstandsänderung vorzulegen Abschrift des Versammlungsprotokolls mit dem Beschluss über die Vorstandswahl. Allerdings kann das Gericht entsprechend dem Amtsermittlungsgrundsatz nach §§ 26, 27 FamFG die Vorlage weiterer Urkunden und Unterlagen verlangen, wenn es begründete Zweifel an der Wirksamkeit der Vorstandswahlen hat.

Solche Zweifel können sich nicht nur aus den mit der Anmeldung eingereichten Unterlagen ergeben. Auch  weitere Inhalte, Registerakten und Erkenntnisse, die das Gericht im Rahmen seiner sonstigen Tätigkeit erlangt hat, sind heranzuziehen. Die Informationen der unterlegenen Vorstandsmitglieder reichten dem OLG ausdrücklich als Anlass für weitere Ermittlungen des Registergerichts. Denn mit dieser Information wurde das Registergericht darauf hingewiesen, dass es zumindest in einigen Kreisverbänden in den letzten Jahren keine Wahlen der Delegierten gegeben habe. Folgerichtig habe das Registergericht diese Information zum Anlass genommen, vom Verein Nachweise über die Wahl der Delegierten in den Kreisverbänden anzufordern. Hierzu war das Registergericht befugt.

Auswirkungen des widersprüchlichen Verhaltens der unterlegenen Vorstandsmitglieder
Die OLG-Richter stellten weiter fest, dass der Verein ohne Erfolg darauf verweist, dass diese Informationen von Vereinsmitgliedern stammten, die selbst die Verantwortung trugen, dass die Wahlen im Verein der Satzung entsprechen. Diese Aufgabe ergab sich in ihrer Funktion als Versammlungsleiter der Delegiertenversammlung, als (ehemaliges) Vorstandsmitglied oder als Vorsitzender eines Kreisverbandes. Nach Auffassung des OLG hat das Registergericht jeglichen Zweifel an der Wirksamkeit der Vorstandswahlen nachzugehen, nicht nur Zweifeln, die von widerspruchsfrei handelnden Personen vorgebracht werden.

Die Rechtsordnung lasse widersprüchliches Verhalten grundsätzlich zu. Missbräuchlich wäre das Verhalten erst dann, wenn

  • objektiv das Gesamtbild eines widersprüchlichen Verhaltens vorliegt,
  • das frühere Verhalten mit dem späteren unvereinbar ist und
  • die Interessen des Vereins im Hinblick hierauf vorrangig schutzwürdig sind.

Ein objektiv widersprüchliches Verhalten liege schon dann nicht vor, wenn die Vereinsmitglieder im Zeitpunkt der Delegiertenversammlung nicht gewusst haben, dass die Kreisverbände die Delegierten satzungswidrig bestimmt haben.

Die Richter stellten festen, dass der Verein kein schutzwürdiges Interesse daran hat, dass die Wahl seines Landesvorstandes als wirksam behandelt und eingetragen wird. Denn schließlich liege ein Verstoß gegen ein wesentliches Element seiner Satzung vor. Dem Verein könne nur daran gelegen sein, dass das satzungsgemäße Verfahren zur vereinsinternen demokratischen Willensbildung eingehalten wird, will er nicht seine Legitimation nach innen und außen aufs Spiel setzen.

Kosten für eine Wiederholung der Delegiertenversammlung
Die Kosten für eine Wiederholung der Delegiertenversammlung spielen in diesem Zusammenhang keine Rolle. Der Verein mag den Aufwand einer Neuwahl scheuen. Doch sein Wunsch, weitere Kosten und Mühen zu vermeiden ist nach ausdrücklicher Aussage der OLG-Richter nicht schützenswert. Denn der Verein hat für das fehlerhafte Verhalten in den Kreisverbänden als seinen unselbstständigen Untergliederungen selbst einzustehen.

Delegiertenversammlung war beschlussunfähig
Der Eintragung der neuen Vorstandsmitglieder und des Ausscheidens des bisherigen Vorstands steht entgegen, dass die Vorstandswahlen anlässlich der Delegiertenversammlung nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden sind. Nach § 27 Abs. 1 BGB hätte die Mitgliederversammlung des Vereins über die Bestellung des Vorstandes zu entscheiden. Zulässigerweise hatte der Verein sich jedoch eine Satzung gegeben, die abweichend von der gesetzlichen Regelung vorsieht, dass die Delegiertenversammlung den Vorstand wählt. Zulässig ist dies gemäß §§ 40, 27 Abs. 1 BGB.

Zur Wahl befugt ist die Delegiertenversammlung dementsprechend nur, wenn ihre Zusammensetzung der Satzung entspricht. Daran fehlt es, weil die Delegierten einiger Kreisverbände nicht in Einklang mit der Satzung bestimmt worden waren. Denn die Delegierten wurden nicht – wie satzungsgemäß vorgesehen – alle 5 Jahre von der Kreisversammlung gewählt, sondern zumindest in einigen Kreisverbänden abweichend davon durch den Kreisverbandsvorstand ernannt.

Das bedeutet für die Praxis
Vorstand und Geschäftsführungen von Vereinen, insbes. Bundes- oder Landesverbänden, deren Mitgliederversammlung als Delegiertenversammlung durchgeführt wird, sollten den Vorständen der untergeordneten Gremien (zum Beispiel Kreisverbänden) bewusst machen, welche Auswirkungen die satzungswidrige Wahl von Delegierten hat. Gegebenenfalls ist hierbei auch an Schadensersatzansprüche gegen die in den entsprechenden Gremien verantwortlichen Personen (zum Beispielkreis Verbandsvorstände) zu denken. Diese können vor allem dann in Betracht kommen, wenn trotz eines entsprechenden Hinweises satzungswidrig gewählt wird. Der Schaden kann dann relativ schnell sehr hoch werden und zum Beispiel in dem Kosten einer so notwendig werdenden zusätzlichen Delegiertenversammlung bestehen.

Die OLG-Richter haben auch noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Heilung eines fehlerhaften Beschlusses der Delegiertenversammlung nur dann in Betracht kommt, wenn bloße Schutzvorschriften verletzt worden sind, die Verletzung wesentlicher Verfahrensvorschriften wie die Einberufung eines unbefugten Organs führt allerdings zwingend zur Nichtigkeit des Beschlusses. Fehlerhaft gefasste Beschlüsse wären ausnahmsweise nur dann als wirksam zu behandeln, wenn feststünde, dass der Beschluss auch bei ordnungsgemäßem Verfahren so gefasst worden wäre. Hierfür ist der Verein jedoch beweispflichtig. In der Praxis ist dieser Beweis so gut wie nicht zu führen.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

Satzungsänderung oder Neufassung? Der Unterschied hat Auswirkungen

Ob nur die Änderung einzelner Regelungen in der Satzung vorgenommen werden sollen, oder ob diese Änderungen so umfangreich sind, dass von einer Neufassung der Satzung ausgegangen werden muss, kann erhebliche Unterschiede für den Verein haben. Zwar liegt in beiden Fällen rechtlich gesehen eine Satzungsänderung vor, die bei einem eingetragenen Verein zu ihrer Wirksamkeit der Eintragung in das Vereinsregister bedarf. Die Frage ist aber, in welchem Umfang muss das Vereinsregister die Satzungsänderung vor Eintragung prüfen? Das OLG Nürnberg hat diese Frage beantwortet (OLG Nürnberg, Beschluss v. 13.11.2015, Az.: 12 W 1845/15).

Was war das Problem?

Ein Verein hatte die Neufassung einer Satzung zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet. Gegenstand der Satzungsänderung waren erhebliche Änderungen gegenüber den bestehenden Regelungen. Allerdings wurden nicht alle Paragrafen geändert.

Das Vereinsregister beanstandete nun unter anderen eine Regelung, die im Zuge der Neufassung der Satzung nicht verändert worden war, und lehnte deshalb die Eintragung ab.

Der Verein war der Ansicht, das Vereinsregister habe die nicht geänderte Satzungsregelung nicht zu prüfen und dürfe daher wegen eines angenommenen Rechtsverstoßes der nicht geänderten Regelung die Eintragung nicht zurückweisen.

Kernaussagen der Entscheidung

Das OLG Nürnberg bewertete die Angelegenheit anders. Die Richter wiesen darauf hin, dass das Registergericht neben dem Gesetz- und satzungsmäßigen Zustandekommen eines Satzungsänderungsbeschluss auch dessen inhaltliche Zulässigkeit zu prüfen hat. Insoweit habe es im Falle einer Neufassung der Satzung nicht nur die geänderten Bestimmungen, sondern die gesamte Satzung zu überprüfen. Daher könnten auch unveränderte Regelungen, die bei der vor Eintragung nicht beanstandet wurden, erneut auf ihre inhaltliche Zulässigkeit überprüft werden. Gegebenenfalls sei das Vereinsregister berechtigt, auch die Eintragung nicht geänderter Regelungen zurückzuweisen.

Das bedeutet für die Praxis

Bei einer umfassenden Satzungsänderung sollten daher immer nicht nur die geänderten Vorschriften sorgfältig geprüft werden. Vielmehr bietet diese Entscheidung des OLG Nürnberg Anlass, bei umfangreicheren Satzungsänderungen die Satzung insgesamt auf den rechtlichen Prüfstand zu stellen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Zur Anwendung einer Satzungsregelung zur Beschlussfähigkeit einer nachfolgenden Mitgliederversammlung, wenn die erste beschlussunfähig ist

Vom Grundsatz her ist die Mitgliederversammlung eines Vereins bereits dann beschlussfähig, wenn zu ihr ordnungsgemäß eingeladen wurde und ein Mitglied anwesend ist. Das bringt aber natürlich die Gefahr mit sich, dass Beschlüsse nur von den wenigen anwesenden Mitgliedern für die große Zahl der Mitglieder insgesamt getroffen werden. Viele Vereine haben daher Satzungsregelungen getroffen, dass die Mitgliederversammlung nur beschlussfähig ist, wenn eine bestimmte Anzahl oder ein bestimmter Prozentsatz von Mitgliedern anwesend ist.

Bei solchen Regelungen ist es unbedingt erforderlich, weiter zu regeln, dass im Falle einer beschlussunfähigen Versammlung eine 2. Mitgliederversammlung unabhängig von der Anzahl der Teilnehmer beschlussfähig ist. Andernfalls besteht eine massive Blockademöglichkeit. Wichtige Beschlüsse können unter Umständen nie getroffen werden, wenn die Anforderungen an die Beschlussfähigkeit zu hoch sind.

Das OLG Düsseldorf hatte sich mit den Voraussetzungen für die ordnungsgemäße Einladung zu dieser 2. Versammlung zu beschäftigen (OLG Düsseldorf, Beschluss  vom 23.09.2015, Az.: 3 Wx 167/15).

Was war das Problem?

Die Satzung eines Vereins enthielt unter anderem folgenden Passus:

„Jede Mitgliederversammlung ist beschlussfähig, wenn 45 % der Stimmberechtigten Mitglieder anwesend sind. Ist die Beschlussfähigkeit nicht gegeben, so kann der Versammlungsleiter die Versammlung auflösen und sofort als neue Mitgliederversammlung wieder einberufen; in diesem Fall ist die Versammlung ohne Rücksicht auf die Zahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig.“

In der Einladung zur Mitgliederversammlung sorgte der Vorstand eines Vereins vor. Er lud nicht nur zu der ursprünglichen Erstversammlung ein. Gleichzeitig lud er für den Fall, dass die für die Beschlussfähigkeit erforderliche Mitgliederanzahl nicht erreicht wird, zur unmittelbar danach stattfindenden Anschlussversammlung ein.

