Wie hoch dürfen Verwaltungskosten in gemeinnützigen Organisationen sein?

In der Beratungspraxis stellt sich immer wieder die Frage, wie hoch der Verwaltungskostenanteil in gemeinnützigen Organisationen sein darf. Hier kursieren verschiedene Prozentwerte. So wird unter anderem angenommen, dass dieser Verwaltungskostenanteil maximal 10 % der Ausgaben der gemeinnützigen Organisation ausmachen soll.

Ganz so einfach ist die Sache allerdings nicht. Es gibt keine feste Obergrenze. Zwar steht fest, dass eine Organisation nicht gemeinnützig sein kann, wenn die Ausgaben für die allgemeine Verwaltung einschließlich der Werbung um Spenden einen angemessenen Rahmen übersteigen. Hintergrund dafür ist § 55 Abgabenordnung (AO). Danach dürfen Mittel von gemeinnützigen Organisationen nur für satzungsmäßige Zwecke verwendet werden, und dazu sollen Verwaltungskosten eben nicht gehören.

Was sind Verwaltungskosten?

Verwaltungskosten sind zunächst einmal grundsätzlich alle Ausgaben, die nicht unmittelbar dem steuerbegünstigten Zweck zugute kommen. Sie dienen allgemeinen Zwecken der Organisation. Insbesondere gehören hierzu:

Miete und Personalkosten, Kosten für Büroeinrichtung und Bürobetrieb, Kommunikationskosten, Reisekosten, Werbeausgaben.

Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) stellt ausdrücklich fest, dass insbesondere die Kosten für die Beschäftigung eines Geschäftsführers grundsätzlich Verwaltungsausgaben sind. Eine Zuordnung der Personalkosten für den Geschäftsführer zu einzelnen steuerbegünstigten Tätigkeiten oder Projekten ist nur möglich, wenn und soweit der Geschäftsführer unmittelbar bei steuerbegünstigten Projekten mitarbeitet. Das gleiche gilt für Reisekosten.

Was sind angemessene Verwaltungskosten?

Das Problem mit dem Begriff „angemessen“ ist, dass dieser sehr unscharf ist. Die Finanzverwaltung steht allerdings auf dem Standpunkt, dass ein angemessener Rahmen in jedem Fall überschritten ist, wenn sich eine Organisation, die sich weitgehend durch Spenden finanziert, diese überwiegend zur Bestreitung von Ausgaben für Verwaltung und Spendenwerbung nutzt. Der Großteil der Ausgaben muss also für den eigentlichen steuerbegünstigten Zweck eingesetzt werden.

Für die Frage der Angemessenheit der Verwaltungsausgaben kommt es demnach entscheidend auf die Umstände des jeweiligen Einzelfalls an. Für die Gemeinnützigkeit kann es auch schon schädlich sein, wenn der Anteil der Verwaltungsausgaben einschließlich der Spendenwerbung deutlich niedriger als 50 % ist (AEAO, Nr. 17 zu § 15 AO).

Unangemessen sind weiter solche Verwaltungskosten, die wirtschaftlich nicht sinnvoll sind. Aufwand und zu erwartendes Ergebnis müssen auch in Hinblick auf die satzungsmäßigen Zwecke in einem ausgewogenen Verhältnis zueinanderstehen.

Erleichterungen während der Aufbauphase

Lediglich während der Gründung- oder Aufbauphasen einer gemeinnützigen Organisation kann es zulässig sein, dass der überwiegende Teil der Mittel (= mehr als 50 %) für Verwaltungsausgaben und Spendenwerbung eingesetzt wird.

Im Jahr 2000 hat der Bundesfinanzhof einmal festgesetzt, dass ein Zeitraum von vier Jahren für die Aufbauphase unschädlich sein soll. Lassen Sie sich durch diese Entscheidung aber nicht dazu verleiten, der angemessenen Höhe der Verwaltungskosten in den ersten vier Jahren der Organisation keine Aufmerksamkeit zu widmen. Denn dies war eine Einzelfallentscheidung. Die Finanzverwaltung versteht diese Frist als Obergrenze und stellt im Anwendungserlass zur Abgabenordnung eindeutig klar, dass in der Regel von einer kürzeren Aufbauphase auszugehen ist.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung