Vorsicht bei der Wahl von Delegierten für eine Delegiertenversammlung

Die Satzung eines Vereins, deren Mitgliederversammlung als Delegiertenversammlung durchgeführt wird, muss Vorgaben darüber enthalten, wie die Delegierten gewählt werden. Allerdings geschieht diese Delegiertenwahl nicht immer satzungskonform. Das OLG Dresden hat entschieden, welche Auswirkungen solche Satzungsverstöße haben. Am Rande stellten die Richter auch noch klar, welche Informationen das Vereinsregister verwenden darf (OLG Dresden, Beschluss vom 26.9.2016, Az.: 17 W 877/16).

Was war das Problem?
Die Mitgliederversammlung eines Landesverbandes wurde satzungsgemäß als Delegiertenversammlung durchgeführt. Mitgliedes des Verbandes waren natürliche Personen, die in rechtlich nicht selbstständigen Kreisverbänden organisiert waren. Die Delegierten sollten laut Satzung durch die Kreisversammlungen gewählt werden. In der Praxis geschah dies jedoch zumindest in einigen Kreisverbänden nicht, vielmehr ernannte der Kreisvorstand die Delegierten.

Im Anschluss an die Delegiertenversammlung 2015 beantragte der neu gewählte Vorstand seine Eintragung in das Vereinsregister. Einige nicht gewählte Kandidaten hatten allerdings das Vereinsregister darüber informiert, dass die Wahlen der Delegierten nicht satzungsgemäß erfolgt waren. Im Rahmen der Anhörung des Vorstandes wies dieser darauf hin, dass zumindest einige der „Tippgeber“ selbst Verantwortung für die Wahlen in ihren Kreisverbänden tragen würden. Sie würden sich durch die Mitteilung an das Vereinsregister widersprüchlich verhalten.

Als das Vereinsregister die Eintragung ablehnte, legte der Vorstand des Landesverbandes Beschwerde ein.

Kernaussagen der Entscheidung
Das OLG bestätigte die Auffassung des Vereinsregisters. Der Eintragung der neuen Vorstandsmitglieder steht entgegen, dass die Vorstandswahlen auf der Delegiertenversammlung nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden sind. Die Delegierten wurden aber nicht ordnungsgemäß gewählt. Daher konnte die Delegiertenversammlung den Vorstand nicht wirksam wählen.

Verwendung von Informationen
Das OLG Dresden beschäftigte sich zunächst mit der Frage, ob das Vereinsregister die von den unterlegenen Vorstandsmitgliedern erhaltenen Informationen überhaupt hätte verwenden dürfen.

Die Richter stellten fest, dass das Registergericht vor Eintragung zu prüfen hat, ob die beantragte Eintragung durch die vorgelegten Unterlagen und Urkunden gedeckt ist. Es hat Zweifel an der Wirksamkeit der Wahl nachzugehen. Aus den Urkunden muss eine dem äußeren Schein nach materiell nicht zu beanstanden Neubestellung des Vorstandes folgen.

Von grundlegender Bedeutung ist die nach § 67 Abs. 1 BGB mit der Anmeldung der Vorstandsänderung vorzulegen Abschrift des Versammlungsprotokolls mit dem Beschluss über die Vorstandswahl. Allerdings kann das Gericht entsprechend dem Amtsermittlungsgrundsatz nach §§ 26, 27 FamFG die Vorlage weiterer Urkunden und Unterlagen verlangen, wenn es begründete Zweifel an der Wirksamkeit der Vorstandswahlen hat.

Solche Zweifel können sich nicht nur aus den mit der Anmeldung eingereichten Unterlagen ergeben. Auch  weitere Inhalte, Registerakten und Erkenntnisse, die das Gericht im Rahmen seiner sonstigen Tätigkeit erlangt hat, sind heranzuziehen. Die Informationen der unterlegenen Vorstandsmitglieder reichten dem OLG ausdrücklich als Anlass für weitere Ermittlungen des Registergerichts. Denn mit dieser Information wurde das Registergericht darauf hingewiesen, dass es zumindest in einigen Kreisverbänden in den letzten Jahren keine Wahlen der Delegierten gegeben habe. Folgerichtig habe das Registergericht diese Information zum Anlass genommen, vom Verein Nachweise über die Wahl der Delegierten in den Kreisverbänden anzufordern. Hierzu war das Registergericht befugt.

Auswirkungen des widersprüchlichen Verhaltens der unterlegenen Vorstandsmitglieder
Die OLG-Richter stellten weiter fest, dass der Verein ohne Erfolg darauf verweist, dass diese Informationen von Vereinsmitgliedern stammten, die selbst die Verantwortung trugen, dass die Wahlen im Verein der Satzung entsprechen. Diese Aufgabe ergab sich in ihrer Funktion als Versammlungsleiter der Delegiertenversammlung, als (ehemaliges) Vorstandsmitglied oder als Vorsitzender eines Kreisverbandes. Nach Auffassung des OLG hat das Registergericht jeglichen Zweifel an der Wirksamkeit der Vorstandswahlen nachzugehen, nicht nur Zweifeln, die von widerspruchsfrei handelnden Personen vorgebracht werden.

Die Rechtsordnung lasse widersprüchliches Verhalten grundsätzlich zu. Missbräuchlich wäre das Verhalten erst dann, wenn

  • objektiv das Gesamtbild eines widersprüchlichen Verhaltens vorliegt,
  • das frühere Verhalten mit dem späteren unvereinbar ist und
  • die Interessen des Vereins im Hinblick hierauf vorrangig schutzwürdig sind.

Ein objektiv widersprüchliches Verhalten liege schon dann nicht vor, wenn die Vereinsmitglieder im Zeitpunkt der Delegiertenversammlung nicht gewusst haben, dass die Kreisverbände die Delegierten satzungswidrig bestimmt haben.

Die Richter stellten festen, dass der Verein kein schutzwürdiges Interesse daran hat, dass die Wahl seines Landesvorstandes als wirksam behandelt und eingetragen wird. Denn schließlich liege ein Verstoß gegen ein wesentliches Element seiner Satzung vor. Dem Verein könne nur daran gelegen sein, dass das satzungsgemäße Verfahren zur vereinsinternen demokratischen Willensbildung eingehalten wird, will er nicht seine Legitimation nach innen und außen aufs Spiel setzen.

Kosten für eine Wiederholung der Delegiertenversammlung
Die Kosten für eine Wiederholung der Delegiertenversammlung spielen in diesem Zusammenhang keine Rolle. Der Verein mag den Aufwand einer Neuwahl scheuen. Doch sein Wunsch, weitere Kosten und Mühen zu vermeiden ist nach ausdrücklicher Aussage der OLG-Richter nicht schützenswert. Denn der Verein hat für das fehlerhafte Verhalten in den Kreisverbänden als seinen unselbstständigen Untergliederungen selbst einzustehen.

Delegiertenversammlung war beschlussunfähig
Der Eintragung der neuen Vorstandsmitglieder und des Ausscheidens des bisherigen Vorstands steht entgegen, dass die Vorstandswahlen anlässlich der Delegiertenversammlung nicht ordnungsgemäß durchgeführt worden sind. Nach § 27 Abs. 1 BGB hätte die Mitgliederversammlung des Vereins über die Bestellung des Vorstandes zu entscheiden. Zulässigerweise hatte der Verein sich jedoch eine Satzung gegeben, die abweichend von der gesetzlichen Regelung vorsieht, dass die Delegiertenversammlung den Vorstand wählt. Zulässig ist dies gemäß §§ 40, 27 Abs. 1 BGB.

Zur Wahl befugt ist die Delegiertenversammlung dementsprechend nur, wenn ihre Zusammensetzung der Satzung entspricht. Daran fehlt es, weil die Delegierten einiger Kreisverbände nicht in Einklang mit der Satzung bestimmt worden waren. Denn die Delegierten wurden nicht – wie satzungsgemäß vorgesehen – alle 5 Jahre von der Kreisversammlung gewählt, sondern zumindest in einigen Kreisverbänden abweichend davon durch den Kreisverbandsvorstand ernannt.

Das bedeutet für die Praxis
Vorstand und Geschäftsführungen von Vereinen, insbes. Bundes- oder Landesverbänden, deren Mitgliederversammlung als Delegiertenversammlung durchgeführt wird, sollten den Vorständen der untergeordneten Gremien (zum Beispiel Kreisverbänden) bewusst machen, welche Auswirkungen die satzungswidrige Wahl von Delegierten hat. Gegebenenfalls ist hierbei auch an Schadensersatzansprüche gegen die in den entsprechenden Gremien verantwortlichen Personen (zum Beispielkreis Verbandsvorstände) zu denken. Diese können vor allem dann in Betracht kommen, wenn trotz eines entsprechenden Hinweises satzungswidrig gewählt wird. Der Schaden kann dann relativ schnell sehr hoch werden und zum Beispiel in dem Kosten einer so notwendig werdenden zusätzlichen Delegiertenversammlung bestehen.

Die OLG-Richter haben auch noch einmal ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Heilung eines fehlerhaften Beschlusses der Delegiertenversammlung nur dann in Betracht kommt, wenn bloße Schutzvorschriften verletzt worden sind, die Verletzung wesentlicher Verfahrensvorschriften wie die Einberufung eines unbefugten Organs führt allerdings zwingend zur Nichtigkeit des Beschlusses. Fehlerhaft gefasste Beschlüsse wären ausnahmsweise nur dann als wirksam zu behandeln, wenn feststünde, dass der Beschluss auch bei ordnungsgemäßem Verfahren so gefasst worden wäre. Hierfür ist der Verein jedoch beweispflichtig. In der Praxis ist dieser Beweis so gut wie nicht zu führen.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

Vereinsmitgliedschaft als Voraussetzung für das Vorstandsamt?

Grundsätzlich ist die Mitgliedschaft im Verein nicht Voraussetzung dafür, ein Vorstandsamt zu übernehmen. Hiervon gibt es 2 wesentliche Ausnahmen: eine entsprechende Forderung in der Satzung und eine gewohnheitsrechtliche Vorgabe in dem Verein, dass nur Vereinsmitglieder Vorstand sein können (sog. Vereinsherkommen). Das OLG Düsseldorf hat die Anforderungen an dieses Vereinsherkommen konkretisiert (OLG Düsseldorf – Beschluss vom 9.2.2016 – I.3 Wx 4/16).

Was war das Problem?
In dem Fall ging es im Wesentlichen darum, welche Auswirkungen es hat, wenn Vorstandsmitglieder eines Vereins aus einem anderem austreten. Das Besondere war, dass das Zusammenspiel der Satzungen dazu führte, dass der Austritt aus dem einen Verein die Mitgliedschaft auch in dem anderen Verein beendete. Ausführliche Regelungen dahingehend, dass nur Vereinsmitglieder Vorstand sein können, sahen die Satzungen allerdings nicht vor. Ebenso fehlten Regelungen für den Fall, dass gewählte Vorstandsmitglieder aus einem Verein ausscheiden.

Kernaussagen der Entscheidung
Die Richter waren nicht der Ansicht, dass mit dem Austritt der Vorstandsmitglieder aus dem einem Verein zwangsläufig gleichzeitig der Verlust des Vorstandsamtes in dem anderen Verein verbunden war. Sie begründeten dies damit, dass es keine Satzungsregelung gäbe, die die Mitgliedschaft im Verein als Voraussetzung für das Vorstandsamt fordert.

Die Richter setzten sich auch mit den Anforderungen an das vereinsrechtliche Gewohnheitsrecht (Vereinsherkommen) auseinander. Das Erfordernis einer Vereinsmitgliedschaft für Vorstandsmitglieder kann sich außer aus einer eindeutigen Satzungsregelung allenfalls dann ergeben, wenn sich die Zugehörigkeit eines Nichtmitglieds zum Vorstand eines Vereins aufgrund ständiger Übung (Gewohnheitsrecht) oder nach der Struktur und Zielsetzung des Vereins verbietet.

Ein Verbot aus Struktur und Zielsetzung des Vereins konnten die Richter nicht erkennen.

Voraussetzung für eine gewohnheitsrechtlich geforderte Vereinsmitgliedschaft für ein Vorstandsamt liegt nur vor, wenn insoweit eine ständige Übung besteht, die von allen Beteiligten als verbindlich akzeptiert wird. Hierzu machten die Richter folgende Vorgaben:

  • In dem vorliegenden Fall war eine gewohnheitsrechtlich geforderte Mitgliedschaft im Verein bereits deshalb zweifelhaft, weil sich diese Frage vorher noch nie gestellt hat. Insoweit konnte also noch gar kein Gewohnheitsrecht entstanden sein.
  • Es gab keinerlei sichtbare Hinweise darauf, dass die Mitglieder die Vereinsmitgliedschaft als zwingende Voraussetzung für ein Vorstandsamt sahen.
  • Alleine die Tatsache, dass sich sämtliche bisherigen Vorstände des Vereins stets nur aus Vereinsmitgliedern zusammengesetzt haben, genügt für die Annahme von Gewohnheitsrecht jedenfalls nicht.

Das bedeutet für die Praxis
Am wichtigsten ist wahrscheinlich der 3. Aspekt. Um ein Gewohnheitsrecht anzunehmen, reicht alleine die Mitgliedschaft aller bisherigen Vorstände im Verein noch nicht. Um derartigen Problemen aus dem Weg zu gehen, empfiehlt sich eine eindeutige Satzungsregelung.

Formulierungsbeispiel:
Vorstandsmitglieder müssen Mitglied im Verein sein. Endet die Mitgliedschaft im Verein während der Amtszeit eines Vorstandsmitgliedes, so endet sein Vorstandsamt mit der nächsten Mitgliederversammlung. Auf dieser ist eine Nachwahl bis zum Ende der Amtszeit des ausgeschiedenen Vorstandsmitgliedes vorzunehmen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Außerordentliche Mitgliederversammlung, wenn Vorstandsmitglied nachgewählt werden muss

Wenn ein gewähltes Vorstandsmitglied aus dem Amt geschieden ist, ist in den meisten Fällen eine Nachwahl dieses Vorstandsmitglieds erforderlich. Die Satzung kann dazu bestimmen, dass in solchen Fällen die Nachwahl entweder durch den Vorstand selbst (sog. Kooptation) oder durch ein anderes Gremium (z.B. einen laut Satzung bestehendem Ältestenrat) erfolgt. Fehlt eine solche Regelung in der Satzung, ist die Mitgliederversammlung für die Nachwahl zuständig.

Wenn bis zu der nächsten planmäßigen Mitgliederversammlung noch längere Zeit vergeht, wird es oft zu einer außerordentlichen Mitgliederversammlung kommen. Diese ist auch möglich, wenn sie in der Satzung nicht ausdrücklich vorgesehen ist (§ 36 BGB – „Die Mitgliederversammlung ist in den durch die Satzung bestimmten Fällen sowie dann zu berufen, wenn das Interesse des Vereins es erfordert„).