Die Erstversammlung war wegen nicht ausreichender Teilnehmerzahl nicht beschlussfähig. Daraufhin schloss der Versammlungsleiter die Erstversammlung und eröffnete sofort die Abschlussversammlung, die ohne Rücksicht auf die Anzahl der Teilnehmer beschlussfähig war.

In der Anschlussversammlung wurde ein neues Vorstandsmitglied gewählt. Das Vereinsregister weigerte sich, dieses neue Vorstandsmitglied in das Vereinsregister einzutragen. Es hielt die während der Anschlusssammlung getroffenen Beschlüsse für auf mich unwirksam. Der Vorstand des Vereins war anderer Meinung und bestand auf einer gerichtlichen Klärung.

Kernaussagen der Entscheidung

Auch das OLG Düsseldorf war der Ansicht, dass zu der Anschlussversammlung in dem vorliegenden Fall nicht einwandfrei eingeladen worden war. Die Satzung sah nämlich vor, dass die Entscheidung, ob nach Feststellung mangelnder Beschlussfähigkeit im direkten Anschluss eine neue Mitgliederversammlung einberufen werde, nicht dem Vorstand sondern allein dem auf der Erstversammlung gewählten Versammlungsleiter zustand. Tatsächlich erweckte die Einladung zu der Erstversammlung den Eindruck, dass diese Entscheidung bereits gefallen sei.

Die für die vorsorgliche Einberufung einer Anschlussversammlung durch den Vorstand erforderliche Satzungsgrundlage sah das Gericht in der oben dargestellte Satzungsregelung nicht.

Das entscheidende Problem war, dass der Vorstand zur Anschlussversammlung eingeladen hatte, als noch gar nicht feststand, ob der laut Satzung für die Entscheidung zuständige Versammlungsleiter im direkten Anschluss an die Erstversammlung die Anschlussversammlung durchführen wollte. Laut Satzung war der Vorstand für diese Entscheidung schlicht nicht zuständig.

Die Entscheidung kann nicht als bloße Förmelei abgetan werden. Sie berücksichtigt nämlich das Interesse des Vereins, Mitgliederversammlungen grundsätzlich nur dann durchzuführen, wenn eine bestimmte Anzahl von Mitgliedern an ihr teilnimmt.

Es ist ohne weiteres zulässig, wenn die Satzung von dieser Grundidee abweicht. Erforderlich wäre dann allerdings eine ausdrückliche Satzungsregelung gewesen, die

  1. einerseits festlegt, dass zu der Anschlussversammlung bereits mit der Einladung zu der 1. Versammlung eingeladen werden kann
  2. der Vorstand bzw. gegebenenfalls das abweichende Einladungsorgan für die Entscheidung zuständig ist, ob eine Anschlussversammlung im direkten Anschluss erfolgen soll.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Dritte OLG-Entscheidung zur Einladung zur Mitgliederversammlung per E-Mail bei Schriftformerfordernis in der Satzung

Die Wirksamkeit der Beschlüsse von Mitgliederversammlungen steht immer wieder im Fokus der Rechtsprechung. Der Fehler beim Einladungsverfahren schnell zur Unwirksamkeit der getroffenen Beschlüsse führen, muss sich die Rechtsprechung mit der ordnungsgemäßen Einladung immer wieder beschäftigen. Das Einhalten der Formvorgaben der Satzung für die Einladung spielt dabei eine besondere Rolle. Dazu gehört auch die Frage, ob per E-Mail zur Mitgliederversammlung eingeladen werden kann, wenn die Satzung für die Einladung die Schriftform vorsieht. Das OLG Hamm hat sich der neueren Tendenz in der Rechtsprechung angeschlossen, Einladungen per E-Mail zuzulassen (OLG Hamm, Urteil vom. 24.09.2015, Az. 27 W 104/15).

Was war das Problem?

Ein Sportverein hatte eine von der Mitgliederversammlung beschlossene Satzungsänderung zur Eintragung ins Vereinsregister angemeldet. Die Anmeldung wurde vom Rechtspfleger allerdings mit einer Zwischenverfügung zurückgewiesen. Er war der Ansicht, der Beschluss sei unwirksam, da nicht formgerecht zur Mitgliederversammlung eingeladen worden war.

Die Satzung sehe die Schriftform für die Einladung vor. Der Verein habe allerdings lediglich per E-Mail zur Mitgliederversammlung eingeladen und damit die Formvorschriften der Satzung verletzt.

Hiergegen legte der Verein Beschwerde zum OLG Hamm ein.

Kernaussagen der Entscheidung

Das OLG war anderer Auffassung als das Registergericht. Nach Auffassung des OLG Hamm ist die Einladung per E-Mail formwirksam, insbesondere genügen sie der in der Satzung geregelten Schriftform für die Einladung zur Mitgliederversammlung.

Anders als im allgemeinen Wirtschaftsleben habe die Schriftform in einer Vereinssatzung keine Abschluss-, Identifikation-, Echtheit-oder Warnfunktion. Vielmehr seien diese im allgemeinen Wirtschaftsleben bei vereinbarten Schriftform zu Grunde liegenden Erwägungen bei der Einladung zu einer Mitgliederversammlung von gänzlich untergeordneter Bedeutung. Die in der Satzung vorgeschriebene Schriftform solle lediglich sicherstellen, dass die Mitglieder Kenntnis von der bevorstehenden Mitgliederversammlung und der Tagesordnung bekommen. Dieser Form Zweck werde aber auch erreicht, wenn die Einladung und die Tagesordnung nicht der Brief sondern per E-Mail ohne gesonderte Unterschrift des Vorstandes verwendet werden.

Das bedeutet für die Praxis

Die Entscheidung folgt im Ergebnis gleichlautenden Entscheidungen des OLG Zweibrücken und des Hanseatischen Oberlandesgerichts Hamburg. Beide Gerichte hatten gleichfalls angenommen, dass das Schriftformerfordernis für die Einladung zur Mitgliederversammlung laut Satzung auch durch eine E-Mail gewahrt bleibt.

Langsam aber sicher wird man insoweit von einer gesicherten Rechtsprechung ausgehen können. Allerdings fehlt noch eine entsprechende Entscheidung des BGH. Auch ist es zumindest denkbar, dass andere Oberlandesgerichte anderer Auffassung sind.

Für absolute Rechtssicherheit in dieser Frage sorgt nur eine Satzungsregelung, die den Versand der Einladung per E-Mail oder „in Textform“ ausdrücklich erlaubt. Sinnvoll ist in beiden Fällen die Ergänzung, dass der Versand an die letzte vom Mitglied bekannt gegebene E-Mail-Adresse erfolgt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

 

Zwangsgelder sind gegen anmeldepflichtige Personen, nicht gegen den Verein zu richten

Das OLG Thüringen hat mit Beschluss vom 16.03.2015 (3 W 579/14) entschieden, dass Zwangsgelder wegen Verstoßes gegen die Pflicht, Anmeldungen zum Vereinsregister zu bewirken, gegen die an meldepflichtigen Personen, nicht gegen den Verein zu richten sind.

Was war das Problem?
Aus einem Reiterverein waren alle Mitglieder geschlossen ausgetreten. Einziges verbleibendes Mitglied war der Vorstandsvorsitzende. Dieser meldete den Austritt aller Mitglieder nicht dem Vereinsregister (siehe § 73 BGB). Das Vereinsregister drohte dem Verein wegen der unterbliebenen Anmeldung zum Vereinsregister ein Zwangsgeld an und setzte dies schließlich auch fest.