Gelegentlich wird die Frage gestellt, ob in solchen Fällen anlässlich der außerordentlichen Mitgliederversammlung nur das fehlende Vorstandsmitglied nachzuwählen ist oder der gesamte Vorstand neu gewählt werden muss. In der Regel fehlt dazu eine Satzungsbestimmung. Dann gilt folgendes:

  • Es reicht die Nachwahl des fehlenden Vorstandsmitgliedes. Seine Amtszeit endet dann automatisch mit Ablauf der für ihn geltenden Amtszeit, mit Abwahl durch eine spätere Mitgliederversammlung oder durch die Neuwahl eines Nachfolgers.
  • Das Einladungsorgan (im Normalfall: der Vorstand) kann stattdessen aber auch die Wahl des gesamten Vorstandes auf die Tagesordnung setzen. Das geht auch dann, wenn die satzungsgemäße Amtszeit der noch vorhandenen Vorstandsmitglieder noch nicht abgelaufen ist. Denn die Mitgliederversammlung kann den einmal gewählten Vorstand jederzeit abberufen (§ 27 Absatz 2 Satz 1 BGB).

Die Rechtsprechung sieht in der Neuwahl eines Vorstandes gleichzeitig die Abwahl des amtierenden Vorstandes. Es reicht also die Neuwahl. ein vorheriger Beschluss über die Abberufung des amtierenden Vorstandes ist nicht erforderlich.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

 

Beschlussfähigkeit des Vorstandes bei verstorbenem Vorstandsmitglied

Der Vorstand eines Vereins kann dann während einer Vorstandssitzung wirksame Beschlüsse fassen, wenn er bei der Vorstandssitzung beschlussfähig ist. Ist in der Satzung nichts anderes geregelt, ist eine Vorstandssitzung beschlussfähig, wenn zu ihr satzungsgemäß eingeladen wurde und mindestens ein Vorstandsmitglied anwesend ist.

Nun gibt es aber Satzungen, die die Anwesenheit einer bestimmten Zahl von Vorstandsmitgliedern für die Beschlussfähigkeit fordern, z.B. von mindestens 50& der Vorstandsmitglieder. Und dann kann es manchmal darauf ankommen, wie richtig gerechnet wird.

Beispiel: Der Vorstand eines gemeinnützigen Vereins besteht laut Satzung  aus 7 Personen. Die Mitgliederversammlung hatte auch für alle 7 Positionen Personen gewählt. Im Herbst verstirbt eines der Vorstandsmitglieder. Eine Neuwahl ist erst bei der nächsten Mitgliederversammlung im Januar des nächsten Jahres möglich. Bis dahin muss noch mindestens eine Vorstandssitzung stattfinden. Die Satzung bestimmt, dass mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder zur Beschlussfähigkeit einer Vorstandssitzung anwesend sein müssen.  Daher fragt sich der Vorsitzende, wie zu rechnen ist.

Die Frage ist durchaus berechtigt, denn wenn das verstorbene Mitglied mitzuzählen ist, müssen mindestens 4 Vorstandsmitglieder anwesend sein, andernfalls mindestens 3.

Die Lösung: Es reicht, wenn bei der letzten Sitzung 3 Vorstandsmitglieder anwesend sind. Der Vorstand besteht zum Zeitpunkt dieser Sitzung nur aus 6 Personen. Das Amt des verstorbenen Vorstandsmitgliedes ist mit seinem Tod beendet. Da es laut Satzung ausreicht, dass mindestens die Hälfte der Vorstandsmitglieder anwesend ist, kann der Vorstand wirksame Beschlüsse fassen, wenn 3 der 6 vorhandenen Vorstandsmitglieder an der Sitzung teilnehmen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Vorstandwahl geht auch ohne vorgehende Entlastung

Es ist üblich, dass vor der Neuwahl eines Vorstandes der Vorgängervorstand entlastet wird. Rechtlich erforderlich ist das aber nicht.

Auch, wenn die Mitgliederversammlung noch nicht über die Entlastung abstimmen konnte oder wollte, kann sie den Vorstand neu wählen. Auch die Wiederwahl des noch nicht entlasteten Vorstandes ist möglich.

Solche Fälle sind gar nicht so selten. Ein typisches Beispiel ist der Fall, dass die Kassenprüfer noch keine Kassenprüfung durchführen konnten, z. B. weil sie krank waren.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Generalvollmacht zur Vertretung des Vereins – geht das?

Satzungsbestimmungen über die Vertretung des Vereins dienen auch dem Schutz des Vereins vor Maßnahmen des Vertreters. Insbesondere dann, wenn die Gesamtvertretung in der Satzung angeordnet ist. Der Vorstand kann in einem solchen Fall nicht von der Satzungsregelung abweichen, indem er einzelnen Vorstandsmitgliedern eine Generalvollmacht erteilt (KG Berlin, Beschluss vom 31.7.2015, Az. 22 W 12/15).

Was war das Problem?

In dem Verfahren ging es um die Gefangenen-Gewerkschaft/Bundesweite Organisation (GG/BO). Dies ist ein am 21. Mai 2014 gegründeter, nicht-rechtsfähiger Verein. Die Mitgliederversammlung im Juni 2014 beschloss, dass der Vorstand aus dem Sprecher und dem Protokollführer besteht und den Verein gerichtlich und außergerichtlich vertritt. Später wurde der Begriff „Protokollführer“ durch den Begriff „Rechtssekretär“ ersetzt.

Im Zusammenhang mit der Aushändigung von Post des Vereins an seine inhaftierten Mitglieder verlangte der Verein die gerichtliche Feststellung, dass die zeitweilige Nichtaushändigung der Mitgliedsausweise und Informationsschreiben an die inhaftierten Mitglieder rechtswidrig war. Dieses Schreiben war lediglich von dem Gefangenen A, der als Rechtssekretär fungierte, unterschrieben.

Zum Nachweis seiner Einzelbevollmächtigung legte er dem Gericht einen Vorstandsbeschluss vor, wonach der „Rechtssekretär der GG/BO“ insbesondere befugt sei, rechtswirksame Erklärungen abzugeben und entgegenzunehmen, Untervollmacht zu erteilen, Zustellungen zu bewirken und entgegenzunehmen, Ladungen in Empfang zu nehmen, Akteneinsicht zu nehmen, gegen Entscheidungen der JVA Anträge auf gerichtliche Entscheidung zu stellen, Rechtsbeschwerden einzulegen, Verfassungsbeschwerden einzulegen und im übrigen sämtliche Verfahrenshandlungen vorzunehmen, soweit dies auch dem Verein selbst gestattet sei.

Die Strafvollstreckungskammer des Landgerichts hielt den Antrag auf gerichtliche Entscheidung für unzulässig. Sie begründete das damit, dass der Rechtssekretär den Verein nicht wirksam vertreten könne. Daher liege kein wirksam unterschriebener Antrag vor.

Gegen diesen Beschluss legte der Rechtssekretär im Namen der Gefangenen-Gewerkschaft/Bundesweite Organisation Rechtsbeschwerde ein. Zuvor hatte der Sprecher der GG/BO den ursprünglich gestellten Antrag auf gerichtliche Entscheidung und den Antrag auf Erstellung der Rechtswidrigkeit der Nichtauslegung der Unterlagen genehmigt.

Kernaussagen der Entscheidungen

Das OLG machte kurzen Prozess. Die OLG-Richter stellten fest, dass die Rechtsbeschwerde nicht wirksam eingelegt wurde und daher unzulässig ist. Darüber hinaus war bereits der ursprüngliche Antrag auf gerichtliche Entscheidung in unzulässiger Weise gestellt worden.

Beschwerdeberechtigt ist der Verein. Die Einlegung der Beschwerde setzt voraus, dass der Verein dabei wirksam durch den Vorstand vertreten wird. Hieran fehlte es jedoch, weil der Rechtssekretär den Verein nicht alleine vertreten kann.

Entgegen dem Gesetzeswortlaut des § 54 Satz 1 BGB sind auf nicht eingetragene Vereine die Vorschriften über das Vereinsrecht anwendbar, soweit sie nicht Rechtsfähigkeit voraussetzen. Zu diesen Vorschriften gehört auch § 26 Abs. 2 BGB wonach ein Verein, wenn dem Vorstand mehrere Personen angehören, durch die Mehrheit der Vorstandsmitglieder vertreten wird.

Hiervon ist in dem vorliegenden Fall auch nicht wirksam durch eine Satzungsregelung (§ 40 BGB) abgewichen worden. Der Vorstand bestand aus dem Sprecher und dem Rechtssekretär, mithin aus 2 Personen. Eine satzungsmäßige alleinige Vertretungsmacht des Rechtssekretärs war nicht vorgesehen.

Zwar ist es grundsätzlich möglich, dass der Vorstand Dritten oder einzelnen Vorstandsmitgliedern hinsichtlich einzelner Geschäfte eine Vollmacht erteilt. Voraussetzung ist aber, dass die Mehrheit der Vorstandsmitglieder dem Beschluss zustimmt.

Eine generelle Übertragung der Befugnisse des Vorstandes auf ein Vorstandsmitglied ist nicht möglich. Wenn die Satzung eines Vereins die Gesamtvertretung durch 2 Vorstandsmitglieder vorsieht, ist daher eine durch den Vorstand erteilte Ermächtigung zur Alleinvertretung unwirksam. Regelmäßig wird die Gesamtvertretung zum Schutze des Vereins vor den Vertretern (Vorstandsmitgliedern) beschlossen. Sie kann daher nicht von den Vertretern selbst geändert werden. Daher ist eine Generalvollmacht für eine Einzelperson unzulässig, denn die Ermächtigung eines Gesamtvertreters zur Alleinvertretung darf nicht einen derartigen Umfang annehmen, dass sie tatsächlich auf eine allgemeine Alleinvertretung hinausläuft.

Das bedeutet für die Praxis

Die Entscheidung zeigt, wie streng Gerichte den Mitgliederschutz sehen. Weder der Vorstand noch die Mitgliederversammlung kann mal eben die Satzungsregelungen außer Kraft setzen. Sofern dies gewünscht oder erforderlich ist, ist zunächst eine Satzungsänderung erforderlich. Beim nicht eingetragenen Verein wird diese mit Beschlussfassung, beim eingetragenen Verein mit Eintragung der Änderung in das Vereinsregister wirksam.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

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Vorstandswahl nichtig: Beschlüsse des Vorstands sind trotzdem wirksam

Gelegentlich kommt es vor, dass bei der Wahl eines Vorstandes Fehler gemacht wurden. Das kann dazu führen, dass die Wahl nichtig ist. Der Vorstand ist also eigentlich gar nicht im Amt. Regelmäßig wird dies aber erst einige Wochen oder Monaten nach der Wahl festgestellt. Dann taucht natürlich die Frage auf, welche Auswirkungen das auf die von dem Vorstand in der Zwischenzeit getroffenen Beschlüsse und eingeleiteten Maßnahmen hat. Für Entspannung und Klarheit sorgt eine Entscheidung des thüringischen Oberlandesgerichts vom 23. 8. 2013 (9 W 134/13).

Was war das Problem?

Vorstand und Mitglieder in einem Verein waren untereinander tief zerstritten. Dies führte zu mehreren Abberufungen und Neuwahlen des Vorstandes.

Unter anderem wurde zeitweise ein Notvorstand durch das zuständige Amtsgericht bestellt. Noch vor dem Widerruf der Bestellung des Notvorstandes kam es zu einer Neuwahl des Vorstandes. Er stellte sich jetzt die Frage, ob damit die Amtszeit des Notvorstandes automatisch beendet war. Diese Frage war deshalb umso dringender, weil die Vorstandswahl von einzelnen Mitgliedern gerichtlich angefochten wurde.

Kernaussagen der Entscheidung

Die Amtszeit des Notvorstandes endet mit der Neuwahl des Vorstandes, so die Richter am thüringischen Oberlandesgericht. Daran ändere auch die anhängige Klage nichts, die die Nichtigkeit der Neuwahl zum Gegenstand hatte.

Denn selbst wenn die Klage erfolgreich sein sollte, würde sie doch die Nichtigkeit der Vorstandsbestellung nicht rückwirkend feststellen. Für die Zeit zwischen Wahl und Feststellung der Nichtigkeit sei daher davon auszugehen, dass der Vorstand wirksam bestellt werden sei. Wörtlich führt das Urteil dazu aus:

„… In Anlehnung an das Arbeits- und Gesellschaftsrecht kann die Nichtigkeit und Anfechtbarkeit des Bestellungsaktes nach Aufnahme der Organtätigkeit mit Wissen und Willen der Mitglieder des Bestellungsorganes grundsätzlich nur für die Zukunft gelten gemacht werden; für die Vergangenheit ist so zu urteilen, als sei die Bestellung fehlerfrei erfolgt. Dies folgt daraus, dass ähnlich wie bei der Behandlung fehlerhafter Arbeits- und Gesellschaftsverhältnisse im Hinblick auf die Interessen des Rechtsverkehrs das Organhandeln nicht ungeschehen gemacht werden kann. Denn die Organbestellung betrifft nicht nur die Interessen der Beteiligten selbst, sondern konstruiert die Handlungsfähigkeit eines Rechtssubjekts, das davon gegenüber einer Vielzahl von Personen Gebrauch machen kann (vgl. BGH, in BGHZ 47, 341, (343); Münchener Kommentar, Kommentar zum BGB, 6. Auflage 2012, § 27 Rn. 49 m.w.N.). …“

Die Frage, ob der neu gewählte Vorstand schon im Vereinsregister eingetragen sei, spiele dabei keine Rolle. Die Register Eintragung hat (Anmerkung des Verfassers: anders als z. B. bei Satzungsänderungen) nur eine deklaratorische Bedeutung, keine konstitutive.

Das bedeutet für die Praxis

Für die Praxis ist diese Entscheidung von großer Bedeutung. Denn sie bietet den Vereinen und Verbänden auch dann Rechtssicherheit, wenn die Vorstandsbestellung hinterher erfolgreich angefochten und ihre Nichtigkeit festgestellt wird. Denn sonst könnte es geschehen, dass sämtliche Beschlüsse und Maßnahmen, die ein im Nachhinein als nicht wirksam bestellter beurteilter Vorstand getroffen hat, unwirksam wären. Die Auswirkungen sowohl auf den Verein als auch auf etwaige Vertragspartner und die handelnden Personen wären in vielen Fällen unabsehbar.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Muss die Einladung zur Mitgliederversammlung eigenhändig unterschrieben sein?

Die meisten Vereinssatzungen schreiben vor, dass zur Mitgliederversammlung schriftlich eingeladen werden muss. Viele Vereinsvorstände stellen sich die Frage, ob das bedeutet, dass sie (jedes) Einladungsschreiben eigenhändig unterschreiben müssen. Denn § 126 BGB fordert für das Schriftformerfordernis eine eigenhändige Unterschrift.

Das wäre in der Praxis natürlich so gut wie nicht leistbar. Man stelle sich nur den 1. Vorsitzenden eines Vereins mit 300 Mitgliedern vor, der dann alle 300 Einladungsschreiben persönlich unterzeichnen müsste. Das wäre ihm dann auch zu raten, denn Beschlüsse und Wahlen einer Mitgliederversammlung können schon dann nichtig und damit unwirksam sein, wenn bei der Einladung zur Mitgliederversammlung eine zwingende Formvorschrift der Vereinssatzung nicht eingehalten wurde.

Ganz so dramatisch ist die Situation glücklicherweise nicht. Nach Auffassung des OLG Zweibrücken ist eine eigenhändige Unterschrift bei laut Satzung notwendigen schriftlichen Einladungen zur Mitgliederversammlung nicht erforderlich (OLG Zweibrücken, Beschluss vom 08.05.2014 – 3 W 57/13). Es reicht also, das den Vereinsmitgliedern ein Einladungsschreiben zugeht, aus dem sich ergibt, dass der Vorstand zur Mitgliederversammlung einlädt. Daneben sind natürlich die noch die weiteren Vorgaben einzuhalten, wie etwa die Einladungsfrist oder die Angabe der Tagesordnung. E

Das sind die Kernaussagen der Entscheidung des OLG Zweibrücken

Das Erfordernis einer schriftlichen Einladung zu oder Einberufung der Mitgliederversammlung bedeutet regelmäßig die Bekanntmachung der vom zuständigen Vereinsorgan urkundlich abgefassten Einladung an alle teilnahmeberechtigten Vereinsmitglieder.

Eine eigenhändige Unterschrift des Einladenden unter die Einladung ist regelmäßig nicht notwendig. Nach der höchstrichterlichen Rechtsprechung ist die in Vereinssatzungen vorgeschriebene Schriftform, auch wenn Vereinssatzungen regelmäßig als privatautonome Rechtssetzungen ähnlich wie Rechtsnormen behandelt werden, grundsätzlich als gewillkürte Schriftform im Sinne des § 127 BGB und nicht wie eine durch das Gesetz vorgeschriebene Schriftform im Sinne des § 126 BGB zu behandeln (BGH, NJW-RR 196, 866).

Daraus folgt, dass in der Regel aus Gründen der Praktikabilität im Hinblick auf die Vielzahl der zu versendenden Einladungen, aber auch nach der Verkehrsanschauung und unter Berücksichtigung der Formvorstellung der Vereinsmitglieder nicht davon ausgegangen werden kann, dass die Regelung der Vereinssatzung über die schriftliche Einladung zur Jahreshauptversammlung die eigenhändige Unterschrift des Vereinspräsidenten unter jeder einzelnen Einladung verlangt.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Verspäteter Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens bei Vereinen ist nicht strafbar

Jedes Vorstandsmitglied für sich ist verpflichtet, bei Vorliegen eines Insolvenzgrundes den Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens über den Verein zu stellen. Wird diese Pflicht vernachlässigt, so drohen Schadensersatzansprüche. Strafbar machen sich Vorstandsmitglieder von Vereinen dann jedoch nicht.

15 a Abs. 4 Insolvenzordnung (InsO) beinhaltet eine allgemeine Strafbarkeit für den Fall, dass ein Insolvenzantrag nach § 15 a Abs. 1 InsO pflichtwidrig nicht, nicht richtig oder nicht rechtzeitig gestellt wurde.

Dabei war es juristisch umstritten, ob diese Regelungen auch Vereinsvorstände betreffen. Der Gesetzeswortlaut schloss dies nicht aus. In der Literatur wurde allerdings mit durchaus nachvollziehbaren Argumenten vertreten, dass Vereinsvorstände von dieser Regelung nicht betroffen sind, sich also bei verzögerter Beantragung des Insolvenzverfahrens wenigstens nicht strafbar machen.

Mit Wirkung zum 1.7.2014 ist dieser Streit beendet. Der neu in § 15 a Insolvenzordnung aufgenommene Abs. 6 regelt ausdrücklich das § 15 a Abs. 1-5 InsO nicht für Vereine gelten.

Diese Neuregelung gilt für alle Vereine, unabhängig von ihrer Größe und unabhängig von der Frage, ob sie einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb unterhalten. Auch die Frage der Gemeinnützigkeit spielt insoweit keine Rolle

Wichtig: Diese Regelung gilt ausdrücklich nur für die Strafbarkeit, die zivilrechtliche Haftung der Vorstandsmitglieder bei verzögerter Beantragung der Eröffnung des Insolvenzverfahrens bleibt unberührt. Diese ergibt sich aus § 42 Abs. 2 BGB:

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Amt ruhen lassen – Geht das so einfach?

Kommt es im Verein und vor allem im Vorstand zu Meinungsverschiedenheiten, so erklären Vorstandsmitglieder gerne, dass sie „ihr Amt bis zur Klärung der Vorwürfe ruhen lassen“. Das gleiche gilt, wenn ein Verein in Korruptionsskandale verwickelt oder möglicherweise verwickelt ist. Ein populäres Beispiel dafür sind die Vorwürfe von Schmiergeldzahlungen im Zusammenhang mit der Fußball WM 2006 durch den DFB.

Ganz so einfach ist das mit dem Amt ruhen lassen allerdings nicht. Das deutsche Vereinsrecht, geregelt in den Paragrafen 21-79 BGB, sieht ein Ruhen lassen von Ämtern nicht vor. Vereinfacht gesagt: Entweder man hat ein Amt oder man hat keines. Auch die Vereinssatzungen sehen die Möglichkeit, das Amt ruhen zu lassen, in aller Regel nicht vor.

Daher sollten Vorstandsmitglieder sehr vorsichtig sein, wenn sie das einmal übernommene Amt nicht ausüben wollen. Mit der Erklärung, das Amt anzunehmen, entsteht rechtlich gesehen ein Auftragsverhältnis zu dem Verein. Daraus haftet derjenige, der das Amt übernommen hat, auf Schadensersatz, wenn er sein Amt nicht oder nicht sorgfältig ausführt.

Nichts anderes ist aber das Ruhen lassen eines Amtes. Hier entsteht also ein Risiko für Vorstandsmitglieder, die ihr Amt ruhen lassen wollen.

Solange die Satzung Ihres Vereins diese Möglichkeit nicht eröffnet, haben Sie genau 2 Alternativen, um haftungstechnisch auf der sicheren Seite zu sein:

• Entweder Sie üben das übernommene Amt sorgfältig aus oder

• Sie treten von dem Amt zurück.

Treten Sie zurück, entscheidet sich anhand der Satzung, wie weiter zu verfahren ist. Entweder gibt es die satzungsmäßige Möglichkeit, dass der Vorstand sich selbst ergänzt (Kooptation) oder es ist eine Nachwahl durch die Mitgliederversammlung erforderlich.

Der Unterschied zwischen „zurücktreten“ und „ruhen lassen“ liegt vor allem darin, dass Sie Ihr Amt bei einem Rücktritt endgültig verloren haben. Es gibt keinen Rücktritt vom Rücktritt. Räumt die Satzung die Möglichkeit ein, ein Amt ruhen zu lassen, so können Sie in der Regel selbst entscheiden, wann Sie diesen Zustand beenden und Ihr Amt wieder ausüben wollen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

 

Zwangsgelder sind gegen anmeldepflichtige Personen, nicht gegen den Verein zu richten

Das OLG Thüringen hat mit Beschluss vom 16.03.2015 (3 W 579/14) entschieden, dass Zwangsgelder wegen Verstoßes gegen die Pflicht, Anmeldungen zum Vereinsregister zu bewirken, gegen die an meldepflichtigen Personen, nicht gegen den Verein zu richten sind.

Was war das Problem?
Aus einem Reiterverein waren alle Mitglieder geschlossen ausgetreten. Einziges verbleibendes Mitglied war der Vorstandsvorsitzende. Dieser meldete den Austritt aller Mitglieder nicht dem Vereinsregister (siehe § 73 BGB). Das Vereinsregister drohte dem Verein wegen der unterbliebenen Anmeldung zum Vereinsregister ein Zwangsgeld an und setzte dies schließlich auch fest.

Kernaussagen der Entscheidung
Das geschlossene Austreten (fast) aller Mitglieder kommt im Ergebnis dem Erliegen des Vereinslebens gleich. Da ein Mitglied im Verein verbleibt, besteht dieser zwar fort, allerdings kann dem Verein die Rechtsfähigkeit entzogen werden, wenn seine Mitgliederzahl unter drei sinkt.

Insoweit folgten die OLG-Richter also dem Vereinsregister. Im Hinblick auf die Androhung und Festsetzung von Zwangsgeldern war dem Vereinsregister allerdings ein Fehler unterlaufen. Die Bescheide waren schlicht an den falschen Adressaten gesandt worden.

Die Pflicht, die erforderlichen Anmeldungen zum Vereinsregister vorzunehmen, treffen den Vorstand persönlich. Kommt dieser seiner Verpflichtung nicht nach, so kann er durch Zwangsgelder dazu angehalten werden. Dann sind allerdings die Zwangsgelder sowohl dem verantwortlichen Vorstand als natürliche Person gegenüber anzudrohen und gegebenenfalls festzusetzen. Insofern war es rechtsfehlerhaft, dass das Vereinsregister die Schreiben an den Verein adressierte.

Das bedeutet für die Praxis
Es ist nicht möglich, die an den Verein gerichteten Bescheide in solche umzudeuten, die an den Vorsitzenden adressiert sind. Adressiert das Vereinsregister die Bescheide falsch, so legen Sie Rechtsmittel im Namen des Vereins ein. Details zu der Einlegung von Rechtsmitteln finden Sie in der Rechtsbehelfsbelehrung, die jedem Bescheid beigefügt ist.

Mit der Übernahme des Vorstandsamtes entstehen auch rechtliche Pflichten. Dazu gehört auch die Verpflichtung, die erforderlichen Anmeldungen zum Vereinsregister zu bewirken. Achten Sie darauf, dass dies zeitnah geschieht, wenn ein eintragungspflichtiger Umstand vorliegt.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

Vorstand tritt zurück: Anforderungen an die Formalia für die Registeranmeldung

Der Rechtspfleger beim Vereinsregister darf die Löschung eines Vorstandsmitgliedes nur dann in das Vereinsregister eintragen, wenn eine Urkunde über die Änderung des Vorstandes vorgelegt wird. Das kann entweder ein Protokoll der Mitgliederversammlung sein, auf der die Nachwahl erfolgte, oder ein Rücktrittsschreiben des betroffenen Vorstandsmitgliedes.

Was war das Problem?

Ein Verein hatte den Rücktritt eines Vorstandsmitgliedes zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet. Die Rechtspflegerin beim Vereinsregister lehnte die Eintragung allerdings ab. Sie bestand auf Vorlage eines schriftlichen Rücktrittsschreibens. Da der Rücktritt (nur) mündlich erklärt war, konnte der Verein ein solches Schreiben nicht vorlegen. Der Vorstand legte daher Rechtsmittel gegen die Zurückweisung der Eintragung ein.

Das Problem bei dem Sachverhalt ist, dass – solange die Satzung keine andere Form vorschreibt – auch eine mündliche Rücktrittserklärung wirksam ist. Der Rücktritt wird wirksam, wenn die Rücktrittserklärung entweder das nach der Satzung für die Bestellung des Vorstands zuständige Vereinsorgan (idR Mitgliederversammlung) oder ein anderes noch amtierendes Vorstandsmitglied nach § 26 BGB erreicht.

Für die Anmeldung der Änderung des Vorstandes in das Vereinsregister schreibt § 67 Abs. 1 BGB allerdings vor, dass der Anmeldung eine Abschrift „der Urkunde über die Änderung“ beizufügen ist.

Insofern sehen also die allgemeinen Regelungen andere Formvorschriften vor, als die zur Eintragung in das Vereinsregister.

Kernaussagen der Entscheidung

Nach Ansicht des OLG Frankfurt hat der Gesetzgeber mit § 67 Abs. 1 BGB eine Spezialvorschrift zur Form der Anmeldung der Vorstandsänderung zum Vereinsregister formuliert.

Nach Ansicht der Richter sei es allgemein anerkannt, dass als Urkunde im Sinne des § 67 BGB auch die Abschrift des Protokolls über eine entsprechende Vorstandswahl oder -Abwahl gelte. Damit könne zwar bei einer mündlichen Amtsniederlegung keine Abschrift der Niederlegungserklärung vorgelegt werden, wohl aber die Vorlage des Protokolls über die Neuwahl. Denn auch aus dieser ergebe sich, dass eine Änderung des Vorstandes erfolgt sei, die mit Vorlage des Protokolls und entsprechender Antragstellung zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet wird.

Das bedeutet für die Praxis

In der Praxis wird bei einer Amtsniederlegung zwischen drei Fällen zu unterscheiden sein:

  1. Amtsniederlegung mit folgender Neuwahl

Dem Vereinsregister gegenüber lässt sich die Änderung des Vorstandes durch Vorlage des Protokolls über die Neuwahl nachweisen. Auf das Rücktrittschreiben kommt es dann in der Regel nicht an.

  1. Amtsniederlegung mit folgender Kooptation

Vereins- und Verbandssatzungen sehen in einer ganzen Reihe von Fällen vor, dass im Falle des Freiwerdens eines Vorstandsposten der freigewordene Posten entweder bis zur nächsten Mitgliederversammlung oder dauerhaft durch einen sog. Kooptationsbeschluss des Vorstandes neu besetzt wird. Im Ergebnis handelt es sich dabei um eine satzungsmäßig erlaubte Selbstergänzung des Vorstandes.

In diesem Fall ergibt sich die Änderung der Zusammensetzung des Vorstandes aus dem Beschluss des Vorstandes zur Kooptation. Zur Eintragung der Änderung in das Vereinsregister ist dann die Einladung zur entsprechenden Vorstandssitzung und das Protokoll der Vorstandsitzung vorzulegen.

3. Amtsniederlegung ohne (direkt) nachfolgende Neubesetzung

In der Vereinspraxis folgt auf eine Amtsniederlegung nicht immer unmittelbar die Neubesetzung des freigewordenen Vorstandspostens. Das zurückgetretene Vorstandsmitglied wird aber häufig ein Interesse daran haben, dass es aus dem Vereinsregister gelöscht wird.

Da das Protokoll über die Neuwahl nicht vorgelegt werden kann, ist aufgrund des Wortlautes des § 67 BGB ein anderes Schriftstück erforderlich, aus dem sich der Rücktritt ergibt. Ist der Rücktritt nur mündlich erklärt worden, so kann – der Entscheidung des OLG Frankfurt folgend – die Eintragung der Löschung in das Vereinsregister versagt werden.

Da die Löschung im Interesse des zurückgetretenen Mitglieds liegt, wird es aber in den meisten Fällen kein Problem darstellen, von dem Mitglied eine schriftliche Rücktrittserklärung zu erhalten. Auch wenn diese satzungsgemäß nicht vorgesehen ist, wird sich das zurückgetretene Vorstandsmitglied im eigenen Interesse in der Regel der Bitte nach einem schriftlichen Rücktrittsschreiben nicht verwehren. Mit diesem kann dann die Löschung des zurückgetretenen Vorstandsmitgliedes im Vereinsregister beantragt werden.

Tipp: Satzungsbestimmung als Lösungsweg

Das Problem lässt sich größtenteils dadurch lösen, indem in der Satzung Formvorschriften für die Rücktrittserklärung formuliert werden.

Sieht beispielsweise die Satzung eine schriftliche Rücktrittserklärung vor, so liegt ein wirksamer Rücktritt vom Vorstandsamt nur dann vor, wenn die von dem Vorstandsmitglied unterschriebene Rücktrittserklärung bei einem anderen vertretungsberechtigten Vorstandsmitglied eintrifft. Ein mündlicher Rücktritt ist dann nicht mehr möglich und kann (und darf) vom Vorstand nicht zur Eintragung in das Vereinsregister angemeldet werden.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Rund um die Entlastung des Vorstandes

Zurzeit finden in vielen Vereinen und Verbänden Mitgliederversammlungen statt, auf denen die Entlastung des Vorstandes auf der Tagesordnung steht. Das ist Anlass genug, um sich einmal mit verschiedenen Rechtsfragen zu beschäftigen, die in diesem Zusammenhang wichtig sind.

Hat der Vorsprung stand Anspruch auf Entlastung?
Wie so oft hilft hier zunächst ein Blick in die Satzung. In den meisten Satzungen ist geregelt, dass die Mitgliederversammlung über die Entlastung des Vorstandes zu beschließen hat. Wenn das der Fall ist, dann hat der Vorstand einen Anspruch darauf, dass sich die Mitgliederversammlung mit dieser Frage beschäftigt und einen entsprechenden Beschluss fasst. Auch in den Vereinen, in denen die Entlastung des Vorstandes nicht per Satzungsregelung geregelt ist, kann der Vorstand einen Anspruch darauf haben, dass sich die Mitgliederversammlung mit der Frage beschäftigt. Das ist dann der Fall, wenn die Mitgliederversammlung in der Vergangenheit stets darüber abgestimmt hat. Insoweit ist dann ein verbands- oder vereinsbezogenes Gewohnheitsrecht entstanden.

Allerdings hat der Vorstand es auch selbst in der Hand, ob sich die Mitgliederversammlung mit der Entlastung befasst. Denn in der Regel stellt die Tagesordnung für die Mitgliederversammlung auf.

Eine ganz andere Frage ist, ob der Vorstand neben dem Anspruch auf Beschäftigung mit der Entlastung einen Anspruch auf Entlastung hat. Das lässt sich nur im Einzelfall beantworten. Ist alles korrekt gewesen, dann wird man von einem entsprechenden Anspruch auf Entlastung ausgehen können, der sich notfalls per gerichtlicher Feststellungsklage durchsetzen lässt.

2. Ankündigung auf der Tagesordnung erforderlich
Wie bei allen anderen Themen auch, ist grundsätzliche Voraussetzung für eine Beschlussfassung der Mitgliederversammlung über die Entlastung, dass dieses Thema auf der Tagesordnung steht. Ohne Ankündigung in der Tagesordnung keine Beschlussfassung, so die Faustformel.

3. Sind Vorstandsmitglieder stimmberechtigt?
In den meisten Versammlungen stimmt der Vorstand bei der Frage der Entlastung mit ab. Dies ist nicht einwandfrei. Aus § 34 BGB ergibt sich, dass niemand an der Beschlussfassung beteiligt sein darf, solange es um die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm geht.

Aus diesem allgemeinen Gedanken fordern Rechtsprechung und Literatur, dass der Vorstand bei der Abstimmung über die Entlastung nicht stimmberechtigt sein soll. D.h., er darf weder mit „Ja“, noch mit „Nein“ stimmen und auch eine Enthaltung ist nicht möglich. Er stimmt schlicht nicht mit ab.

Beispiel: Eine typische Protokollformulierung dazu wäre: „Die Mitgliederversammlung beschließt mit 25 Ja-Stimmen und zwei Nein-Stimmen die Entlastung des Vorstandes für das Kalenderjahr 2014. Der Vorstand hat an der Beschlussfassung nicht teilgenommen.“

4. Ist eine teilweise Entlastung möglich?
Im Normalfall beschließt die Mitgliederversammlung die Entlastung des gesamten Vorstandes für das gesamte Kalenderjahr in einem Rutsch. Das ist jedoch nicht zwingend.

Der Mitgliederversammlung steht es völlig frei, einzelne Vorstandsmitglieder von der Entlastung auszunehmen. Außerdem können einzelne Themen oder einzelne Zeitabläufe gleichfalls von der Entlastung ausgeklammert werden.

Beispiel: Möglich wäre also zum Beispiel ein Beschluss zur Entlastung, der wie folgt aussieht:

  • Entlastung des Jugendwartes für das gesamte Jahr 2014
  • Entlastung des zweiten Vorsitzenden für den Zeitraum vom 1.1.2014 bis 30.6.2014
  • Entlastung des Schatzmeisters für das gesamte Kalenderjahr 2014 mit Ausnahme der Vorgänge um die Geldanlagen
  • Nichtentlastung des 1. Vorsitzenden für das gesamte Kalenderjahr.

5. Darf ein nicht entlasteter Vorstand erneut gewählt werden?
Die Entlastung bezieht sich immer auf die Vergangenheit. Der Mitgliederversammlung steht es daher völlig frei, einen nicht entlastenden Vorstand auch für das Folgejahr neu zu wählen. Die nicht vorgenommene Entlastung bedeutet dann lediglich, dass die Vorfälle noch aufgeklärt werden müssen. Ob aus Sicht des Vorstandes, der nicht entlastet wurde, eine neue Kandidatur sinnvoll ist, ist eine andere Frage.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung

Dürfen Mitarbeiter des Vereins in den Vorstand gewählt werden?

Mitarbeiter des Vereins kennen sich in den Angelegenheiten des Vereins besonders gut aus. Dann liegt es nahe, sie auch in den Vorstand des Vereins zu wählen, um dieses Wissen dort zu nutzen. Hinzu kommt, dass es nicht in jedem Verein leicht ist, jemanden zu finden, der sich ehrenamtlich engagieren will. Viele Vorstände fragen sich daher, ob die Wahl von Mitarbeitern in den Vorstand zulässig ist und wenn ja, was dabei zu beachten ist.

Es gibt drei wesentliche Aspekte, die in diesem Komplex zu beachten sind. Sie sind aber glücklicherweise nicht weiter kompliziert.

  1. Prüfen Sie die Satzungslage

Zunächst sollten Sie in der Satzung prüfen, ob dort etwas zu dieser Frage geregelt ist. Gelegentlich finden sich Formulierungen wie „Mitarbeiter des Vereins sind nicht in den Vorstand wählbar“ oder ähnlich. Dann ist die Antwort relativ einfach. Die Satzung gibt eine klare Vorgabe, die zu befolgen ist.

In den meisten Satzungen finden sich allerdings keine Regelungen zu dieser Frage. Dann ist es grundsätzlich möglich, dass auch ein Mitarbeiter in den Vorstand gewählt wird. Das gilt, wenn er auch andere Kriterien, die die Satzung für Vorstandsmitglieder vorschreibt, erfüllt. Ein typisches Beispiel dafür ist eine Regelung wie „Der Vorstand besteht aus drei von der Mitgliederversammlung gewählten Vereinsmitgliedern“. Dann ist ein Mitarbeiter nur dann in den Vorstand wählbar, wenn er auch Vereinsmitglied ist.

Die Faustformel lautet also: „Solange die Satzung das nicht ausdrücklich verbietet, können Mitarbeiter unter den gleichen Voraussetzungen wie andere Personen in den Vorstand gewählt werden“.

  1. Sorgen Sie für klare Aufgabentrennung

Sie müssen jedoch einen wesentlichen Punkt beachten. Regeln Sie klar, welche Tätigkeiten der Mitarbeiter im Rahmen seines Arbeitsvertrages zu erfüllen hat und welche Tätigkeiten zu seinem Vorstandsjob gehören. Das ist deshalb wichtig, weil er nur für die Tätigkeiten im Rahmen des Arbeitsvertrages bezahlt wird. Hinzu kommt, dass für die beiden verschiedenen Aufgabenbereiche unterschiedliche Haftungsmaßstäbe gelten können. Am besten schaffen Sie Stellenbeschreibungen, aus denen sich jeweils ergibt, was in den Arbeitsvertrag gehört und was ehrenamtliche Tätigkeit ist.

  1. Beachten Sie die Grenzen bei Beschlussfassung und Vertretung des Vereins

Ein Vorstandsmitglied darf an der Beschlussfassung im Vorstand nicht mitwirken, wenn es bei der Beschlussfassung um die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm oder die Einleitung oder Erledigung eines Rechtsstreits zwischen ihm und dem Verein geht. § 34 BGB verbietet dies ausdrücklich, um Interessenkonflikte zu vermeiden.

Beispiel: Ein befristet eingestellter Mitarbeiter ist in den Vorstand gewählt worden. Die Befristung läuft in den nächsten Wochen aus, so dass sich der Vorstand mit der Frage beschäftigt, ob das befristete Arbeitsverhältnis verlängert wird. Bei der Beschlussfassung über die Verlängerung der Befristung darf der Mitarbeiter/Vorstandsmitglied nicht mit abstimmen, da es um die Vornahme eines Rechtsgeschäfts mit ihm geht.

Eine ähnliche Regelung besteht beim Vertragsschluss. § 181 BGB verbietet es, dass jemand einen Vertrag auf der einen Seite als Vorstandsmitglied des Vereins unterschreibt und auf der anderen Seite sich bei dem Vertragsschluss selbst vertritt.

Beispiel: Wenn der Vorstand im obigen Beispiel die Verlängerung des befristeten Arbeitsvertrages beschlossen hat, darf der befristet eingestellte Mitarbeiter/Vorstandsmitglied den Arbeitsvertrag nicht auf beiden Seiten unterschreiben. Das gilt selbst dann, wenn er ansonsten alleinvertretungsberechtigt wäre. Erforderlich ist, dass er auf der einen Seite den Vertrag als Arbeitnehmer unterschreibt. Auf Seiten des Vereins unterschreiben andere Vorstandsmitglieder in vertretungsberechtigter Zahl und Zusammensetzung. Schauen Sie hierzu in ihre Satzung.

RA Heiko Klages; 2K-verbandsberatung

Neues Urteil zur Spendenhaftung ist schlecht für Vereine

Ein neues Urteil des FG Niedersachsen (FG Niedersachsen, Urteil vom 15.01.2015, 14 K 85/13) beschäftigt sich u. a. mit der Frage, unter welchen Voraussetzungen die für die Spendenhaftung erforderliche grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Daneben schafft es Klarheit zu der Frage, was gilt, wenn nur ein niedrigerer Schaden entstanden ist. Die Entscheidung ist in beiden Punkten nachteilig für Vereine und Verbände und deren Verantwortliche.

Vorsicht mit Rückspenden und Aufwandsspenden
Ein Gemeindemitarbeiter hatte für ehrenamtlich erbrachte Arbeitsleistungen beim Bau eines Feuerwehrgerätehauses Spendenbescheinigungen ausgestellt. Bei der Berechnung der zu bescheinigenden „Spende“ legte er einen Stundensatz zugrunde. Entsprechende Vereinbarungen oder Zusagen für Vergütungen gab es jedoch nicht.

Insgesamt ging es um sieben Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) mit einem Gesamtbetrag in Höhe von fast 25.000 €. Die Empfänger der Zuwendungsbescheinigungen hatten diese bei der jeweiligen Steuererklärung steuerlich geltend gemacht. Dies führte zu entsprechenden Sonderausgabenabzug.

Daraufhin erließ das Finanzamt einen Haftungsbescheid gegen die Gemeinde über 30 % des „Spendenbetrages“.

Die Gemeinde wollte dies nicht akzeptieren und klagte gegen das Finanzamt. Zur Begründung trug sie vor, der zuständige Mitarbeiter habe jedenfalls nicht grob fahrlässig gehandelt. Denn die steuerrechtlichen Fragen im Zusammenhang mit Aufwandsspenden seien zu komplex, um einen Verwaltungsmitarbeiter, der bei ihrer Bearbeitung Fehler mache, grobe Fahrlässigkeit zu unterstellen.

Außerdem dürfe der gesetzlich vorgesehene pauschale Betrag von 30 % Spendenhaftung nicht in Ansatz gebracht werden, da der Sonderausgabenabzug nur einen niedrigeren Schaden ausgelöst hatte.

Finanzgericht hatte wenig Verständnis
Das Finanzgericht sah die Sache allerdings in beiden Punkten anders.

Es bewertete das Verhalten des Gemeindemitarbeiters als grob fahrlässig. Grob fahrlässig handele derjenige, der die gebotene und zumutbare Sorgfalt im ungewöhnlichen Maße und nicht entschuldbarerweise verletze. Diese Voraussetzungen seien dann erfüllt,

  • wenn der Handelnde unbeachtet gelassen habe, was im gegebenen Fall jedem hätte einleuchten müssen, oder
  • wenn er die einfachsten, ganz nahe liegenden Überlegungen nicht anstelle.

Die Frage, ob für ehrenamtliche Arbeitsstunden Spendenbescheinigungen ausgestellt werden dürften, sei keine steuerliche Frage, die selten vorkomme oder schwierig zu beantworten sei. Die entsprechenden Kenntnisse dürften nach Ansicht des Finanzgerichts von jedem erwartet werden, der mit der Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen befasst sei. (Hinweis: Die Anforderungen an Rück- und Aufwandsspenden ergeben sich aus dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 25.11.2014, das Sie u.a. hier herunterladen können)

Auch hinsichtlich der Höhe des geltend gemachten Ersatzanspruches hatte das Finanzgericht kein Mitleid mit der Gemeinde. Es sei nicht erforderlich, dass die Höhe des Schadens durch das Finanzamt konkret ermittelt werde. Vielmehr fingiere § 10b Abs. 4 Satz 3 Einkommenssteuergesetz die Höhe des Schadens mit 30 % des bescheinigten Betrages. Aufgrund dieser Regelung komme es nicht darauf an, ob der tatsächliche Schaden höher oder niedriger ausgefallen sei.

Risiko ist auch für Vereine und Ihre Vorstände hoch
Das Urteil hat auch Bedeutung für Vereine, die Spendenbescheinigungen ausstellen. Zum einen ist festzuhalten, dass die Annahme von grober Fahrlässigkeit beim Ausstellen von Spendenbescheinigungen grundsätzlich sehr schnell erfolgt. Unsicherheit oder Unwissenheit reicht in keinem Fall, um die grobe Fahrlässigkeit zu vermeiden. Vielmehr wird dann gefordert, dass der Handelnde sich rechtzeitig zu informieren hat.

Andere Entscheidungen belegen, dass interne Regelungen erforderlich sind, um zu vermeiden, dass nicht ausreichend informierte Personen Zuwendungsbescheinigungen ausstellen können. Ist dies dennoch der Fall, wird schnell von einem mindestens grob fahrlässigen Organisationsverschulden ausgegangen.

Bei Vorliegen der Voraussetzungen der Spendenhaftung ist nach dieser Entscheidung, die auf den klaren Gesetzeswortlaut beruht, keine Möglichkeit gegeben, einen niedrigeren Prozentsatz als 30 % anzusetzen. Das gilt selbst dann, wenn der tatsächliche Steuerschaden geringer ist, zum Beispiel weil der Spender nur einen geringeren Steuersatz hat.

Insgesamt droht den Vorständen auch persönliche Haftung gegenüber dem Verein, wenn sie in derartigen Fällen den Umgang mit Spendenbescheinigungen nicht ausreichend organisieren und überwachen.

RA Heiko Klages, 2K-verbandsberatung