Kernaussagen der Entscheidung
Das geschlossene Austreten (fast) aller Mitglieder kommt im Ergebnis dem Erliegen des Vereinslebens gleich. Da ein Mitglied im Verein verbleibt, besteht dieser zwar fort, allerdings kann dem Verein die Rechtsfähigkeit entzogen werden, wenn seine Mitgliederzahl unter drei sinkt.

Insoweit folgten die OLG-Richter also dem Vereinsregister. Im Hinblick auf die Androhung und Festsetzung von Zwangsgeldern war dem Vereinsregister allerdings ein Fehler unterlaufen. Die Bescheide waren schlicht an den falschen Adressaten gesandt worden.

Die Pflicht, die erforderlichen Anmeldungen zum Vereinsregister vorzunehmen, treffen den Vorstand persönlich. Kommt dieser seiner Verpflichtung nicht nach, so kann er durch Zwangsgelder dazu angehalten werden. Dann sind allerdings die Zwangsgelder sowohl dem verantwortlichen Vorstand als natürliche Person gegenüber anzudrohen und gegebenenfalls festzusetzen. Insofern war es rechtsfehlerhaft, dass das Vereinsregister die Schreiben an den Verein adressierte.

Das bedeutet für die Praxis
Es ist nicht möglich, die an den Verein gerichteten Bescheide in solche umzudeuten, die an den Vorsitzenden adressiert sind. Adressiert das Vereinsregister die Bescheide falsch, so legen Sie Rechtsmittel im Namen des Vereins ein. Details zu der Einlegung von Rechtsmitteln finden Sie in der Rechtsbehelfsbelehrung, die jedem Bescheid beigefügt ist.

Mit der Übernahme des Vorstandsamtes entstehen auch rechtliche Pflichten. Dazu gehört auch die Verpflichtung, die erforderlichen Anmeldungen zum Vereinsregister zu bewirken. Achten Sie darauf, dass dies zeitnah geschieht, wenn ein eintragungspflichtiger Umstand vorliegt.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

Vorstand tritt zurück: Anforderungen an die Formalia für die Registeranmeldung

Der Rechtspfleger beim Vereinsregister darf die Löschung eines Vorstandsmitgliedes nur dann in das Vereinsregister eintragen, wenn eine Urkunde über die Änderung des Vorstandes vorgelegt wird. Das kann entweder ein Protokoll der Mitgliederversammlung sein, auf der die Nachwahl erfolgte, oder ein Rücktrittsschreiben des betroffenen Vorstandsmitgliedes.

Was war das Problem?

Ein Verein hatte den Rücktritt eines Vorstandsmitgliedes zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet. Die Rechtspflegerin beim Vereinsregister lehnte die Eintragung allerdings ab. Sie bestand auf Vorlage eines schriftlichen Rücktrittsschreibens. Da der Rücktritt (nur) mündlich erklärt war, konnte der Verein ein solches Schreiben nicht vorlegen. Der Vorstand legte daher Rechtsmittel gegen die Zurückweisung der Eintragung ein.

Das Problem bei dem Sachverhalt ist, dass – solange die Satzung keine andere Form vorschreibt – auch eine mündliche Rücktrittserklärung wirksam ist. Der Rücktritt wird wirksam, wenn die Rücktrittserklärung entweder das nach der Satzung für die Bestellung des Vorstands zuständige Vereinsorgan (idR Mitgliederversammlung) oder ein anderes noch amtierendes Vorstandsmitglied nach § 26 BGB erreicht.

Für die Anmeldung der Änderung des Vorstandes in das Vereinsregister schreibt § 67 Abs. 1 BGB allerdings vor, dass der Anmeldung eine Abschrift „der Urkunde über die Änderung“ beizufügen ist.

Insofern sehen also die allgemeinen Regelungen andere Formvorschriften vor, als die zur Eintragung in das Vereinsregister.

Kernaussagen der Entscheidung

Nach Ansicht des OLG Frankfurt hat der Gesetzgeber mit § 67 Abs. 1 BGB eine Spezialvorschrift zur Form der Anmeldung der Vorstandsänderung zum Vereinsregister formuliert.

Nach Ansicht der Richter sei es allgemein anerkannt, dass als Urkunde im Sinne des § 67 BGB auch die Abschrift des Protokolls über eine entsprechende Vorstandswahl oder -Abwahl gelte. Damit könne zwar bei einer mündlichen Amtsniederlegung keine Abschrift der Niederlegungserklärung vorgelegt werden, wohl aber die Vorlage des Protokolls über die Neuwahl. Denn auch aus dieser ergebe sich, dass eine Änderung des Vorstandes erfolgt sei, die mit Vorlage des Protokolls und entsprechender Antragstellung zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet wird.

Das bedeutet für die Praxis

In der Praxis wird bei einer Amtsniederlegung zwischen drei Fällen zu unterscheiden sein:

  1. Amtsniederlegung mit folgender Neuwahl

Dem Vereinsregister gegenüber lässt sich die Änderung des Vorstandes durch Vorlage des Protokolls über die Neuwahl nachweisen. Auf das Rücktrittschreiben kommt es dann in der Regel nicht an.

  1. Amtsniederlegung mit folgender Kooptation

Vereins- und Verbandssatzungen sehen in einer ganzen Reihe von Fällen vor, dass im Falle des Freiwerdens eines Vorstandsposten der freigewordene Posten entweder bis zur nächsten Mitgliederversammlung oder dauerhaft durch einen sog. Kooptationsbeschluss des Vorstandes neu besetzt wird. Im Ergebnis handelt es sich dabei um eine satzungsmäßig erlaubte Selbstergänzung des Vorstandes.

In diesem Fall ergibt sich die Änderung der Zusammensetzung des Vorstandes aus dem Beschluss des Vorstandes zur Kooptation. Zur Eintragung der Änderung in das Vereinsregister ist dann die Einladung zur entsprechenden Vorstandssitzung und das Protokoll der Vorstandsitzung vorzulegen.

3. Amtsniederlegung ohne (direkt) nachfolgende Neubesetzung

In der Vereinspraxis folgt auf eine Amtsniederlegung nicht immer unmittelbar die Neubesetzung des freigewordenen Vorstandspostens. Das zurückgetretene Vorstandsmitglied wird aber häufig ein Interesse daran haben, dass es aus dem Vereinsregister gelöscht wird.

Da das Protokoll über die Neuwahl nicht vorgelegt werden kann, ist aufgrund des Wortlautes des § 67 BGB ein anderes Schriftstück erforderlich, aus dem sich der Rücktritt ergibt. Ist der Rücktritt nur mündlich erklärt worden, so kann – der Entscheidung des OLG Frankfurt folgend – die Eintragung der Löschung in das Vereinsregister versagt werden.

Da die Löschung im Interesse des zurückgetretenen Mitglieds liegt, wird es aber in den meisten Fällen kein Problem darstellen, von dem Mitglied eine schriftliche Rücktrittserklärung zu erhalten. Auch wenn diese satzungsgemäß nicht vorgesehen ist, wird sich das zurückgetretene Vorstandsmitglied im eigenen Interesse in der Regel der Bitte nach einem schriftlichen Rücktrittsschreiben nicht verwehren. Mit diesem kann dann die Löschung des zurückgetretenen Vorstandsmitgliedes im Vereinsregister beantragt werden.

Tipp: Satzungsbestimmung als Lösungsweg

Das Problem lässt sich größtenteils dadurch lösen, indem in der Satzung Formvorschriften für die Rücktrittserklärung formuliert werden.

Sieht beispielsweise die Satzung eine schriftliche Rücktrittserklärung vor, so liegt ein wirksamer Rücktritt vom Vorstandsamt nur dann vor, wenn die von dem Vorstandsmitglied unterschriebene Rücktrittserklärung bei einem anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied eintrifft. Ein mündlicher Rücktritt ist dann nicht mehr möglich und kann (und darf) vom Vorstand nicht zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet werden.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung